How to Finanzen
| How to Finanzen | |
|---|---|
| Bereich | Finanzen & Administration, Schnittstelle Netzwerk |
| Wofür ist dieses Dokument gedacht? | Überblick im Umgang mit Crewfinanzen: Spenden & Wirtschaftliche Einnahmen, sowie Crew-Ausgaben |
| Für wen ist dieses Dokument relevant | Finanz-Ansprechpersonen & interessierte Supporter*innen & alle, die mit Viva con Agua Geld zu tun haben |
| Ansprechpartner*in | Friedhelm Wittmann |
| Weiterführende Artikel | |
| Weiterführende Links | Management von Crewausgaben |
Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen
- Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden im Finanzbereich im Pool erfasst.
- Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden spätestens 4 Woche nach Erhalt und ohne Abzug auf das Konto der Commerzbank eingezahlt. Hierfür werden den Crews Einzahlkarten zur Verfügung gestellt.
- Externe Spenden immer auf das Spendenkonto überweisen lassen:
IBAN: DE58200505501268135181 BIC: HASPDEHHXXX - Externe Spenden sollten mit dem vom Pool vorgeschlagenen Verwendungszweck überwiesen werden.
- Spenden dürfen niemals auf ein privates Konto eingezahlt werden
How To: Finanzen
Grundsätzliches
Finanzen bitte sehr ernst nehmen, es geht nicht nur um das Generieren von Geld, sondern auch um juristische und steuerrechtliche Genauigkeit und deshalb nicht zuletzt um unsere Gemeinnützigkeit! Die goldenen Faustregeln dazu lauten:
- Unser Umgang mit Geld ist unsere Visitenkarte nach Außen. Bitte beachtet das auch in eurem Umgang mit Spendendosen, Einnahmen - besonders gegenüber Dritten. Wir sind als gemeinnützige Organisation zu einem transparenten und sparsamen Umgang mit Spenden verpflichtet.
- ALLE finanziellen Transaktionen (seien sie auch noch so klein) müssen in den Büchern von Viva con Agua verzeichnet sein! Damit sie das tun: Bitte in den Pool eintragen!
- Bei Unsicherheiten: lieber einmal zu viel fragen als zu wenig!
- Jede Crew ist laut Vereinsordnung dazu verpflichtet, ihre Finanzen ordentlich zu führen. Ein nicht ordentlicher Umgang mit Vereins-Geldern kann im schlimmsten Fall zur Auflösung der Crew führen.
Infos zum Finanztool im Pool
Der Pool ist die absolute Grundlage unser gemeinsamen Buchhaltung und existenziell wichtig! Die monatliche Pflege ist verbindlich für alle Finanz-ASPs der Crews.
Wie bekomme ich Zugriffsrecht auf das Finanz-Tool im Pool?
Das Recht, die Finanzen der Crew zu verwalten, wird dir im Pool von deinem Vorgänger übertragen. Falls das nicht funktioniert wende dich an Friedhelm (f.wittmann@vivaconagua.org)
Spenden und wirtschaftliche Einnahmen im Pool
Aktuelle Spenden immer im Pool eintragen - dazu auf „Einnahme hinzufügen“ gehen und alle vorgegeben Felder ausfüllen
- Im neuen Finanz-Tool lassen sich diverse Optionen für die Kategorie der Aktion auswählen
- Obwohl Spenden und wirtschaftliche Einnahmen am Infostand oder bei jeder anderen Aktion getrennt voneinander aufbewahrt werden müssen, kannst ab jetzt Spenden und wirtschaftliche Einnahmen von einer Aktion mit einer Eintragung im Pool vermerkten. Hierbei kannst du unterscheiden, ob du die Spenden selbst in Bar vorliegen hast, oder ob sie von einer externen Person z.B. Veranstalter direkt auf das Spendenkonto überwiesen wird,
- Dir wird automatisch eine Verwendungszweck generiert, denn du bei der Einzahlung angibst, oder den du zusammen mit der Kontoverbindung an die externen Überweiser übergibst.
- Wird eine Spende von einem externen Partner überwiesen, so hat dieser Partner in bestimmten Fällen die Möglichkeit, eine Spendenbescheinigung zu erhalten. Die Crew ist weiterhin dafür verantwortlich, den Partner gegebenenfalls an die Überweisung zu erinnern.
- Sollte es eine wichtige Information zu der Spenden oder zum Verständnis der Aufstellung geben, kannst du diese unter Bemerkungen festhalten
- Mithilfe der übertragbaren Einzahlkarte wird die Spende bis zum genannten Datum auf das Commerzbank-Konto eingezahlt.
- Alle Spenden gehen so direkt wie möglich auf das Konto. Jegliche andere Verwendung ist rechtswidrig.
Einzahlungen hinzufügen
Dank dem neuen Pool, in dem Einnahmen und Überweisungen jetzt miteinander verknüpft werden, kann und sollte das Einzahlverfahren jetzt einfacher sein als das bisherige nervige Jede-Einnahme-Einzeln-Einzahlen-Müssen. Jetzt gilt:
- Einnahmen eines Events einzahlen
Alle Einnahmen von einem Event sollten immer am Stück eingezahlt werden. Da beim Eintragen im Pool alle Teileinnahmen (Becherspenden, Spendendose, Merchandise-Verkauf usw.) aufgelistet werden, können wir für die Buchhaltung die Informationen dort hernehmen. Das heißt also, ihr dürft endlich die 5€ wirtschaftliche Einnahmen einfach mit den ganzen Spenden zusammen einzahlen (solange ihr vorher alles korrekt aufgeschrieben und im Pool (unter Takings) eingetragen habt).
- Einzahlung im Pool eintragen
Nach der Einzahlung der Spende bei der Commerzbank muss die Einzahlung noch hinzugefügt werden, dazu wählst du "Einzahlung" hinzufügen - dann werden dir die entstprechenden offenen Spendenbeträge angezeigt und du kannst einen oder mehrere auswählen.
Wichtig: zum Abschließen der Einzahlung musst du du oben rechts noch das Einzahldatum auswählen und auf Einzahlung hinzufügen klicken. So sieht das im Pool aus:
Eingegangene Einzahlungen werden von der Geschäftsstelle in regelmäßigen Abständen bestätigt.
Achtung: bei der Migration der Daten von Pool 1 in Pool 2 wurden alle Einnahmen bis Ende 2019 pauschal als erhalten migriert. Wenn euch dazu noch ungereimtheiten auffallen schreibt am besten kurz an f.wittmann@vivaconagua.org eine Mail oder in Mattermost.
- Einzahlung mehrere Events eintragen
Jetzt können auch sehr gerne mehrere Events zusammen eingezahlt werden. Hierbei bitte darauf achten, dass die Einzahlungen wirklich mit den im Pool eingetragenen Einzahlungen (Deposits) übereinstimmen! Wenn ihr eine Einzahlung im Pool eintragt, können dort mehrere Events (Takings) angeklickt werden und als Einzahlung (Deposit) an einem Datum eingetragen werden. Ihr seht dann in der Übersicht die Gesamtsumme dieser Events. Bei der Einzahlung am Automaten solltet ihr dann darauf achten, dass auch wirklich diese Gesamtsumme überwiesen wird.
- Verwendungszwecke beim Einzahlen
Beim Eintragen der Einnahme schlägt euch der Pool jetzt immer einen Verwendungszweck vor. Dieser besteht immer aus einem Drei-Buchstaben-Kürzel für eure Crew und dem Namen des Events. Wenn ihr einzelne Konzerte einzahlt, könnt ihr das gerne so übernehmen. Für die Einzahlung der Summe von mehreren Events ist vor allem das Crew-Kürzel wichtig. Zur besseren Zuordnung ergänzt durch so vielen Namen der Events (Takings), wie in den Verwendungszweck passen. Am besten ihr fangt mit dem an, das im Pool bei der Einzahlung (Deposit) oben steht.
- Fehler beim Einzahlen
Sollte es dazu kommen, dass der Automat mal wieder Geld nicht nimmt, oder verschluckt ist das kein Problem. Zahlt den Rest dann einfach mit dem gleichen Verwendungszweck und „Teil 2“ ein (und wiederholt das Spiel notfalls solange, bis ihr die ganze Summe im Automaten habt 😉). Sollte das nicht gehen, weil z.B. der Schalter in der Bank nicht besetzt ist, schreibt bitte Friedhelm (f.wittmann@vivaconagua.org) eine Mail oder bei Mattermost im Finanz ASP-Team kurz, damit er z.B. Teilbeträge, die später kommen zuordnen kann.
Solltet die von euch gezählte Summe um einen kleinen Betrag nicht mit der Summe vom Automat zusammenpassen und ihr es für wahrscheinlich halten, dass ihr euch einfach verzählt habt könnt ihr einfach die Einnahme im Pool anpassen. So kommen nicht immer wieder Fehlbeträge von ein paar Cent zusammen.
Übersicht wie Einnahmen und Einzahlungen im im neuen Pool Eingetragen werden
Anschaffungen und Erstattung von Auslagen - Achtung: hier gibt es eine Neuerung!
- Alle Ausgaben laufen über die Geschäftsstelle in Hamburg
- je nach Ausgaben-Art ist ein anderer Umgang nötig - näheres klärt die Ausgabenliste
- Ausgaben müssen im Vorfeld oft abgesprochen werden. Am besten einfach hierüber Anfragen: Management von Crewausgaben
- zur Erstattung von Auslagen wird ein Erstattungsformular und ein Beleg benötigt. Belege können als Foto oder Scan direkt hochgeladen werden
- nach Absprache können Rechnungen auch von Viva con Agua bezahlt werden. Hierfür muss die Rechnung an Viva con Agua e.V., Neuer Kamp 32, 20357 Hamburg adressiert sein. Hier kann eine Rechnung abgesprochen werden.
- Ausgaben werden momentan nicht im Pool abgebildet.
- Alle, von Vereinsmitteln angeschafften Dinge gehören dem Verein. Die Crew ist für die sichere Lagerung und ordnungsgemäße Nutzung verantwortlich. Bei Auflösung einer Crew wird das Material unaufgefordert an die Geschäftsstelle zurück gegeben.
Tipps und Tricks
- Am besten alle Einträge sofort nach der Aktion in den Pool eintragen, damit nichts verloren geht.
- Bei der Durchführung von Aktionen (eigene oder fremde) immer eine Person bestimmen, die die Finanzen im Auge hat, das Geld/die Spendendosen in ihre Obhut nimmt und die Belege sammelt.
- Bei Unsicherheiten immer eine Mail an dein Finanzteam schicken oder einfach unter Mattermost nachfragen!
Häufige Fragen
Rund ums Zocken: Dürfen wir Bingo, Tombola etc. anbieten?
- Jegliches Spiel, bei dem der Erfolg des Spielers ausschließlich vom Zufall abhängt, gilt rechtlich als Glücksspiel. Damit unterliegt es besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen und muss vom Verein angemeldet werden. Deshalb Glücksspiele immer frühzeitig mit dem Büro abklären und planen. Auf keinen Fall Glücksspiel ohne Abstimmung mit dem Büro stattfinden lassen.
