How to Finanzen: Unterschied zwischen den Versionen

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| '''Ansprechpartner*in'''
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| [mailto:f.wittmann@vivaconagua.org Friedhelm Wittmann]
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| '''Weiterführende Artikel'''
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[[Spenden|Spenden]],<br/> [[Wirtschaftliche_Einnahmen|Wirtschaftliche Einnahmen]],<br/> [[Ausgabenliste|Ausgabenliste]]
 
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| '''Weiterführende Links'''
| '''Weiterführende Links'''
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| [[Management_von_Crew-Ausgaben|Management von Crewausgaben]]
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== &nbsp; ==


== Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen ==
== Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen ==


*ein verantwortungsvoller und korrekter Umgang mit Viva con Agua Geld ist essentiell, um die Gemeinnützigkeit zu schützen
*Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden im Finanzbereich im Pool erfasst.&nbsp;
*Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen (z.B. durch Verkauf/Eintritt)&nbsp;werden zu 100&nbsp;%&nbsp;mit der Einzahlkarte der Crew auf das Commerzbank-Konto von Viva con Agua eingezahlt  
*<span style="text-justify:inter-ideograph">Alle [[Spenden|Spenden]] und [[Wirtschaftliche_Einnahmen|wirtschaftliche Einnahmen]]&nbsp;werden spätestens 4 Woche nach Erhalt und ohne Abzug&nbsp;auf das Konto der Commerzbank eingezahlt. Hierfür werden den Crews Einzahlkarten zur Verfügung gestellt.&nbsp;</span>
*Externe Spenden immer auf das Spendenkonto überweisen lassen:  
*<span style="text-justify:inter-ideograph">'''<u>Externe Spenden&nbsp;</u>'''immer auf das Spendenkonto überweisen lassen:</span><br/> <span style="line-height:15.333332061767578px">IBAN: DE58200505501268135181</span>&nbsp;<span style="line-height:15.333332061767578px">BIC: HASPDEHHXXX</span>
 
*<span style="text-justify:inter-ideograph">Externe Spenden sollten mit dem vom Pool vorgeschlagenen Verwendungszweck überwiesen werden.</span>
{{VcA Spendenkonto}}
*<span style="text-justify:inter-ideograph">Spenden dürfen niemals auf ein privates Konto eingezahlt werden</span>  
 
*Der Verwendungszweck bei eigenen Aktionen ist immer:  
**Stadt – Spende/Wirtschaftsgeld – Monat (z.B. Köln – Spende – August)
**Externe Spenden sollen bitte auch immer einen eindeutigen Verwendungszweck nennen (z.B. Spende Aktion xy – VcA-Stadt also Spende Garderobe Pfingstfest, VcA-Tübingen). 
 
*Das Wirtschaftsgeld wird immer auf das folgende HASPA Konto überwiesen: Kontonummer: 1268135165, BLZ: 20050550, IBAN: DE05200505501268135165
 
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Finanzen bitte sehr ernst nehmen, es geht nicht nur um das Generieren von Geld, sondern auch um juristische und steuerrechtliche Genauigkeit und deshalb nicht zuletzt um unsere Gemeinnützigkeit! Die goldenen Faustregeln dazu lauten:
Finanzen bitte sehr ernst nehmen, es geht nicht nur um das Generieren von Geld, sondern auch um juristische und steuerrechtliche Genauigkeit und deshalb nicht zuletzt um unsere Gemeinnützigkeit! Die goldenen Faustregeln dazu lauten:


*Unser Umgang mit Geld ist unsere Visitenkarte nach Außen. Bitte beachtet das auch in eurem Umgang mit [[Spendendosen|Spendendosen]], Kassen, Einnahmen - besonders gegenüber Dritten.  
*Unser Umgang mit Geld ist unsere Visitenkarte nach Außen. Bitte beachtet das auch in eurem Umgang mit [[Spendendosen|Spendendosen]], Einnahmen - besonders gegenüber Dritten. Wir sind als gemeinnützige Organisation zu einem transparenten und sparsamen Umgang mit Spenden verpflichtet.&nbsp;
*ALLE finanziellen Transaktionen (seien sie auch noch so klein) müssen in den Büchern in Hamburg verzeichnet sein! Damit sie das tun: Bitte in den Pool eintragen!  
*ALLE finanziellen Transaktionen (seien sie auch noch so klein) müssen in den Büchern von Viva con Agua&nbsp;verzeichnet sein! Damit sie das tun: Bitte in den Pool eintragen!  
*Bei Unsicherheiten: lieber einmal zu viel fragen als zu wenig!  
*Bei Unsicherheiten: lieber einmal zu viel fragen als zu wenig!  
*Größere Ausgaben (Betrag höher als Kassenbestand der Zelle oder Local Crew) immer VORHER mit Hamburg abstimmen.  
*Jede Crew ist laut Vereinsordnung dazu verpflichtet, ihre Finanzen ordentlich zu führen. Ein nicht ordentlicher Umgang mit Vereins-Geldern kann im schlimmsten Fall zur Auflösung der Crew führen.&nbsp;
 
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=== Infos zum Finanztool im Pool ===


=== Abläufe und Dokumentationen ===
Der Pool ist die absolute Grundlage unser gemeinsamen Buchhaltung und existenziell wichtig! Die monatliche Pflege ist verbindlich für alle Finanz-ASPs der Crews.


*Bitte immer alle Belege/Quittungen sammeln und am Ende des Monats nach Hamburg senden. Bitte vergesst nicht, die Nummer auf den Beleg/Quittung zu schreiben, die der Pool dazu generiert. (Neuer Kamp 32, 20357 Hamburg). Immer immer immer!
==== Wie bekomme ich Zugriffsrecht auf das Finanz-Tool im Pool? ====


*Ausgaben nicht aus Spenden erstatten. Niemals niemals niemals!
Das Recht, die Finanzen der Crew zu verwalten, wird dir im Pool von deinem Vorgänger übertragen. Falls das nicht funktioniert wende dich an Friedhelm (f.wittmann@vivaconagua.org)


*Alle finanziellen Bewegungen in eurer Stadt in den Pool eintragen. Und alle heißt ALLE!
&nbsp;


*Dabei differenzieren zwischen Spendeneinnahmen und Wirtschaftsgeld.
=== Spenden und wirtschaftliche Einnahmen im Pool ===


*Generierte Gelder monatlich auf das entsprechende Hamburger Konto einzahlen. ES SEI DENN wir vereinbaren eine Ausnahme.
Aktuelle Spenden immer im Pool eintragen - dazu auf „Einnahme hinzufügen“ gehen und alle vorgegeben Felder ausfüllen


=== Infos zum Finanztool im Pool ===
[[File:Pool Takings Office.png|center|400px|Pool Takings Office.png]]
 
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Der Pool ist die absolute Grundlage unser gemeinsamen Buchhaltung und existenziell wichtig! Die monatliche Pflege ist verbindlich für alle Finanzansprechpartner der Crews.
*Im neuen Finanz-Tool lassen sich diverse Optionen für die Kategorie der Aktion auswählen


==== Wie bekomme ich Zugriffsrecht auf das Finanz-Tool im Pool? ====
[[File:Takings Einnahme hinzufügen.png|center|400px|Takings Einnahme hinzufügen.png]]


Umgang mit Spenden und Handhabe im Pool
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*&nbsp;
*Obwohl Spenden und wirtschaftliche Einnahmen am Infostand oder bei jeder anderen Aktion getrennt voneinander aufbewahrt werden müssen, kannst ab jetzt Spenden und wirtschaftliche Einnahmen von einer Aktion mit einer Eintragung im Pool vermerkten. Hierbei kannst du unterscheiden, ob du die Spenden selbst in Bar vorliegen hast, oder ob sie von einer externen Person z.B. Veranstalter direkt auf das Spendenkonto überwiesen wird,


Aktuelle Spenden immer im Pool eintragen - dazu auf „Spende hinzufügen“ gehen und alle vorgegeben Felder ausfüllen
[[File:Takings Spendensummen eintragen.png|center|400px|Takings Spendensummen eintragen.png]]


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*Mithilfe der übertragbaren Einzahlkarte wir die Spende auf das Commerzbankkonto eingezahlt.  
*Dir wird automatisch eine Verwendungszweck generiert, denn du bei der Einzahlung angibst, oder den du zusammen mit der Kontoverbindung an die externen Überweiser übergibst.
*Wird eine Spende von einem externen Partner überwiesen, so hat dieser Partner in bestimmten Fällen die Möglichkeit, eine [[Spendenbescheinigungen|Spendenbescheinigung]] zu erhalten.&nbsp; Die Crew ist weiterhin dafür verantwortlich, den Partner gegebenenfalls an die Überweisung zu erinnern.&nbsp;


Alle [[Spenden|Spenden]] gehen so direkt wie möglich auf das Konto. Jegliche andere Verwendung ist rechtswidrig.
[[File:Takings externe Überweisung.png|center|400px|Takings externe Überweisung.png]]


*Alle getätigten Überweisungen immer in den Pool eintragen, dazu bitte zwischen eigener und externer Spende unterscheiden (z.B. wenn der Veranstalter direkt an VcA überweist)
&nbsp;


*Externen Spendern bitte immer folgende Kontodaten geben: {{VcA Spendenkonto}}
*Sollte es eine wichtige Information zu der Spenden oder zum Verständnis der Aufstellung geben, kannst du diese unter Bemerkungen festhalten


*Wenn die Spenden auf dem Konto eingegangen sind, bestätigt das Büro den Erhalt im Pool. Damit wird der Minuseintrag im Pool wieder ausgeglichen und das Konto geht auf 0,00€ zurück.  
[[File:Takings Bemerkung.png|center|400px|RTENOTITLE]]


*Das Poolkonto muss in regelmäßigen Abständen wieder auf 0,00€ stehen. Fehler lassen sich schnell beheben solange der zeitliche Abstand nicht zu groß wird.
&nbsp;


==== Umgang mit Wirtschaftsgeld und Handhabe im Pool - <span style="background-color:#3498db;"><span style="color:#ffffff;">Achtung: hier gibt es eine Neuerung!</span></span> ====
*Mithilfe der übertragbaren Einzahlkarte wird die Spende bis zum genannten Datum auf das Commerzbank-Konto eingezahlt.
*Alle [[Spenden|Spenden]] gehen so direkt wie möglich auf das Konto. Jegliche andere Verwendung ist rechtswidrig.


*Alle Ein- und Ausgaben in den Wirtschaftsbereich im Pool eintragen.
&nbsp;


*Für alle Ausgaben wird ein Beleg benötigt! Dazu immer die Beträge in den Pool eintragen und die ORIGINALBELEGE dann am Monatsende nach Hamburg schicken.
=== Einzahlungen hinzufügen ===


*Wenn verschiedene Mehrwertsteuerarten auf einem Beleg angezeigt werden (z.B. 7% für Lebensmittel und 19% für Material), einfach den Beleg unter zwei verschiedenen Belegnummern eintragen (einmal für die 7% und einmal für die 19%).  
Dank dem neuen Pool, in dem Einnahmen und Überweisungen jetzt miteinander verknüpft werden, kann und sollte das Einzahlverfahren jetzt einfacher sein als das bisherige nervige Jede-Einnahme-Einzeln-Einzahlen-Müssen. Jetzt gilt:


*Auf jedem Beleg die Belegnummer eintragen.
*'''Einnahmen eines Events einzahlen'''


*Wenn der Beleg verschickt wurde, bitte im Pool markieren damit das Ganze im Büro bestätigt werden kann.  
Alle Einnahmen von einem Event sollten immer am Stück eingezahlt werden. Da beim Eintragen im Pool alle Teileinnahmen (Becherspenden, Spendendose, Merchandise-Verkauf usw.) aufgelistet werden, können wir für die Buchhaltung die Informationen dort hernehmen. Das heißt also, ihr dürft endlich die 5€ wirtschaftliche Einnahmen einfach mit den ganzen Spenden zusammen einzahlen (solange ihr vorher alles korrekt aufgeschrieben und im Pool (unter Takings) eingetragen habt).


*Immer die Summe und das Datum des überwiesenen Geldes in den Pool eintragen (das ist besonders wichtig, wenn ihr kleinere Beträge gesammelt überweist).
&nbsp;


*Am Monatsende immer die Finanzen im Pool abschließen und die Belege per Post nach Hamburg schicken! Viva con Agua de Sankt Pauli e.V., z.Hd. Eileen Kurth, Neuer Kamp 32, 20357 Hamburg
*'''Einzahlung im Pool eintragen'''


*Alle Beträge des Wirtschaftsgeldes die über 300€ bei Zellen und über 150€ bei Local Crews hinausgehen, werden auf das Konto: 1268135165, BLZ: 20050550 der HASPA überwiesen.  
Nach der Einzahlung der Spende bei der Commerzbank muss die Einzahlung noch hinzugefügt werden, dazu wählst du "Einzahlung" hinzufügen - dann werden dir die entstprechenden offenen Spendenbeträge angezeigt und du kannst einen oder mehrere auswählen.


*Wichtig: bitte gebt den Verwendungszweck wie folgt an: Stadt – Spende/Wirtschaftsgeld – Monat (z.B. Stuttgart – Spende – August)
Wichtig: zum Abschließen der Einzahlung musst du du oben rechts noch das Einzahldatum auswählen und auf Einzahlung hinzufügen klicken. So sieht das im Pool aus:


=== Anschaffungen und Erstattung von Auslagen ===
[[File:Takings Einzahlung hinzufügen.png|center|400px|Takings Einzahlung hinzufügen.png]]


*Sinnvolle und Erforderliche Ausstattungen unter 200€ (Verbrauchsmaterialien ausgenommen) können ohne Absprache mit dem Büro angeschafft werden. Angeschaffte Ausstattungen sind in der zentralen Inventurliste zu führen:
&nbsp;


*Ausgaben von bis zu 100,- € können ohne Rücksprache aus der Zellen/Local Crew- eigenen Barkasse der Wirtschaftsgeldeinnahmen erstattet werden. Alles andere bitte vorher mit Hamburg absprechen. Erstattungen können nur mit Beleg erfolgen. Bitte die Originalbelege dafür am Monatsende nach HH schicken.  
Eingegangene Einzahlungen werden von der Geschäftsstelle in regelmäßigen Abständen bestätigt.&nbsp;


== Tipps und Tricks ==
Achtung: bei der Migration der Daten von Pool 1 in Pool 2 wurden alle Einnahmen bis Ende 2019 pauschal als erhalten migriert. Wenn euch dazu noch ungereimtheiten auffallen schreibt am besten kurz an f.wittmann@vivaconagua.org eine Mail oder in Mattermost.
 
&nbsp;
 
*'''Einzahlung mehrere Events eintragen'''
 
Jetzt können auch sehr gerne mehrere Events zusammen eingezahlt werden. Hierbei bitte darauf achten, dass die Einzahlungen wirklich mit den im Pool eingetragenen Einzahlungen (Deposits) übereinstimmen! Wenn ihr eine Einzahlung im Pool eintragt, können dort mehrere Events (Takings) angeklickt werden und als Einzahlung (Deposit) an einem Datum eingetragen werden. Ihr seht dann in der Übersicht die Gesamtsumme dieser Events. Bei der Einzahlung am Automaten solltet ihr dann darauf achten, dass auch wirklich diese Gesamtsumme überwiesen wird.
 
&nbsp;
 
*'''Verwendungszwecke beim Einzahlen'''


*Am besten alle Einträge sofort nach der Aktion in den Pool eintragen, damit nichts verloren geht.  
Beim Eintragen der Einnahme schlägt euch der Pool jetzt immer einen Verwendungszweck vor. Dieser besteht immer aus einem Drei-Buchstaben-Kürzel für eure Crew und dem Namen des Events. Wenn ihr einzelne Konzerte einzahlt, könnt ihr das gerne so übernehmen. Für die Einzahlung der Summe von mehreren Events ist vor allem das Crew-Kürzel wichtig. Zur besseren Zuordnung ergänzt durch so vielen Namen der Events (Takings), wie in den Verwendungszweck passen. Am besten ihr fangt mit dem an, das im Pool bei der Einzahlung (Deposit) oben steht.


*Bei der Durchführung von Aktionen (eigene oder fremde) immer eine Person bestimmen, die die Finanzen im Auge hat, das Geld/die Spendendosen in ihre Obhut nimmt und die Belege sammelt.
&nbsp;


*Erstattungen nur gegen die Vorlage des Originalbelegs.
*'''Fehler beim Einzahlen'''


*Bei Unsicherheiten immer eine Mail an das Büro schicken!
Sollte es dazu kommen, dass der Automat mal wieder Geld nicht nimmt, oder verschluckt ist das kein Problem. Zahlt den Rest dann einfach mit dem gleichen Verwendungszweck und „Teil 2“ ein (und wiederholt das Spiel notfalls solange, bis ihr die ganze Summe im Automaten habt 😉). Sollte das nicht gehen, weil z.B. der Schalter in der Bank nicht besetzt ist, schreibt bitte Friedhelm (f.wittmann@vivaconagua.org) eine Mail oder bei Mattermost im Finanz ASP-Team kurz, damit er z.B. Teilbeträge, die später kommen zuordnen kann.


== Häufige Fragen ==
Solltet die von euch gezählte Summe um einen kleinen Betrag nicht mit der Summe vom Automat zusammenpassen und ihr es für wahrscheinlich halten, dass ihr euch einfach verzählt habt könnt ihr einfach die Einnahme im Pool anpassen. So kommen nicht immer wieder Fehlbeträge von ein paar Cent zusammen.


=== Was ist eine Spende? ===
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Bedeutet aber auch: Alle Einnahmen, die wir generieren, bei denen die Leute gezwungen sind, zu zahlen, oder bei denen wir vorgeben, WAS sie zahlen müssen oder bei denen sie eine Gegenleistung erhalten (das muss kein Sachwert sein!) sind keine Spenden! Keine Spenden sind deshalb: z.B. Merchandising, Eintritte zu Veranstaltungen, Nennungen zu Fußballturnieren, finanzielle Unterstützung von Veranstaltungen, die wir durchführen etc. - das ist Wirtschaftsbetrieb.
=== Übersicht wie Einnahmen und Einzahlungen im im neuen Pool Eingetragen werden ===
 
[[File:Schaubild neuer Pool 1.png|center|middle|800px|Schaubild_neuer_Pool_1.png]]


Wir sind berechtigt, Spendenbescheinigungen auszustellen, aber nur für glasklare Spenden. Bitte keine Spendenquittungen in Aussicht stellen, wenn Ihr Euch nicht sicher seid, ob die Leistung eine Spende ist! Im Zweifel lieber das VcA-Büro fragen.
[[File:Schaubild neuer Pool 2.png|center|middle|800px|Schaubild_neuer_Pool_2.png]]


{{wp|Spende|Spende}}
&nbsp;


=== Was ist Wirtschaftsgeld? ===
&nbsp;


Wirtschaftsgeld sind Einnahmen, für die der Geber einen Gegenwert erhält.
&nbsp;


Dazu gehören z.B.: Merchandising, Eintrittsgelder, Gastroeinnahmen, Sponsoring aber auch Dienstleistungen, die man von uns in Anspruch nimmt (z.B. Organisation von Veranstaltungen, Getränkeausschank, Garderobe etc.).
&nbsp;


Für diese Einnahmen können keine Spendenquittungen ausgestellt werden, sondern wir schreiben darüber Rechnungen (aber nur vom VcA-Büro Hamburg aus!) und sie müssen ganz normal versteuert werden.
=== Anschaffungen und Erstattung von Auslagen -&nbsp;<span style="background-color:#3498db"><span style="color:#ffffff">Achtung: hier gibt es eine Neuerung!</span></span> ===


Es ist sinnvoll, Wirtschaftsgeld zu generieren (wir brauchen das Geld, um unsere gesamten Ausgaben zu bezahlen), es ist aber absolut wesentlich, die beiden Einnahmearten (Spende/ Wirtschaftsgeld) voneinander zu trennen. In der Verwendung und in der Dokumentation.
*Alle Ausgaben laufen über die Geschäftsstelle in Hamburg
*je nach Ausgaben-Art ist ein anderer Umgang nötig - näheres klärt die [[Ausgabenliste|Ausgabenliste]]
*Ausgaben müssen im Vorfeld oft abgesprochen werden. Am besten einfach hierüber Anfragen: [[Management_von_Crew-Ausgaben|Management von Crewausgaben]]
*zur Erstattung von Auslagen wird ein [[Management_von_Crew-Ausgaben|Erstattungsformular]] und ein Beleg benötigt. Belege können als Foto oder Scan direkt hochgeladen werden
*nach Absprache können Rechnungen auch von Viva con Agua bezahlt werden. Hierfür muss die Rechnung an Viva con Agua e.V., Neuer Kamp 32, 20357 Hamburg adressiert sein. [[Management_von_Crew-Ausgaben|Hier]] kann eine Rechnung abgesprochen werden.&nbsp;
*Ausgaben werden momentan nicht im&nbsp; Pool abgebildet.
*Alle, von Vereinsmitteln angeschafften Dinge gehören dem Verein. Die Crew ist für die sichere Lagerung und ordnungsgemäße Nutzung verantwortlich. Bei Auflösung einer Crew wird das Material unaufgefordert an die Geschäftsstelle zurück gegeben.&nbsp;


Zum Wirtschaftsgeld gehören auch Einnahmen aus Sponsoring. Dazu ein paar Basics:
[[File:Prozess-Crew-Ausgaben.png|center|middle|800px|Prozess-Crew-Ausgaben.png]]


*Bitte immer klar überlegen: ist eine Einnahme von einem Partner Spende, normale Bezahlung oder Sponsoring?
== Tipps und Tricks ==
*Sponsoring bitte immer mit dem VcA-Büro absprechen, da steuerlicher Sonderfall.
*Sollte z.B. bei Veranstaltungen ein richtiger Vertrag mit Unterschrift nötig sein, muss das VcA Büro in Hamburg unterschreiben – da juristisch bindendes Dokument!


=== Rund ums Zocken: Dürfen wir Bingo, Tombola etc. anbieten? ===
*Am besten alle Einträge sofort nach der Aktion in den Pool eintragen, damit nichts verloren geht.
*Bei der Durchführung von Aktionen (eigene oder fremde) immer eine Person bestimmen, die die Finanzen im Auge hat, das Geld/die Spendendosen in ihre Obhut nimmt und die Belege sammelt.  


*Jegliches Spiel bei dem der Erfolg des Spielers ausschließlich vom Zufall abhängt gilt rechtlich als Glücksspiel. Damit unterliegt es besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen und muss vom Verein angemeldet werden. Deshalb Glücksspiele immer frühzeitig mit dem Büro abklären und planen. Auf keinen Fall Glücksspiel ohne Abstimmung mit dem Büro stattfinden lassen.
*Bei Unsicherheiten immer eine Mail an dein Finanzteam schicken oder einfach unter Mattermost nachfragen!
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== Weiterführende Infos ==


Für mehr Finanzinformationen siehe: [[How_To:_FAQ_Finanzen]]
== Häufige Fragen ==


Ansprechpartner im Brunnenbüro:
=== Rund ums Zocken: Dürfen wir Bingo, Tombola etc. anbieten? ===


{{Ansprechpartner|Doris Volk|d.volk@vivaconagua.org|04041260915|Vca-Doris Volk.jpg}} {{Ansprechpartner|Eileen Kurth|e.kurth@vivaconagua.org|04041260915}}
*Jegliches Spiel, bei dem der Erfolg des Spielers ausschließlich vom Zufall abhängt, gilt rechtlich als Glücksspiel. Damit unterliegt es besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen und muss vom Verein angemeldet werden. Deshalb Glücksspiele immer frühzeitig mit dem Büro abklären und planen. Auf keinen Fall Glücksspiel ohne Abstimmung mit dem Büro stattfinden lassen.  


[[Category:How To]] [[Category:Finanzen]]
[[Category:Seiten mit defekten Dateilinks]] [[Category:How To]] [[Category:Finanzen]]

Aktuelle Version vom 29. März 2023, 16:34 Uhr

How to Finanzen
Spenden.png
Bereich Finanzen & Administration, Schnittstelle Netzwerk
Wofür ist dieses Dokument gedacht? Überblick im Umgang mit Crewfinanzen: Spenden & Wirtschaftliche Einnahmen, sowie Crew-Ausgaben
Für wen ist dieses Dokument relevant Finanz-Ansprechpersonen & interessierte Supporter*innen & alle, die mit Viva con Agua Geld zu tun haben
Ansprechpartner*in Friedhelm Wittmann
Weiterführende Artikel

Spenden,
Wirtschaftliche Einnahmen,
Ausgabenliste

Weiterführende Links Management von Crewausgaben

Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen

  • Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden im Finanzbereich im Pool erfasst. 
  • Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden spätestens 4 Woche nach Erhalt und ohne Abzug auf das Konto der Commerzbank eingezahlt. Hierfür werden den Crews Einzahlkarten zur Verfügung gestellt. 
  • Externe Spenden immer auf das Spendenkonto überweisen lassen:
    IBAN: DE58200505501268135181 BIC: HASPDEHHXXX
  • Externe Spenden sollten mit dem vom Pool vorgeschlagenen Verwendungszweck überwiesen werden.
  • Spenden dürfen niemals auf ein privates Konto eingezahlt werden

 

How To: Finanzen

Grundsätzliches

Finanzen bitte sehr ernst nehmen, es geht nicht nur um das Generieren von Geld, sondern auch um juristische und steuerrechtliche Genauigkeit und deshalb nicht zuletzt um unsere Gemeinnützigkeit! Die goldenen Faustregeln dazu lauten:

  • Unser Umgang mit Geld ist unsere Visitenkarte nach Außen. Bitte beachtet das auch in eurem Umgang mit Spendendosen, Einnahmen - besonders gegenüber Dritten. Wir sind als gemeinnützige Organisation zu einem transparenten und sparsamen Umgang mit Spenden verpflichtet. 
  • ALLE finanziellen Transaktionen (seien sie auch noch so klein) müssen in den Büchern von Viva con Agua verzeichnet sein! Damit sie das tun: Bitte in den Pool eintragen!
  • Bei Unsicherheiten: lieber einmal zu viel fragen als zu wenig!
  • Jede Crew ist laut Vereinsordnung dazu verpflichtet, ihre Finanzen ordentlich zu führen. Ein nicht ordentlicher Umgang mit Vereins-Geldern kann im schlimmsten Fall zur Auflösung der Crew führen. 

 

Infos zum Finanztool im Pool

Der Pool ist die absolute Grundlage unser gemeinsamen Buchhaltung und existenziell wichtig! Die monatliche Pflege ist verbindlich für alle Finanz-ASPs der Crews.

Wie bekomme ich Zugriffsrecht auf das Finanz-Tool im Pool?

Das Recht, die Finanzen der Crew zu verwalten, wird dir im Pool von deinem Vorgänger übertragen. Falls das nicht funktioniert wende dich an Friedhelm (f.wittmann@vivaconagua.org)

 

Spenden und wirtschaftliche Einnahmen im Pool

Aktuelle Spenden immer im Pool eintragen - dazu auf „Einnahme hinzufügen“ gehen und alle vorgegeben Felder ausfüllen

Pool Takings Office.png

 

  • Im neuen Finanz-Tool lassen sich diverse Optionen für die Kategorie der Aktion auswählen
Takings Einnahme hinzufügen.png

 

  • Obwohl Spenden und wirtschaftliche Einnahmen am Infostand oder bei jeder anderen Aktion getrennt voneinander aufbewahrt werden müssen, kannst ab jetzt Spenden und wirtschaftliche Einnahmen von einer Aktion mit einer Eintragung im Pool vermerkten. Hierbei kannst du unterscheiden, ob du die Spenden selbst in Bar vorliegen hast, oder ob sie von einer externen Person z.B. Veranstalter direkt auf das Spendenkonto überwiesen wird,
Takings Spendensummen eintragen.png

 

  • Dir wird automatisch eine Verwendungszweck generiert, denn du bei der Einzahlung angibst, oder den du zusammen mit der Kontoverbindung an die externen Überweiser übergibst.
  • Wird eine Spende von einem externen Partner überwiesen, so hat dieser Partner in bestimmten Fällen die Möglichkeit, eine Spendenbescheinigung zu erhalten.  Die Crew ist weiterhin dafür verantwortlich, den Partner gegebenenfalls an die Überweisung zu erinnern. 
Takings externe Überweisung.png

 

  • Sollte es eine wichtige Information zu der Spenden oder zum Verständnis der Aufstellung geben, kannst du diese unter Bemerkungen festhalten
RTENOTITLE

 

  • Mithilfe der übertragbaren Einzahlkarte wird die Spende bis zum genannten Datum auf das Commerzbank-Konto eingezahlt.
  • Alle Spenden gehen so direkt wie möglich auf das Konto. Jegliche andere Verwendung ist rechtswidrig.

 

Einzahlungen hinzufügen

Dank dem neuen Pool, in dem Einnahmen und Überweisungen jetzt miteinander verknüpft werden, kann und sollte das Einzahlverfahren jetzt einfacher sein als das bisherige nervige Jede-Einnahme-Einzeln-Einzahlen-Müssen. Jetzt gilt:

  • Einnahmen eines Events einzahlen

Alle Einnahmen von einem Event sollten immer am Stück eingezahlt werden. Da beim Eintragen im Pool alle Teileinnahmen (Becherspenden, Spendendose, Merchandise-Verkauf usw.) aufgelistet werden, können wir für die Buchhaltung die Informationen dort hernehmen. Das heißt also, ihr dürft endlich die 5€ wirtschaftliche Einnahmen einfach mit den ganzen Spenden zusammen einzahlen (solange ihr vorher alles korrekt aufgeschrieben und im Pool (unter Takings) eingetragen habt).

 

  • Einzahlung im Pool eintragen

Nach der Einzahlung der Spende bei der Commerzbank muss die Einzahlung noch hinzugefügt werden, dazu wählst du "Einzahlung" hinzufügen - dann werden dir die entstprechenden offenen Spendenbeträge angezeigt und du kannst einen oder mehrere auswählen.

Wichtig: zum Abschließen der Einzahlung musst du du oben rechts noch das Einzahldatum auswählen und auf Einzahlung hinzufügen klicken. So sieht das im Pool aus:

Takings Einzahlung hinzufügen.png

 

Eingegangene Einzahlungen werden von der Geschäftsstelle in regelmäßigen Abständen bestätigt. 

Achtung: bei der Migration der Daten von Pool 1 in Pool 2 wurden alle Einnahmen bis Ende 2019 pauschal als erhalten migriert. Wenn euch dazu noch ungereimtheiten auffallen schreibt am besten kurz an f.wittmann@vivaconagua.org eine Mail oder in Mattermost.

 

  • Einzahlung mehrere Events eintragen

Jetzt können auch sehr gerne mehrere Events zusammen eingezahlt werden. Hierbei bitte darauf achten, dass die Einzahlungen wirklich mit den im Pool eingetragenen Einzahlungen (Deposits) übereinstimmen! Wenn ihr eine Einzahlung im Pool eintragt, können dort mehrere Events (Takings) angeklickt werden und als Einzahlung (Deposit) an einem Datum eingetragen werden. Ihr seht dann in der Übersicht die Gesamtsumme dieser Events. Bei der Einzahlung am Automaten solltet ihr dann darauf achten, dass auch wirklich diese Gesamtsumme überwiesen wird.

 

  • Verwendungszwecke beim Einzahlen

Beim Eintragen der Einnahme schlägt euch der Pool jetzt immer einen Verwendungszweck vor. Dieser besteht immer aus einem Drei-Buchstaben-Kürzel für eure Crew und dem Namen des Events. Wenn ihr einzelne Konzerte einzahlt, könnt ihr das gerne so übernehmen. Für die Einzahlung der Summe von mehreren Events ist vor allem das Crew-Kürzel wichtig. Zur besseren Zuordnung ergänzt durch so vielen Namen der Events (Takings), wie in den Verwendungszweck passen. Am besten ihr fangt mit dem an, das im Pool bei der Einzahlung (Deposit) oben steht.

 

  • Fehler beim Einzahlen

Sollte es dazu kommen, dass der Automat mal wieder Geld nicht nimmt, oder verschluckt ist das kein Problem. Zahlt den Rest dann einfach mit dem gleichen Verwendungszweck und „Teil 2“ ein (und wiederholt das Spiel notfalls solange, bis ihr die ganze Summe im Automaten habt 😉). Sollte das nicht gehen, weil z.B. der Schalter in der Bank nicht besetzt ist, schreibt bitte Friedhelm (f.wittmann@vivaconagua.org) eine Mail oder bei Mattermost im Finanz ASP-Team kurz, damit er z.B. Teilbeträge, die später kommen zuordnen kann.

Solltet die von euch gezählte Summe um einen kleinen Betrag nicht mit der Summe vom Automat zusammenpassen und ihr es für wahrscheinlich halten, dass ihr euch einfach verzählt habt könnt ihr einfach die Einnahme im Pool anpassen. So kommen nicht immer wieder Fehlbeträge von ein paar Cent zusammen.

   

 

Übersicht wie Einnahmen und Einzahlungen im im neuen Pool Eingetragen werden

Schaubild_neuer_Pool_1.png
Schaubild_neuer_Pool_2.png

 

 

 

 

Anschaffungen und Erstattung von Auslagen - Achtung: hier gibt es eine Neuerung!

  • Alle Ausgaben laufen über die Geschäftsstelle in Hamburg
  • je nach Ausgaben-Art ist ein anderer Umgang nötig - näheres klärt die Ausgabenliste
  • Ausgaben müssen im Vorfeld oft abgesprochen werden. Am besten einfach hierüber Anfragen: Management von Crewausgaben
  • zur Erstattung von Auslagen wird ein Erstattungsformular und ein Beleg benötigt. Belege können als Foto oder Scan direkt hochgeladen werden
  • nach Absprache können Rechnungen auch von Viva con Agua bezahlt werden. Hierfür muss die Rechnung an Viva con Agua e.V., Neuer Kamp 32, 20357 Hamburg adressiert sein. Hier kann eine Rechnung abgesprochen werden. 
  • Ausgaben werden momentan nicht im  Pool abgebildet.
  • Alle, von Vereinsmitteln angeschafften Dinge gehören dem Verein. Die Crew ist für die sichere Lagerung und ordnungsgemäße Nutzung verantwortlich. Bei Auflösung einer Crew wird das Material unaufgefordert an die Geschäftsstelle zurück gegeben. 
Prozess-Crew-Ausgaben.png

Tipps und Tricks

  • Am besten alle Einträge sofort nach der Aktion in den Pool eintragen, damit nichts verloren geht.
  • Bei der Durchführung von Aktionen (eigene oder fremde) immer eine Person bestimmen, die die Finanzen im Auge hat, das Geld/die Spendendosen in ihre Obhut nimmt und die Belege sammelt.
  • Bei Unsicherheiten immer eine Mail an dein Finanzteam schicken oder einfach unter Mattermost nachfragen!

Häufige Fragen

Rund ums Zocken: Dürfen wir Bingo, Tombola etc. anbieten?

  • Jegliches Spiel, bei dem der Erfolg des Spielers ausschließlich vom Zufall abhängt, gilt rechtlich als Glücksspiel. Damit unterliegt es besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen und muss vom Verein angemeldet werden. Deshalb Glücksspiele immer frühzeitig mit dem Büro abklären und planen. Auf keinen Fall Glücksspiel ohne Abstimmung mit dem Büro stattfinden lassen.
Abgerufen von „https://wiki.stage.vivaconagua.org/index.php?title=How_to_Finanzen&oldid=7691“