How to Finanzen

How to Finanzen
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Bereich	Finanzen & Administration, Schnittstelle Netzwerk
Wofür ist dieses Dokument gedacht?	Überblick im Umgang mit Crewfinanzen: Spenden & Wirtschaftliche Einnahmen, sowie Crew-Ausgaben
Für wen ist dieses Dokument relevant	Finanz-Ansprechpersonen & interessierte Supporter*innen & alle, die mit Viva con Agua Geld zu tun haben
Ansprechpartner*in	Eileen Kurth & Ella Monden
Weiterführende Artikel	[{{{wiki-URL}}} wiki]
Weiterführende Links	[{{{URL}}} Links]

Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen

• Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden im Finanzbereich im Pool erfasst. 
• Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden spätestens 4 Woche nach Erhalt und ohne Abzug auf das Konto der Commerzbank eingezahlt. Hierfür werden den Crews Einzahlkarten zur Verfügung gestellt. 
• Externe Spenden immer auf das Spendenkonto überweisen lassen:
  IBAN: DE58200505501268135181 BIC: HASPDEHHXXX
• Externe Spenden sollten mit dem vom Pool vorgeschlagenen Verwendungszweck überwiesen werden.
• Spenden dürfen niemals auf ein privates Konto eingezahlt werden

 

How To: Finanzen

Grundsätzliches

Finanzen bitte sehr ernst nehmen, es geht nicht nur um das Generieren von Geld, sondern auch um juristische und steuerrechtliche Genauigkeit und deshalb nicht zuletzt um unsere Gemeinnützigkeit! Die goldenen Faustregeln dazu lauten:

• Unser Umgang mit Geld ist unsere Visitenkarte nach Außen. Bitte beachtet das auch in eurem Umgang mit Spendendosen, Einnahmen - besonders gegenüber Dritten. Wir sind als gemeinnützige Organisation zu einem transparenten und sparsamen Umgang mit Spenden verpflichtet. 
• ALLE finanziellen Transaktionen (seien sie auch noch so klein) müssen in den Büchern von Viva con Agua verzeichnet sein! Damit sie das tun: Bitte in den Pool eintragen!
• Bei Unsicherheiten: lieber einmal zu viel fragen als zu wenig!
• Jede Crew ist laut Vereinsordnung dazu verpflichtet, ihre Finanzen ordentlich zu führen. Ein nicht ordentlicher Umgang mit Vereins-Geldern kann im schlimmsten Fall zur Auflösung der Crew führen. 

Infos zum Finanztool im Pool

Der Pool ist die absolute Grundlage unser gemeinsamen Buchhaltung und existenziell wichtig! Die monatliche Pflege ist verbindlich für alle Finanzansprechpartner der Crews.

 

Wie bekomme ich Zugriffsrecht auf das Finanz-Tool im Pool?

Das Recht, die Finanzen der Crew zu verwalten, wird dir im Pool von deinem Vorgänger übertragen. 

 

 

Spenden und wirtschaftliche Einnahmen im Pool Achtung: hier gibt es eine Neuerung!

Aktuelle Spenden immer im Pool eintragen - dazu auf „Einnahme hinzufügen“ gehen und alle vorgegeben Felder ausfüllen

• Im neuen Finanz-Tool lassen sich diverse Optionen für die Kategorie der Aktion auswählen

• Obwohl Spenden und wirtschaftliche Einnahmen am Infostand oder bei jeder anderen Aktion getrennt voneinander aufbewahrt werden müssen, kannst ab jetzt Spenden und wirtschaftliche Einnahmen von einer Aktion mit einer Eintragung im Pool vermerkten. Hierbei kannst du unterscheiden, ob du die Spenden selbst in Bar vorliegen hast, oder ob sie von einer externen Person z.B. Veranstalter direkt auf das Spendenkonto überwiesen wird,

• Dir wird automatisch eine Verwendungszweck generiert, denn du bei der Einzahlung angibst, oder den du zusammen mit der Kontoverbindung an die externen Überweiser übergibst.
• Wird eine Spende von einem externen Partner überwiesen, so hat dieser Partner in bestimmten Fällen die Möglichkeit, eine Spendenbescheinigung zu erhalten.  Die Crew ist weiterhin dafür verantwortlich, den Partner gegebenenfalls an die Überweisung zu erinnern. 

• Sollte es eine wichtige Information zu der Spenden oder zum Verständnis der Aufstellung geben, kannst du diese unter Bemerkungen festhalten

• Mithilfe der übertragbaren Einzahlkarte wird die Spende bis zum genannten Datum auf das Commerzbank-Konto eingezahlt.
• Alle Spenden gehen so direkt wie möglich auf das Konto. Jegliche andere Verwendung ist rechtswidrig.

 

Einzahlungen hinzufügen Achtung: hier gibt es eine Neuerung!

• nach der Einzahlung der Spende bei der Commerzbank muss die Einzahlung noch hinzugefügt werden, dazu wählst du "Einzahlung" hinzufügen - dann werden dir die entstprechenden offenen Spendenbeträge angezeigt und du kannst einen oder mehrere auswählen
• Wichtig: zum Abschließen der Einzahlung musst du du oben rechts noch das Einzahldatum auswählen und auf Einzahlung hinzufügen klicken

• Eingegangene Einzahlungen werden von der Geschäftsstelle in regelmäßigen Abständen bestätigt. 
• Achtung: bei der Migration der Daten von Pool 1 in Pool 2 wurden alle Einnahmen bis Ende 2019 pauschal als erhalten migriert und alle Spenden ab 2020 pauschal als nicht erhalten gekennzeichnet. Also keine Sorge, wenn hier etwas nicht stimmen sollte. Diese Unschärfe wird in den nächsten Wochen noch händisch bereinigt. Dazu einfach an f.wittmann@vivaconagua.org schreiben.

Anschaffungen und Erstattung von Auslagen - Achtung: hier gibt es eine Neuerung!

• Alle Ausgaben laufen über die Geschäftsstelle in Hamburg
• je nach Ausgaben-Art ist ein anderer Umgang nötig - näheres klärt die Ausgabenliste
• besondere Ausgaben müssen im Vorfeld abgesprochen werden --> Management von Crewausgaben
• zur Erstattung von Auslagen wird ein Erstattungsformular und ein Beleg benötigt. Belege können als Foto oder Scann direkt hochgeladen werden
• nach Absprache können Rechnungen auch von Viva con Agua bezahlt werden. Hierfür muss die Rechnung an Viva con Agua e.V., Neuer Kamp 32, 20357 Hamburg adressiert sein. Hier kann eine Rechnung abgesprochen werden. 
• Ausgaben werden momentan nicht im  Pool abgebildet.
• Alle, von Vereinsmitteln angeschafften Dinge gehören dem Verein. Die Crew ist für die sichere Lagerung und ordnungsgemäße Nutzung verantwortlich. Bei Auflösung einer Crew wird das Material unaufgefordert an die Geschäftsstelle zurück gegeben. 

Tipps und Tricks

• Am besten alle Einträge sofort nach der Aktion in den Pool eintragen, damit nichts verloren geht.
• Bei der Durchführung von Aktionen (eigene oder fremde) immer eine Person bestimmen, die die Finanzen im Auge hat, das Geld/die Spendendosen in ihre Obhut nimmt und die Belege sammelt.

• Bei Unsicherheiten immer eine Mail an dein Finanzteam schicken oder einfach unter Mattermost nachfragen!

Häufige Fragen

Rund ums Zocken: Dürfen wir Bingo, Tombola etc. anbieten?

• Jegliches Spiel, bei dem der Erfolg des Spielers ausschließlich vom Zufall abhängt, gilt rechtlich als Glücksspiel. Damit unterliegt es besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen und muss vom Verein angemeldet werden. Deshalb Glücksspiele immer frühzeitig mit dem Büro abklären und planen. Auf keinen Fall Glücksspiel ohne Abstimmung mit dem Büro stattfinden lassen.