Viva con Agua Crews

Viva con Agua Crews
Netzwerk
Ansprechperson	Ella Monden
Emailadresse	[1]

Als Crews werden die ehrenamtlich geführten Ortsgruppen der jeweiligen Viva con Agua Vereine bezeichnet. Es sind Zusammenschlüsse von Supporter*innen in einer Stadt oder einer Region. Sie sind regionale Anlaufstellen für die ehrenamtlichen Supporter*innen des Vereins und für die interessierte Öffentlichkeit. Mit ihren bunten und vielfältigen Aktionen unterstützen sie Viva con Agua dabei Spenden zu sammeln und die Öffentlichkeit für das globale Thema Trinkwasser zu sensibilisieren. Wie alle Unterstützer*innen von VcA orientieren sich auch die Crews an den Kulturellen Grundannahmen.

Eine Crew ist rechtlich unselbstständig und organisatorisch eine Untergliederung des Vereins. Eine Crew kann daher keine eigenen Rechtsgeschäfte abschließen.

 

 

 

Rechte und Pflichten einer Crew

Zu den Rechten und der offiziellen Grundausstattung einer Crew gehören:

• die Möglichkeit, Viva con Agua in deiner Stadt zu repräsentieren
• das Recht, für Viva con Agua Spenden zu sammeln
• eine Viva con Agua Emailadressen
• eine Viva con Agua-Stadt Facebook-Seite & Instagram-Account
• einen eigenen Verwaltungsbereich auf der Online-Plattform Pool
• Zugang zu Informationen aus dem VcA-Kosmos
• die Möglichkeit eine Person als stimmberechtiges Vereinsmitglied zur Mitgliederversammlung zu entsenden
• ein offizielles Crew-Logo mit Stadtnamen
• Ausstattung mit Banner und Fahnen in Corporate Design, sowie Infomaterial vom Verein
• die Möglichkeit, Kosten für die Crew erstatten zu lassen

 

Zu den Pflichten einer Crew gehört es, dass:

• sie sich intern eine Struktur gibt, die ihren eigenen, individuellen Bedürfnissen gerecht wird.
• sie Ansprechpersonen (ASP) als Schnittstellen für die Vereinsadministration bestimmt, die regelmäßig an Online-Konferenzen teilnehmen, Informationen in die Crew tragen und einen Bereich in der Crew-Arbeit koordinieren.
• mindestens zwei Personen pro Crew das jährliche VIVA CON AGUA NETZWERKTREFFEN besuchen.
• sie für VcA regelmäßig aktiv ist und mind. vier Aktionen im Jahr umsetzt.
• eine stetige, monatliche und ordentliche Buchhaltung führt.
• sie sich in ihren Handlungen an den Kulturellen Grundannahmen von Viva con Agua orientiert.

Struktur einer Crew

Grundsätzlich soll sich jede Crew so strukturieren, wie es für sie am sinnvollsten ist und wie es zu den Bedürfnissen der Crew je nach Äktivität und regionalen Besonderheiten passt. Dennoch gibt es einige Struktur-Elemente, die in jeder Crew vorhanden sein sollten.

Crew-Versammlung und Wahl der Crewvertretung (ASP)

Jede Crew ist angehalten, neben den monatlich stattfindenden Crew-Treffen im ersten Quartal des Jahres eine Crew-Versammlung abzuhalten. Dort wird das vergangene Jahr reflektiert, ein Crew-Jahresbericht inkl. Bericht des Finanz-ASP über gesammelte Spenden, Einnahmen und Ausgaben präsentiert, ggf. wird die individuelle Crew- und ASP-Struktur für die Zukunft angepasst, sowie das stimmberechtigte Vereinsmitglied und die weiteren Ansprechpersonen für das kommende Jahr bestimmt.

Die Ansprechpersonen werden nach der Wahl, spätestens bis zum 30.04. eines jeden Jahres der Freiwilligenkoordination im Brunnenbüro mitgeteilt. Das stimmberechtigte Vereinsmitglied muss bis zu diesem Datum einen Antrag auf Mitgliedschaft an den Vereins-Vorstand gestellt haben.

Auszug aus der Vereinsordnung

0. In der VcA Crew-Versammlung haben alle Mitglieder der VcA Crew eine Stimme. Die VcA Crew- Versammlung findet einmal jährlich im ersten Quartal statt. Sie wird von der VcA Crew-Vertretung per Email einberufen. Die Ladungsfrist beträgt zwei Wochen. Die VcA Crew-Vertretung bestimmt eine*n Versammlungsleiter*in. Die VcA Crew-Versammlung ist beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß geladen wurde. Die Tagesordnung setzt der*die Versammlungsleiter*in fest. Sie muss mindestens folgende Punkte enthalten:

• Eröffnung der VcA Crew-Versammlung durch den*die Versammlungsleiter*in
• Entscheidung über Aktivität im laufenden Jahr
• Feststellung der Beschlussfähigkeit der VcA Crew-Versammlung
• Jahresbericht der Kassenwart*in der VcA Crew
• Festlegung der Aufgaben und der Art der Amtsführung der neu zu wählenden VcA Crew-Vertretung
• Bestimmung der neuen VcA Crew-Vertretung

Die VcA Crew-Versammlung bestimmt in einem für sie angemessen demokratischen Verfahren die VcA Crew-Vertretung. Von der VcA Crew-Versammlung ist ein Protokoll anzufertigen, dass allen Mitgliedern der VcA Crew, sowie der Geschäftsstelle (Bereich Netzwerk) zur Verfügung gestellt wird.

 

Stimmberechtigtes Crew-Mitglied

Jede offiziell gegründete VcA Crew hat die Möglichkeit eine beliebige Person aus ihren Reihen zu wählen, die als stimmberechtigtes Vereinsmitglied an den Mitgliederversammlung (MV) teilnehmen kann. Das Stimmberechtigte Mitglied wird von allen Stimmrechtlosen Mitgliedern der Crew gewählt. Der oder die Delegierte muss einen Antrag auf Mitgliedschaft nach §4 (2) S1. Nr. C der Vereinssatzung stellen. Die Vereinsmitgliedschaft endet automatisch nach einem Jahr, kann aber bei Wiederwahl neu beantragt werden. 

Für alle Themen rund um die (MV) ist der/die Delegierte (als offizielles Vereinsmitglied) die zentrale Schnittstelle zwischen Vereinsadministration und der jeweiligen Crew. Die entsprechende Person bekommt alle Informationen zur MV zur Verfügung gestellt und leitet sie an die Crew weiter. Das stimmberechtigte Mitglied versucht ein Stimmungsbild der Crew zu den abzustimmenden Themen zu erhalten und dieses bei der Abstimmung zu berücksichtigen. 

Das stimmberechtigte Vereinsmitglied muss bei der MV nicht persönlich anwesend sein. Es besteht die Möglichkeit die eigene Stimme auf ein anderes, anwesendes, stimmberechtigtes Vereinsmitglied zu übertragen, bzw. seit 2022 wird eine Online-Abstimmung im Vorfeld durchgeführt. Die Stimme kann nicht an ein anderes Mitglied der Crew übertragen werden. 

Für die Vereinsmitgliedschaft wird, wie in jedem anderen Verein auch, ein Jahresbeitrag erhoben. Dieser beträgt aktuell 50,00 €. Die Mitgliedsbeiträge kommen unserer Vereinsarbeit zu Gute. Nach §6 (3) unserer Satzung besteht die Möglichkeit sich von dieser Beitragspflicht befreien zu lassen, insofern dafür besondere Gründe vorliegen. Eine entsprechende Erklärung findet sich im Antrag.

Details dazu sind in der Vereinsordnung Punkt 2.6 zu finden.

Ansprechpersonen/Crewvertretung

Ansprechpersonen (in der Vereinsordnung als Crewvertretung bezeichnet) fungieren crewintern, vereinsintern und für externe Partner als Kommunikationsschnittstelle zu konkreten Themenbereichen in der Crew (ursprünglich Aktionen, Bildung, Netzwerk und Finanzen). Sie werden im ersten Quartal des Jahres auf der Crew-Versammlung bestimmt, ihre Amtszeit sollte möglichst ein Jahr betragen. Die Strukturvorgaben waren zum Zeitpunkt der Einführung (2012) zwingend notwendig und haben dem Verein sehr geholfen. Heute ist die Benennung von Ansprechpersonen eher als Empfehlung und als Orientierungshilfe zu verstehen. Jede Crew hat ihre eigenen Herausforderungen und bedarf einer individuellen Struktur, die sie sich selbst erarbeiten sollte. Alle Aufgaben und Rollen der ehemaligen Bereichs-ASP wurden 2019 in Zusammenarbeit mit vielen Crews gesammelt und als Aufgabenspektrum dargestellt. Diese Aufgaben können nun nach Bedarf individuell an gewählte Ansprechpersonen verteilt werden. 

ASP Finanzen

Die Funktion/Rolle der Ansprechperson Finanzen ist von der freien Gestaltung der internen Struktur ausgenommen. Sie ist absolut notwendig und wird zwingend vorausgesetzt. Die ASP Finanzen hat die Aufgabe die Buchhaltung der Crew zu führen, die Weiterleitung der Spenden- und Wirtschaftsgelder zu überblicken und gibt die Bugdets bei Crew-Aktionen frei.

Aufgaben und Prozesse die diese Funktion betreffen sind im How to Finanzen zusammengefasst.

Datenschutz

Ansprechpersonen sind für die regionale Koordination von Supporter*innen zuständig und haben deshalb auch Zugriff auf personenbezogenen Daten. Deshalb ist hier ein besonders gewissenhafter Umgang mit Daten, Passwörtern etc. gefragt. Der Datenschutz in der Crewarbeit wird regelmäßig aktualisiert, deshalb sollte hier regelmäßig reingeschaut werden. 

 

Crew Finanzen

Eine offiziell gegründete Crew ist berechtigt, für Viva con Agua Spenden zu sammeln (Spendenbescheinigungen können von Crews nicht ausgetellt werden). Dabei genießen Viva con Agua Crews ein großes Vertrauen seitens des Vereins, der Spender*innen, der Partner*innen und der Supporter*innen. Als Spenden sammelnde Organisation legt der Verein einen großen Wert auf einen sauberen und zuverlässigen Umgang mit Spenden- und wirtschaftlichen Einnahmen, sowie einen verantwortungsbewussten und effizienten Umgang bei Ausgaben. Jede Crew verpflichtet sich dazu, ihre Einnahmen und Ausgaben streng nach den Richtlinien der How to Finanzen zu dokumentieren und an den jeweiligen Verein weiter zu leiten. Die Finanz-Dokumentation der Crew wird in die Buchhaltung des Vereins eingefügt. 

Das Wichtigste der Crew-Finanzen auf einen Blick: 

- Alle Spenden und wirtschaftlichen Einnahmen werden innerhalb von einem Monat zu 100 % an Viva con Agua de Sankt Pauli e.V.  weitergeleitet

- Alle für die Crew-Arbeit notwendigen und dem Satzungszweck entsprechenden Ausgaben werden (in bestimmten Fällen nach Absprache) von Viva con Agua de Sankt Pauli e.V. übernommen. Näheres siehe Ausgabenliste.

- Spenden, die die Crew gesammelt hat, dürfen weder auf privaten Konten zwischengeparkt werden, noch kann eine Crew ein eigenes Konto einrichten. 

- am Ende des Jahr gibt die gewählte Finanz-Ansprechperson den Mitgliedern der Crew einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben-Situation des letzten Jahres. 

- Nicht ordnungsgemäße Durchführung im Umgang mit Spenden, Einnahmen und Ausgaben kann zur Auflösung der Crew führen

 

 

 

 

Crew-Aktionen

Ziel der Aktionen einer Crew sind Spendengenerierung für WASH-Projekte und/oder Sensibilisierung von Jung und Alt für die WASH-Thematik. Die Aktivitäten haben immer eine enge Verbindung zu den universal languages - Kunst, Sport und Musik. Viva con Agua lebt von freudvollem Aktionismus und kreativen Ideen die überall im VCA-Kosmos entstehen und zu spannenden Aktionen transformiert werden. Um diesen Geist aufrecht zu erhalten befinden wir uns stets auf einer Gratwanderung zwischen größtmöglicher kreativer Entfaltungsfreiheit auf der einen und dem Einhalten des rechtlichen Rahmens für Vereinsaktivitäten auf der anderen Seite.

Insbesondere bei öffentlichen Crew-Aktionen, die keine Pfandbecheraktionen oder Spendenläufe sind, also Aktionen, bei denen sich die Crew nicht unbedingt an bestehende Events andockt, sondern einen erheblichen Eigenanteil an der Konzeption und der Organisiation des Events hat, sind folgende wichtige Grundregeln zu beachten. 

• VcA ist grundsätzlich niemals Veranstalter*in einer Crew-Aktion

Als Veranstalter*in eines Events hat man vielerlei Pflichten, je aufwändiger eine Veranstaltung, desto umfangreicher sind sie in der Regel (dazu gehören u.a. GEMA-Anmeldung, behördliche Anmeldungen, Abführen von Steuern, Abschließen einer Haftpflichtversicherung, Brandschutz etc.). Diese Aufgabe überlassen wir Profis und gehen eine Event-Kooperation ein. Hier sollte immer Wert auf eine gute und langfristige Zusammenarbeit gelegt werden. 

• Für Crew-Aktionen wird im Vorfeld eine Kalkulation angefertigt und mit der Vereinsadministration abgesprochen, darauf basierend können die Kosten für Events von Viva con Agua übernommen werden.

Crew-Aktionen müssen nicht immer Gewinn abwerfen, sie dürfen aber kein "Minus" produzieren. Deshalb muss im Vorfeld geschaut werden, welche Kosten entstehen werden und welche Einnahmen zu erwarten sind. Wichtig ist dabei nicht nur die Summe, sondern auch die Kostenart (siehe dazu Ausgabenliste). Alle abgesprochenen Ausgaben werden nach der Aktion gegen Vorlage der Original-Rechnung erstattet. 

• Crew-Aktionen vermitteln die Vision von Viva con Agua "Wasser für Alle - Alle für Wasser" auf kreative Art und Weise

Um den Einsatz von Freiwilligen und Spenden möglichst effizient zu nutzen, sollen Besucher*innen von Viva con Agua Crew-Events immer mit der Vision von Viva con Agua in Kontakt gebracht und für diese sensibilisiert werden. 

• Für alle Crew-Aktionen wird immer das offizielle Logo der Crew verwendet. 

Um Crew-Aktionen immer als diese zu kennzeichnen wird für alle Designs zu dem Event das offizielle Logo der Crew genutzt. 

• Das Missachten dieser Grundregeln kann für die organisierenden Personen und ggf. für den Verein zu Problemen führen.

Bei Unklarheiten ist es immer ratsam den Bereich Netzwerk/Freiwilligenkoordination im Brunnenbüro zu kontaktieren

Bunte, wilde, verrückte, freudvolle und spendenwirksame Aktionen machen VcA zu dem was es ist. Das soll auch in Zukunft so bleiben.

(siehe auch How to Best-Practice Crew-Aktionen)