How to Finanzen: Unterschied zwischen den Versionen

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== Inhaltsangabe ==


=== Worum geht es in diesem Dokument? ===
{| class="wikitable" style="float: right;  font-size: 90%;  margin-top: 0;  width: 25em"
In diesem Dokument wird erklärt, wie ein RUN4WASH, also ein Spendenlauf von und mit Viva con Agua funktioniert, wie der Ablauf aussieht, wo ihr die notwendigen Materialien findet und welche Dinge dabei zu beachten sind.
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! colspan="2" | How to Finanzen
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! colspan="2" | [[File:Spenden.png|thumb|center|Spenden.png]]
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| '''Bereich'''
| Finanzen & Administration, Schnittstelle Netzwerk
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| '''Wofür ist dieses Dokument gedacht?'''
| Überblick im Umgang mit Crewfinanzen: Spenden & Wirtschaftliche Einnahmen, sowie Crew-Ausgaben
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| '''Für wen ist dieses Dokument relevant'''
| Finanz-Ansprechpersonen & interessierte Supporter*innen & alle, die mit Viva con Agua Geld zu tun haben
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| '''Ansprechpartner*in'''
| [mailto:f.wittmann@vivaconagua.org Friedhelm Wittmann]
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| '''Weiterführende Artikel'''
|
[[Spenden|Spenden]],<br/> [[Wirtschaftliche_Einnahmen|Wirtschaftliche Einnahmen]],<br/> [[Ausgabenliste|Ausgabenliste]]


=== Warum dieses Dokument? ===
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| '''Weiterführende Links'''
| [[Management_von_Crew-Ausgaben|Management von Crewausgaben]]
|}


Spendenläufe an Schulen liefern die optimale Möglichkeit, eine große Zahl an Schüler*innen über Viva con Agua und unsere Arbeit zu informieren, sie für unser zentrales Thema WASH zu sensibilisieren und mit ihnen gemeinsam für sauberes Trinkwasser an den Start zu gehen. Darüber hinaus bieten sie eine großartige Chance, auf sportliche Weise Spenden zu generieren und so unserer Vision von einer Welt ohne Durst Schritt für Schritt näher zu kommen. Dieses Dokument soll als Orientierung dienen, einen solchen Lauf selbstständig vorzubereiten und durchzuführen.  
== Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen ==
 
*Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden im Finanzbereich im Pool erfasst.&nbsp;
*<span style="text-justify:inter-ideograph">Alle [[Spenden|Spenden]] und [[Wirtschaftliche_Einnahmen|wirtschaftliche Einnahmen]]&nbsp;werden spätestens 4 Woche nach Erhalt und ohne Abzug&nbsp;auf das Konto der Commerzbank eingezahlt. Hierfür werden den Crews Einzahlkarten zur Verfügung gestellt.&nbsp;</span>
*<span style="text-justify:inter-ideograph">'''<u>Externe Spenden&nbsp;</u>'''immer auf das Spendenkonto überweisen lassen:</span><br/> <span style="line-height:15.333332061767578px">IBAN: DE58200505501268135181</span>&nbsp;<span style="line-height:15.333332061767578px">BIC: HASPDEHHXXX</span>
*<span style="text-justify:inter-ideograph">Externe Spenden sollten mit dem vom Pool vorgeschlagenen Verwendungszweck überwiesen werden.</span>
*<span style="text-justify:inter-ideograph">Spenden dürfen niemals auf ein privates Konto eingezahlt werden</span>
 
&nbsp;
 
== How To: Finanzen ==
 
=== Grundsätzliches ===
 
Finanzen bitte sehr ernst nehmen, es geht nicht nur um das Generieren von Geld, sondern auch um juristische und steuerrechtliche Genauigkeit und deshalb nicht zuletzt um unsere Gemeinnützigkeit! Die goldenen Faustregeln dazu lauten:
 
*Unser Umgang mit Geld ist unsere Visitenkarte nach Außen. Bitte beachtet das auch in eurem Umgang mit [[Spendendosen|Spendendosen]], Einnahmen - besonders gegenüber Dritten. Wir sind als gemeinnützige Organisation zu einem transparenten und sparsamen Umgang mit Spenden verpflichtet.&nbsp;
*ALLE finanziellen Transaktionen (seien sie auch noch so klein) müssen in den Büchern von Viva con Agua&nbsp;verzeichnet sein! Damit sie das tun: Bitte in den Pool eintragen!
*Bei Unsicherheiten: lieber einmal zu viel fragen als zu wenig!
*Jede Crew ist laut Vereinsordnung dazu verpflichtet, ihre Finanzen ordentlich zu führen. Ein nicht ordentlicher Umgang mit Vereins-Geldern kann im schlimmsten Fall zur Auflösung der Crew führen.&nbsp;
 
&nbsp;
 
=== Infos zum Finanztool im Pool ===
 
Der Pool ist die absolute Grundlage unser gemeinsamen Buchhaltung und existenziell wichtig! Die monatliche Pflege ist verbindlich für alle Finanz-ASPs der Crews.
 
==== Wie bekomme ich Zugriffsrecht auf das Finanz-Tool im Pool? ====
 
Das Recht, die Finanzen der Crew zu verwalten, wird dir im Pool von deinem Vorgänger übertragen. Falls das nicht funktioniert wende dich an Friedhelm (f.wittmann@vivaconagua.org)
 
&nbsp;
 
=== Spenden und wirtschaftliche Einnahmen im Pool ===
 
Aktuelle Spenden immer im Pool eintragen - dazu auf „Einnahme hinzufügen“ gehen und alle vorgegeben Felder ausfüllen
 
[[File:Pool Takings Office.png|center|400px|Pool Takings Office.png]]
 
&nbsp;
 
*Im neuen Finanz-Tool lassen sich diverse Optionen für die Kategorie der Aktion auswählen
 
[[File:Takings Einnahme hinzufügen.png|center|400px|Takings Einnahme hinzufügen.png]]
 
&nbsp;
 
*Obwohl Spenden und wirtschaftliche Einnahmen am Infostand oder bei jeder anderen Aktion getrennt voneinander aufbewahrt werden müssen, kannst ab jetzt Spenden und wirtschaftliche Einnahmen von einer Aktion mit einer Eintragung im Pool vermerkten. Hierbei kannst du unterscheiden, ob du die Spenden selbst in Bar vorliegen hast, oder ob sie von einer externen Person z.B. Veranstalter direkt auf das Spendenkonto überwiesen wird,
 
[[File:Takings Spendensummen eintragen.png|center|400px|Takings Spendensummen eintragen.png]]
 
&nbsp;
 
*Dir wird automatisch eine Verwendungszweck generiert, denn du bei der Einzahlung angibst, oder den du zusammen mit der Kontoverbindung an die externen Überweiser übergibst.
*Wird eine Spende von einem externen Partner überwiesen, so hat dieser Partner in bestimmten Fällen die Möglichkeit, eine [[Spendenbescheinigungen|Spendenbescheinigung]] zu erhalten.&nbsp; Die Crew ist weiterhin dafür verantwortlich, den Partner gegebenenfalls an die Überweisung zu erinnern.&nbsp;
 
[[File:Takings externe Überweisung.png|center|400px|Takings externe Überweisung.png]]
 
&nbsp;
 
*Sollte es eine wichtige Information zu der Spenden oder zum Verständnis der Aufstellung geben, kannst du diese unter Bemerkungen festhalten
 
[[File:Takings Bemerkung.png|center|400px|RTENOTITLE]]


=== Für wen ist dieses Dokument geschrieben? ===
&nbsp;


Dieses Dokument ist für alle Viva con Agua Supporter geschrieben, die sich im Bereich Bildung engagieren, mit Schulen kooperieren und einen RUN4WASH organisieren und durchführen wollen.  
*Mithilfe der übertragbaren Einzahlkarte wird die Spende bis zum genannten Datum auf das Commerzbank-Konto eingezahlt.
*Alle [[Spenden|Spenden]] gehen so direkt wie möglich auf das Konto. Jegliche andere Verwendung ist rechtswidrig.  


== Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen ==
&nbsp;
 
=== Einzahlungen hinzufügen ===
 
Dank dem neuen Pool, in dem Einnahmen und Überweisungen jetzt miteinander verknüpft werden, kann und sollte das Einzahlverfahren jetzt einfacher sein als das bisherige nervige Jede-Einnahme-Einzeln-Einzahlen-Müssen. Jetzt gilt:
 
*'''Einnahmen eines Events einzahlen'''
 
Alle Einnahmen von einem Event sollten immer am Stück eingezahlt werden. Da beim Eintragen im Pool alle Teileinnahmen (Becherspenden, Spendendose, Merchandise-Verkauf usw.) aufgelistet werden, können wir für die Buchhaltung die Informationen dort hernehmen. Das heißt also, ihr dürft endlich die 5€ wirtschaftliche Einnahmen einfach mit den ganzen Spenden zusammen einzahlen (solange ihr vorher alles korrekt aufgeschrieben und im Pool (unter Takings) eingetragen habt).
 
&nbsp;
 
*'''Einzahlung im Pool eintragen'''
 
Nach der Einzahlung der Spende bei der Commerzbank muss die Einzahlung noch hinzugefügt werden, dazu wählst du "Einzahlung" hinzufügen - dann werden dir die entstprechenden offenen Spendenbeträge angezeigt und du kannst einen oder mehrere auswählen.
 
Wichtig: zum Abschließen der Einzahlung musst du du oben rechts noch das Einzahldatum auswählen und auf Einzahlung hinzufügen klicken. So sieht das im Pool aus:
 
[[File:Takings Einzahlung hinzufügen.png|center|400px|Takings Einzahlung hinzufügen.png]]
 
&nbsp;
 
Eingegangene Einzahlungen werden von der Geschäftsstelle in regelmäßigen Abständen bestätigt.&nbsp;
 
Achtung: bei der Migration der Daten von Pool 1 in Pool 2 wurden alle Einnahmen bis Ende 2019 pauschal als erhalten migriert. Wenn euch dazu noch ungereimtheiten auffallen schreibt am besten kurz an f.wittmann@vivaconagua.org eine Mail oder in Mattermost.
 
&nbsp;
 
*'''Einzahlung mehrere Events eintragen'''
 
Jetzt können auch sehr gerne mehrere Events zusammen eingezahlt werden. Hierbei bitte darauf achten, dass die Einzahlungen wirklich mit den im Pool eingetragenen Einzahlungen (Deposits) übereinstimmen! Wenn ihr eine Einzahlung im Pool eintragt, können dort mehrere Events (Takings) angeklickt werden und als Einzahlung (Deposit) an einem Datum eingetragen werden. Ihr seht dann in der Übersicht die Gesamtsumme dieser Events. Bei der Einzahlung am Automaten solltet ihr dann darauf achten, dass auch wirklich diese Gesamtsumme überwiesen wird.
 
&nbsp;
 
*'''Verwendungszwecke beim Einzahlen'''
 
Beim Eintragen der Einnahme schlägt euch der Pool jetzt immer einen Verwendungszweck vor. Dieser besteht immer aus einem Drei-Buchstaben-Kürzel für eure Crew und dem Namen des Events. Wenn ihr einzelne Konzerte einzahlt, könnt ihr das gerne so übernehmen. Für die Einzahlung der Summe von mehreren Events ist vor allem das Crew-Kürzel wichtig. Zur besseren Zuordnung ergänzt durch so vielen Namen der Events (Takings), wie in den Verwendungszweck passen. Am besten ihr fangt mit dem an, das im Pool bei der Einzahlung (Deposit) oben steht.
 
&nbsp;
 
*'''Fehler beim Einzahlen'''
 
Sollte es dazu kommen, dass der Automat mal wieder Geld nicht nimmt, oder verschluckt ist das kein Problem. Zahlt den Rest dann einfach mit dem gleichen Verwendungszweck und „Teil 2“ ein (und wiederholt das Spiel notfalls solange, bis ihr die ganze Summe im Automaten habt 😉). Sollte das nicht gehen, weil z.B. der Schalter in der Bank nicht besetzt ist, schreibt bitte Friedhelm (f.wittmann@vivaconagua.org) eine Mail oder bei Mattermost im Finanz ASP-Team kurz, damit er z.B. Teilbeträge, die später kommen zuordnen kann.


* Ein RUN4WASH an Schulen besteht in der Regel aus drei Komponenten:
Solltet die von euch gezählte Summe um einen kleinen Betrag nicht mit der Summe vom Automat zusammenpassen und ihr es für wahrscheinlich halten, dass ihr euch einfach verzählt habt könnt ihr einfach die Einnahme im Pool anpassen. So kommen nicht immer wieder Fehlbeträge von ein paar Cent zusammen.
# Einen Vortrag im Vorfeld, der die Schüler*innen über Viva con Agua und das unterstützte Projekt informiert und sie für den Lauftag motiviert und heiß macht.
# Am Lauftag sind wir ebenfalls dabei und unterstützen die Schule in der Durchführung und Organisation des Tages.  
# Im Nachhinein kommen wir sehr gerne nochmal zu einer Übergabe der gesammelten Spenden. Dabei ist es uns wichtig, den Schüler konkretes Feedback über ihre Leistung zu geben, ihnen zu zeigen, was genau mit den von ihnen erlaufenen Spenden ermöglicht wird, um so ein bleibendes Gefühl von erlebter Selbstwirksamkeit und Freude zu schaffen.


* Alle Materialien die es für die Akquise, Organisation und Durchführung braucht, sind in diesem [https://www.dropbox.com/sh/icoe5qtatzsal63/AACeaHGpO4REFFXC30tQ28Koa?dl=0 Ordner] hinterlegt.
&nbsp; &nbsp;
* Schulen können das ganze Jahr, zu einem selbst gewählten Zeitpunkt mitlaufen.
* Unterstützt werden mit dem RUN4WASH Schulen in unseren Projektregionen in Äthiopien, Uganda und Nepal. Infos dazu auf unserer [http://www.vivaconagua.org/unsereprojekte Homepage].
* Die erlaufenen Spenden werden von der Schule/Kita/etc. gesammelt und an folgende Bankverbindung überwiesen:
{{VcA Spendenkonto}}; Verwendungszweck: RUN4WASH-Schule XY
* Bitte kurze Infomail an das Büro (run4wash@vivaconagua.org), wenn ihr einen RUN4WASH eingetütet habt.


== How To: RUN4WASH ==
&nbsp;


===Akquise und Schulkontakt===
=== Übersicht wie Einnahmen und Einzahlungen im im neuen Pool Eingetragen werden ===
====Kontaktaufnahme====
* In der Vergangenheit hat es sich bewährt, über bereits vorhandene Kontakte an Schulen zu gehen. D.h.am besten Ihr überlegt gemeinsam in eurem Städtemeeting, welche Kontakte ihr habt, egal ob Schüler, Lehrer etc. und erstellt eine Liste mit den entsprechenden Schulkontakten. Auch Schulkontakte aus anderen Städten können nützlich sein und andere VcA Crews können davon profitieren.
* Auch Schulen, an welchen es in der Vergangenheit schon Workshops oder Vorträge usw. gegeben hat, sind natürlich eine gute Adresse.
* Ebenfalls interessant sind eure eigenen alten Schulen. In den letzten Jahren kamen so mehrere Läufe zu Stände. Meistens freuen sich Schulen, wenn man sich wieder bei Ihnen meldet.
* Der Weg über Schülerräte oder Schülermitverwaltungen der Schulen hat auch schon mehrere erfolgreiche Läufe erbracht. Findet raus, wann sich die SMVs treffen, stellt den RUN4WASH vor, und die Schüler*innen können es in die Schule tragen und die Schulleitung überzeugen
* Gute Argumente für eine RUN4WASH findet ihr weiter unten.


====Anschreiben via E-Mail====
[[File:Schaubild neuer Pool 1.png|center|middle|800px|Schaubild_neuer_Pool_1.png]]
Wenn ihr dann bestehende Kontakte oder allgemein Schulen anschreibt, haltet die Mail möglichst kurz und packt die
* Präsentation
* Anschreiben
in den Anhang.


====Infos und Material für die Schulen====
[[File:Schaubild neuer Pool 2.png|center|middle|800px|Schaubild_neuer_Pool_2.png]]
Wenn ihr eine positive Rückmeldung bekommt, haben wir folgende Materialien, welche wir an die Ansprechperson an der Schule schicken können.


'''In haptischer Form:'''
&nbsp;
* Sponsorenkarte
* Rundenkarte
* Urkunde
'''Digital:'''
* Elternbrief, den passt die Schule einfach auf sich an & informiert die Eltern der Kids
* Musterpressemitteilung, passt die Schule ebenfalls an & schickt’s an die örtliche Presse.
* Checkliste für Organisatoren/Lehrer:
* Checkliste für die Läufer:
* Liste für Spendenbescheinigungen ab 50,00 Euro


===Der Vortrag===
&nbsp;
====Termin und Ablauf====
* Besprecht mit den Ansprechpartnern an der Schule, wann und in welcher Form der Vortrag stattfinden soll.
* Das kann ein Vortrag für die ganze Schule in der Aula sein, oder auch mehrere Präsentationen für die einzelnen Stufen. Erfahrungsgemäß ist ein Vortrag vor der ganzen Schule immer geiler, da sich viel besser ein '''„Wir-alle-zusammen-rocken“ -Gefühl''' erzeugen, und die Motivation hochfahren lässt.
* '''Ideal sind 45 Minuten, für Grundschüler eher 30 Minuten.''' Wenn ihr von der Schule viel Zeit bekommt, könnt ihr die natürlich auch ausschöpfen und speziell bei älteren Schüler*innen dazu nutzen, noch detaillierter auf einzelne Punkte einzugehen, mehr Videos zu zeigen usw.
* Ein guter Zeitpunkt sind so ungefähr drei bis vier Wochen vor dem Lauf. So haben die Läufer genug Zeit Sponsoren zu suchen und gleichzeitig sind die Infos für den Lauf noch frisch.
* Klärt im Vorfeld wer sich um die Technik kümmert, ob Beamer und Lautsprecher zur Verfügung stehen. (In der Regel kein Problem, Schulen sind meistens ganz gut ausgerüstet)
====Inhalt des Vortrags====
Alle relevanten Viva con Agua Infos, die ihr für den Vortrag braucht, findet ihr in dem Ordner Schulaktionen.


===Der Lauftag===
&nbsp;
Am Lauftag sind wir ebenfalls dabei und unterstützen die Schule in der Durchführung und der Organisation des Tages. Darüber hinaus motivieren wir die Schüler zusätzlich und helfen dabei mit, den Run4WASH zu einem bunten, abwechslungsreichen und erinnerungswürdigen Tag werden zu lassen.
Unterstützung beim Ablauf (Stempeln, Streckenposter, Startsignal geben, etc.)
* Schüler die nicht laufen wollen oder können lassen sich wunderbar in die Durchführung mit einbeziehen (Aufbau & Abbau, Stempeln, Kuchenverkaufen etc.)
* Wasserbar mit Gallone + Pumpe (Klärt im Vorfeld, ob und wo ihr die Gallonen wieder auffüllen könnt)
* Infomaterial
* Gesichter bemalen
* Musik machen
* Mit Pauken und Trompeten anfeuern
* Kleine Parcours aufbauen, z.B. mit den typischen Wasserkanistern Slalomlaufen etc.
* Kurze Warmmach- Action
* Aktivität: Klassenweise Polonaise, Huckepack oder mit Sackhüpfen eine Runde drehen


===Nach dem Lauf===
&nbsp;
====Spendenverfahren====
Die erlaufenen Spenden werden von der Schule eingesammelt und an folgendes Konto überwiesen:
{{VcA Spendenkonto}}; Verwendungszweck: RUN4WASH-Schule XY
           
Am Einfachsten ist es, wenn die Klassenlehrer das Geld ihrer Klassen einsammeln und dann der ASP an der Schule überreichen, der dann den Gesamtbetrag an Viva con Agua überweist. Falls ihr das Geld bar von der Schule bekommt, bitte so schnell wie möglich auf das Spendenkonto einzahlen. Dabei bitte unbedingt Mail an run4wash@vivaconagua.org , damit wir auf dem Schirm haben, dass das Geld von einem Lauf stammt.


Vor allem an Grundschulen haben Eltern bzw. Lehrer manchmal Bedenken, den Schulkindern Bargeld auszuhändigen. Daher können die Sponsoren in solchen Fällen auch direkt an uns überweisen. Dafür müssen sie allerdings unbedingt den Verwendungszweck „RUN4WASH Schule xy“ angeben, andernfalls ist es nicht möglich zu ermitteln, welchen Gesamtbetrag die Schule erlaufen hat.
=== Anschaffungen und Erstattung von Auslagen -&nbsp;<span style="background-color:#3498db"><span style="color:#ffffff">Achtung: hier gibt es eine Neuerung!</span></span> ===


Wir schicken nach dem Eingang der Spenden auf unser Konto ein Dankesanschreiben an die Eltern raus. Spendenescheinigungen ab 50,00 Euro werden von uns, nach Erhalt der entsprechenden Daten (bitte Vorlage dafür verwenden), direkt an die Sponsoren geschickt.
*Alle Ausgaben laufen über die Geschäftsstelle in Hamburg
*je nach Ausgaben-Art ist ein anderer Umgang nötig - näheres klärt die [[Ausgabenliste|Ausgabenliste]]
*Ausgaben müssen im Vorfeld oft abgesprochen werden. Am besten einfach hierüber Anfragen: [[Management_von_Crew-Ausgaben|Management von Crewausgaben]]
*zur Erstattung von Auslagen wird ein [[Management_von_Crew-Ausgaben|Erstattungsformular]] und ein Beleg benötigt. Belege können als Foto oder Scan direkt hochgeladen werden  
*nach Absprache können Rechnungen auch von Viva con Agua bezahlt werden. Hierfür muss die Rechnung an Viva con Agua e.V., Neuer Kamp 32, 20357 Hamburg adressiert sein. [[Management_von_Crew-Ausgaben|Hier]] kann eine Rechnung abgesprochen werden.&nbsp;
*Ausgaben werden momentan nicht im&nbsp; Pool abgebildet.
*Alle, von Vereinsmitteln angeschafften Dinge gehören dem Verein. Die Crew ist für die sichere Lagerung und ordnungsgemäße Nutzung verantwortlich. Bei Auflösung einer Crew wird das Material unaufgefordert an die Geschäftsstelle zurück gegeben.&nbsp;


Bitte klärt den Punkt im Vorfeld des Laufes einmal mit der Schule. Wenn ihr Euch unsicher seid, bzw. keine der obigen Lösungen geht, meldet euch bei uns, dann schauen wir individuell nach einer guten Lösung. Bitte eröffnet auf keinen Fall eigene Konten dafür bzw. "parkt" auf keinen Fall das Geld  auf einem Privatkonto von Euch!
[[File:Prozess-Crew-Ausgaben.png|center|middle|800px|Prozess-Crew-Ausgaben.png]]


====Scheckübergabe====
== Tipps und Tricks ==
Vereinbart mit dem Ansprechpartner an der Schule einen Termin für die "Scheckübergabe". Dabei könnt ihr der Schule ganz konkretes Feedback geben, also z.B. „…Ihr habt zusammen x- Euro erlaufen, damit kann in Nepal für y- Menschen ein Zugang zu sauberem Trinkwasser….“


==Tipps, Tricks & Anmerkungen==
*Am besten alle Einträge sofort nach der Aktion in den Pool eintragen, damit nichts verloren geht.
*Bei der Durchführung von Aktionen (eigene oder fremde) immer eine Person bestimmen, die die Finanzen im Auge hat, das Geld/die Spendendosen in ihre Obhut nimmt und die Belege sammelt.


Da alle Schulen ein bisschen anders ticken, gibt es keine komplette Blaupause, für einen RUN4WASH, die hier aufgelisteten Punkte bieten aber eine gute Orientierung.
*Bei Unsicherheiten immer eine Mail an dein Finanzteam schicken oder einfach unter Mattermost nachfragen!


# Stimmt euch gut mit der Schule bzw. der Kontaktperson ab, was übernehmt Ihr, was die Schule? Achtet dabei auch auf eure eigenen Kapazitäten. Natürlich ist es schön mit der ganzen Crew den Lauf zu rocken, wenn ihr die Schule gut mit einbindet, könnt ihr das aber notfalls auch entspannt mit zwei, drei Leuten wuppen.
== Häufige Fragen ==
# Falls ihr Support braucht, wendet euch auch an die Crews in der Nähe. Gerne übernehmen wir anfallende Kosten für Fahrten und Material.
# Bei vielen Supportern ist die Hemmschwelle groß, sich vor eine Schulklasse oder in eine Aula zu stellen und über sein/ ihr Engagement und Viva con Agua zu referieren. Auch oder gerade, weil sie denken, sich nicht genug auszukennen.
# Durch die hier und in den weiterführenden Dokumenten enthaltenen Hintergrundinfos seid ihr in der Lage interessierte Schüler kompetent zu informieren. Darüber hinaus sind Schüler ein sehr dankbares Publikum und wir bieten durch unsere bloße Anwesenheit eine willkommene Abwechslung zum normalen Schulalltag.
# Bleibt dabei einfach nah an eignen Erfahrung und gebt dem Vortrag eure eigene, individuelle Note. Du bist Teil von Viva con Agua. Viva con Agua ist dein Netzwerk. Du bist der Tropfen! So seid ihr authentisch, so überzeugt ihr, und so könnt ihr die Schüler*innen abholen und begeistern.


==Gute Argumente für einen RUN4WASH==
=== Rund ums Zocken: Dürfen wir Bingo, Tombola etc. anbieten? ===
===Argumente für die Schule===
* Schule hat die Möglichkeit sich zu engagieren, dadurch das eigene Profil zu schärfen und sich entsprechend zu präsentieren.
* Presse und Aufmerksamkeit
* Gemeinsames Erleben und Organisieren schafft Identifikation der Lehrer, Eltern und Schüler mit der Schule
* Besseres Lehrer-Schüler Verhältnis
* WASH-Thematik lässt sich gut in Schulalltag integrieren, sei es in Form von Projekttagen, oder auch fächerübergreifend.
===Argumente für die Lehrer*innen===
* Gute Möglichkeit, eigene Themen an der Schule einzubringen
* Lehrer macht was Cooles. Schüler finden es super, wenn Viva con Agua an die Schule kommt
* Gute Chance, Schüler außerhalb des Unterrichts kennen zu lernen, was neue Perspektiven eröffnet. Häufig sind die Kinder besonders engagiert und laufen die meisten Runden, von denen man das im Vorfeld nicht erwartet hätte.
* WASH Thema lässt sich gut im Unterricht vertiefen
===Argumente für Schüler===
* Willkommene Abwechslung
* Schüler helfen Schülern
* Ganz konkrete Möglichkeit zu helfen und zu erfahren, wie ihr eigenes Handeln für andere Menschen eine Verbesserung ihrer Lebenssituation bewirken kann
* Gute Chance, sich außerhalb des Unterrichts zu präsentieren, „Fleißpunkte“ bei den Lehrer zu sammeln
===Argumente für Viva con Agua und Supporter===
* Möglichkeit viele Schüler zu erreichen und zu sensibilisieren
* Schulvortrag bieten guten Rahmen für Inhaltsvermittlung und Vertiefung von VcA Kernthemen
* Hohes Spendenpotential
* Gute Ausgangssituation für weitere Bildungsaktionen an der Schule
* Wunderbare gemeinsame Crewaction
* An- und Einbindung von Schüler in VcA Crews
* Supporter können viele Kompetenzen erwerben (z.B. Komplexe Organisation und Kommunikation, Freies Vortragen und Präsentieren)
==FAQ==
Frage: Wir finden keine Schule, möchten aber trotzdem einen RUN4WASH machen - was können wir tun?
Antwort: Fragt an Unis, Kitas, Sportvereinen. Macht eure eigene RUN4WASH Aktion. Fahrradfahren, Spendenschwimmen, Zellenlauf. Sucht euch Sponsoren und lauft beim Stadtmarathon mit. Veranstaltet einen Kneipenrun.


F: Die Schule will einen Teil der Spenden anderweitig verwenden. Geht das? 
*Jegliches Spiel, bei dem der Erfolg des Spielers ausschließlich vom Zufall abhängt, gilt rechtlich als Glücksspiel. Damit unterliegt es besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen und muss vom Verein angemeldet werden. Deshalb Glücksspiele immer frühzeitig mit dem Büro abklären und planen. Auf keinen Fall Glücksspiel ohne Abstimmung mit dem Büro stattfinden lassen.  
A: Klar. Wir freuen uns auch über 50:50 Lösungen oder andere Konstellationen.


F: Ich bin erst seit kurzem bei Viva con Agua, darf ich trotzdem an Schulen Viva con Agua vorstellen und einen RUN4WASH machen?
[[Category:Seiten mit defekten Dateilinks]] [[Category:How To]] [[Category:Finanzen]]
A: Ja! Unbedingt! Siehe: Tipps und Tricks

Aktuelle Version vom 29. März 2023, 16:34 Uhr

How to Finanzen
Spenden.png
Bereich Finanzen & Administration, Schnittstelle Netzwerk
Wofür ist dieses Dokument gedacht? Überblick im Umgang mit Crewfinanzen: Spenden & Wirtschaftliche Einnahmen, sowie Crew-Ausgaben
Für wen ist dieses Dokument relevant Finanz-Ansprechpersonen & interessierte Supporter*innen & alle, die mit Viva con Agua Geld zu tun haben
Ansprechpartner*in Friedhelm Wittmann
Weiterführende Artikel

Spenden,
Wirtschaftliche Einnahmen,
Ausgabenliste

Weiterführende Links Management von Crewausgaben

Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen

  • Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden im Finanzbereich im Pool erfasst. 
  • Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden spätestens 4 Woche nach Erhalt und ohne Abzug auf das Konto der Commerzbank eingezahlt. Hierfür werden den Crews Einzahlkarten zur Verfügung gestellt. 
  • Externe Spenden immer auf das Spendenkonto überweisen lassen:
    IBAN: DE58200505501268135181 BIC: HASPDEHHXXX
  • Externe Spenden sollten mit dem vom Pool vorgeschlagenen Verwendungszweck überwiesen werden.
  • Spenden dürfen niemals auf ein privates Konto eingezahlt werden

 

How To: Finanzen

Grundsätzliches

Finanzen bitte sehr ernst nehmen, es geht nicht nur um das Generieren von Geld, sondern auch um juristische und steuerrechtliche Genauigkeit und deshalb nicht zuletzt um unsere Gemeinnützigkeit! Die goldenen Faustregeln dazu lauten:

  • Unser Umgang mit Geld ist unsere Visitenkarte nach Außen. Bitte beachtet das auch in eurem Umgang mit Spendendosen, Einnahmen - besonders gegenüber Dritten. Wir sind als gemeinnützige Organisation zu einem transparenten und sparsamen Umgang mit Spenden verpflichtet. 
  • ALLE finanziellen Transaktionen (seien sie auch noch so klein) müssen in den Büchern von Viva con Agua verzeichnet sein! Damit sie das tun: Bitte in den Pool eintragen!
  • Bei Unsicherheiten: lieber einmal zu viel fragen als zu wenig!
  • Jede Crew ist laut Vereinsordnung dazu verpflichtet, ihre Finanzen ordentlich zu führen. Ein nicht ordentlicher Umgang mit Vereins-Geldern kann im schlimmsten Fall zur Auflösung der Crew führen. 

 

Infos zum Finanztool im Pool

Der Pool ist die absolute Grundlage unser gemeinsamen Buchhaltung und existenziell wichtig! Die monatliche Pflege ist verbindlich für alle Finanz-ASPs der Crews.

Wie bekomme ich Zugriffsrecht auf das Finanz-Tool im Pool?

Das Recht, die Finanzen der Crew zu verwalten, wird dir im Pool von deinem Vorgänger übertragen. Falls das nicht funktioniert wende dich an Friedhelm (f.wittmann@vivaconagua.org)

 

Spenden und wirtschaftliche Einnahmen im Pool

Aktuelle Spenden immer im Pool eintragen - dazu auf „Einnahme hinzufügen“ gehen und alle vorgegeben Felder ausfüllen

Pool Takings Office.png

 

  • Im neuen Finanz-Tool lassen sich diverse Optionen für die Kategorie der Aktion auswählen
Takings Einnahme hinzufügen.png

 

  • Obwohl Spenden und wirtschaftliche Einnahmen am Infostand oder bei jeder anderen Aktion getrennt voneinander aufbewahrt werden müssen, kannst ab jetzt Spenden und wirtschaftliche Einnahmen von einer Aktion mit einer Eintragung im Pool vermerkten. Hierbei kannst du unterscheiden, ob du die Spenden selbst in Bar vorliegen hast, oder ob sie von einer externen Person z.B. Veranstalter direkt auf das Spendenkonto überwiesen wird,
Takings Spendensummen eintragen.png

 

  • Dir wird automatisch eine Verwendungszweck generiert, denn du bei der Einzahlung angibst, oder den du zusammen mit der Kontoverbindung an die externen Überweiser übergibst.
  • Wird eine Spende von einem externen Partner überwiesen, so hat dieser Partner in bestimmten Fällen die Möglichkeit, eine Spendenbescheinigung zu erhalten.  Die Crew ist weiterhin dafür verantwortlich, den Partner gegebenenfalls an die Überweisung zu erinnern. 
Takings externe Überweisung.png

 

  • Sollte es eine wichtige Information zu der Spenden oder zum Verständnis der Aufstellung geben, kannst du diese unter Bemerkungen festhalten
RTENOTITLE

 

  • Mithilfe der übertragbaren Einzahlkarte wird die Spende bis zum genannten Datum auf das Commerzbank-Konto eingezahlt.
  • Alle Spenden gehen so direkt wie möglich auf das Konto. Jegliche andere Verwendung ist rechtswidrig.

 

Einzahlungen hinzufügen

Dank dem neuen Pool, in dem Einnahmen und Überweisungen jetzt miteinander verknüpft werden, kann und sollte das Einzahlverfahren jetzt einfacher sein als das bisherige nervige Jede-Einnahme-Einzeln-Einzahlen-Müssen. Jetzt gilt:

  • Einnahmen eines Events einzahlen

Alle Einnahmen von einem Event sollten immer am Stück eingezahlt werden. Da beim Eintragen im Pool alle Teileinnahmen (Becherspenden, Spendendose, Merchandise-Verkauf usw.) aufgelistet werden, können wir für die Buchhaltung die Informationen dort hernehmen. Das heißt also, ihr dürft endlich die 5€ wirtschaftliche Einnahmen einfach mit den ganzen Spenden zusammen einzahlen (solange ihr vorher alles korrekt aufgeschrieben und im Pool (unter Takings) eingetragen habt).

 

  • Einzahlung im Pool eintragen

Nach der Einzahlung der Spende bei der Commerzbank muss die Einzahlung noch hinzugefügt werden, dazu wählst du "Einzahlung" hinzufügen - dann werden dir die entstprechenden offenen Spendenbeträge angezeigt und du kannst einen oder mehrere auswählen.

Wichtig: zum Abschließen der Einzahlung musst du du oben rechts noch das Einzahldatum auswählen und auf Einzahlung hinzufügen klicken. So sieht das im Pool aus:

Takings Einzahlung hinzufügen.png

 

Eingegangene Einzahlungen werden von der Geschäftsstelle in regelmäßigen Abständen bestätigt. 

Achtung: bei der Migration der Daten von Pool 1 in Pool 2 wurden alle Einnahmen bis Ende 2019 pauschal als erhalten migriert. Wenn euch dazu noch ungereimtheiten auffallen schreibt am besten kurz an f.wittmann@vivaconagua.org eine Mail oder in Mattermost.

 

  • Einzahlung mehrere Events eintragen

Jetzt können auch sehr gerne mehrere Events zusammen eingezahlt werden. Hierbei bitte darauf achten, dass die Einzahlungen wirklich mit den im Pool eingetragenen Einzahlungen (Deposits) übereinstimmen! Wenn ihr eine Einzahlung im Pool eintragt, können dort mehrere Events (Takings) angeklickt werden und als Einzahlung (Deposit) an einem Datum eingetragen werden. Ihr seht dann in der Übersicht die Gesamtsumme dieser Events. Bei der Einzahlung am Automaten solltet ihr dann darauf achten, dass auch wirklich diese Gesamtsumme überwiesen wird.

 

  • Verwendungszwecke beim Einzahlen

Beim Eintragen der Einnahme schlägt euch der Pool jetzt immer einen Verwendungszweck vor. Dieser besteht immer aus einem Drei-Buchstaben-Kürzel für eure Crew und dem Namen des Events. Wenn ihr einzelne Konzerte einzahlt, könnt ihr das gerne so übernehmen. Für die Einzahlung der Summe von mehreren Events ist vor allem das Crew-Kürzel wichtig. Zur besseren Zuordnung ergänzt durch so vielen Namen der Events (Takings), wie in den Verwendungszweck passen. Am besten ihr fangt mit dem an, das im Pool bei der Einzahlung (Deposit) oben steht.

 

  • Fehler beim Einzahlen

Sollte es dazu kommen, dass der Automat mal wieder Geld nicht nimmt, oder verschluckt ist das kein Problem. Zahlt den Rest dann einfach mit dem gleichen Verwendungszweck und „Teil 2“ ein (und wiederholt das Spiel notfalls solange, bis ihr die ganze Summe im Automaten habt 😉). Sollte das nicht gehen, weil z.B. der Schalter in der Bank nicht besetzt ist, schreibt bitte Friedhelm (f.wittmann@vivaconagua.org) eine Mail oder bei Mattermost im Finanz ASP-Team kurz, damit er z.B. Teilbeträge, die später kommen zuordnen kann.

Solltet die von euch gezählte Summe um einen kleinen Betrag nicht mit der Summe vom Automat zusammenpassen und ihr es für wahrscheinlich halten, dass ihr euch einfach verzählt habt könnt ihr einfach die Einnahme im Pool anpassen. So kommen nicht immer wieder Fehlbeträge von ein paar Cent zusammen.

   

 

Übersicht wie Einnahmen und Einzahlungen im im neuen Pool Eingetragen werden

Schaubild_neuer_Pool_1.png
Schaubild_neuer_Pool_2.png

 

 

 

 

Anschaffungen und Erstattung von Auslagen - Achtung: hier gibt es eine Neuerung!

  • Alle Ausgaben laufen über die Geschäftsstelle in Hamburg
  • je nach Ausgaben-Art ist ein anderer Umgang nötig - näheres klärt die Ausgabenliste
  • Ausgaben müssen im Vorfeld oft abgesprochen werden. Am besten einfach hierüber Anfragen: Management von Crewausgaben
  • zur Erstattung von Auslagen wird ein Erstattungsformular und ein Beleg benötigt. Belege können als Foto oder Scan direkt hochgeladen werden
  • nach Absprache können Rechnungen auch von Viva con Agua bezahlt werden. Hierfür muss die Rechnung an Viva con Agua e.V., Neuer Kamp 32, 20357 Hamburg adressiert sein. Hier kann eine Rechnung abgesprochen werden. 
  • Ausgaben werden momentan nicht im  Pool abgebildet.
  • Alle, von Vereinsmitteln angeschafften Dinge gehören dem Verein. Die Crew ist für die sichere Lagerung und ordnungsgemäße Nutzung verantwortlich. Bei Auflösung einer Crew wird das Material unaufgefordert an die Geschäftsstelle zurück gegeben. 
Prozess-Crew-Ausgaben.png

Tipps und Tricks

  • Am besten alle Einträge sofort nach der Aktion in den Pool eintragen, damit nichts verloren geht.
  • Bei der Durchführung von Aktionen (eigene oder fremde) immer eine Person bestimmen, die die Finanzen im Auge hat, das Geld/die Spendendosen in ihre Obhut nimmt und die Belege sammelt.
  • Bei Unsicherheiten immer eine Mail an dein Finanzteam schicken oder einfach unter Mattermost nachfragen!

Häufige Fragen

Rund ums Zocken: Dürfen wir Bingo, Tombola etc. anbieten?

  • Jegliches Spiel, bei dem der Erfolg des Spielers ausschließlich vom Zufall abhängt, gilt rechtlich als Glücksspiel. Damit unterliegt es besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen und muss vom Verein angemeldet werden. Deshalb Glücksspiele immer frühzeitig mit dem Büro abklären und planen. Auf keinen Fall Glücksspiel ohne Abstimmung mit dem Büro stattfinden lassen.
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