How to Finanzen

How to Finanzen
Spenden.png
Bereich	Finanzen & Administration, Schnittstelle Netzwerk
Wofür ist dieses Dokument gedacht?	Überblick im Umgang mit Crewfinanzen: Spenden & Wirtschaftliche Einnahmen, sowie Crew-Ausgaben
Für wen ist dieses Dokument relevant	Finanz-Ansprechpersonen & interessierte Supporter*innen & alle, die mit Viva con Agua Geld zu tun haben
Ansprechpartner*in	Eileen Kurth & Ella Monden
Weiterführende Artikel	[{{{wiki-URL}}} wiki]
Weiterführende Links	[{{{URL}}} Links]

Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen

• Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden im Finanzbereich im Pool erfasst. 
• Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden spätestens 4 Woche nach Erhalt und ohne Abzug auf das Konto der Commerzbank eingezahlt. Hierfür werden den Crews Einzahlkarten zur Verfügung gestellt. 
• Externe Spenden immer auf das Spendenkonto überweisen lassen:
  IBAN: DE58200505501268135181 BIC: HASPDEHHXXX
• Der Verwendungszweck ist immer:

• Stadt – Aktion (z.B. Köln –R4W Grundschule XY oder Viva Movimiento)
• Externe Spenden sollen bitte auch immer einen eindeutigen Verwendungszweck nennen (z.B. Spende Aktion xy – VcA-Stadt, also Spende Garderobe Pfingstfest, VcA-Tübingen)

• Spenden dürfen niemals auf ein privates Konto eingezahlt werden

 

How To: Finanzen

Grundsätzliches

Finanzen bitte sehr ernst nehmen, es geht nicht nur um das Generieren von Geld, sondern auch um juristische und steuerrechtliche Genauigkeit und deshalb nicht zuletzt um unsere Gemeinnützigkeit! Die goldenen Faustregeln dazu lauten:

• Unser Umgang mit Geld ist unsere Visitenkarte nach Außen. Bitte beachtet das auch in eurem Umgang mit Spendendosen, Einnahmen - besonders gegenüber Dritten. Wir sind als gemeinnützige Organisation zu einem transparenten und sparsamen Umgang mit Spenden verpflichtet. 
• ALLE finanziellen Transaktionen (seien sie auch noch so klein) müssen in den Büchern von Viva con Agua verzeichnet sein! Damit sie das tun: Bitte in den Pool eintragen!
• Bei Unsicherheiten: lieber einmal zu viel fragen als zu wenig!
• Jede Crew ist laut Vereinsordnung dazu verpflichtet, ihre Finanzen ordentlich zu führen. Ein nicht ordentlicher Umgang mit Vereins-Geldern kann im schlimmsten Fall zur Auflösung der Crew führen. 

Infos zum Finanztool im Pool

Der Pool ist die absolute Grundlage unser gemeinsamen Buchhaltung und existenziell wichtig! Die monatliche Pflege ist verbindlich für alle Finanzansprechpartner der Crews.

Wie bekomme ich Zugriffsrecht auf das Finanz-Tool im Pool?

Das Recht, die Finanzen der Crew zu verwalten, wird dir im Pool von deinem Vorgänger übertragen. 

Spenden im Pool

• Aktuelle Spenden immer im Pool eintragen - dazu auf „Spende hinzufügen“ gehen und alle vorgegeben Felder ausfüllen
• Mithilfe der übertragbaren Einzahlkarte wird die Spende spätestens 4 Wochen nach Erhalt auf das Commerzbank-Konto eingezahlt.
• Alle Spenden gehen so direkt wie möglich auf das Konto. Jegliche andere Verwendung ist rechtswidrig.
  
• Wird eine Spende von einem externen Partner überwiesen, so wird dies auch im Pool eingetragen. Die Crew ist weiterhin dafür verantwortlich, dem externen Partner Kontoverbindung und Verwendungszweck mitzuteilen und den Partner gegebenenfalls an die Überweisung zu erinnern. 
• Eingezahlte Spenden werden von Finanz-ASP unter "Überweisung hinzufügen" erfasst.
• Eingegangene Spenden werden von der Geschäftsstelle in regelmäßigen Abständen bestätigt. 

Umgang mit wirtschaftlichen Einnahmen und Handhabe im Pool - Achtung: hier gibt es eine Neuerung!

• Alle wirtschaftliche Einnahmen werden im Wirtschaftsbereich und "Einnahme hinzufügen" im Pool eintragen
• alle Einnahmen werden innerhalb von 4 Wochen nach Erhalt zu 100% eingezahlt

Anschaffungen und Erstattung von Auslagen - Achtung: hier gibt es eine Neuerung!

• Alle Ausgaben laufen über die Geschäftsstelle in Hamburg
• je nach Ausgaben-Art ist ein anderer Umgang nötig - näheres klärt die Ausgabenliste
• besondere Ausgaben müssen im Vorfeld abgesprochen werden --> Management von Crewausgaben
• zur Erstattung von Auslagen wird ein Erstattungsformular und der Original-Beleg benötigt. Digitale Belege können direkt hochgeladen werden, Papierbelege werden mit vorfrankierten Briefumschlägen eingeschickt. 
• nach Absprache können Rechnungen auch von Viva con Agua bezahlt werden. Hierfür muss die Rechnung an Viva con Agua e.V., Neuer Kamp 32, 20357 Hamburg adressiert sein. Hier kann eine Rechnung abgesprochen werden. 
• Ausgaben werden weiterhin im Pool im Bereich Wirtschaftsgeld unter "Ausgabe hinzufügen" eingetragen --> Erstattung wird durch Rücküberweisung im Pool dargestellt. So hat der Finanz-ASP weiterhin einen Überblick über die Ausgaben der Crew
• 
• Alle, von Vereinsmitteln angeschafften Dinge gehören dem Verein. Die Crew ist für die sichere Lagerung und ordnungsgemäße Nutzung verantwortlich. Bei Auflösung einer Crew wird das Material unaufgefordert an die Geschäftsstelle zurück gegeben. 

Tipps und Tricks

• Am besten alle Einträge sofort nach der Aktion in den Pool eintragen, damit nichts verloren geht.
• Bei der Durchführung von Aktionen (eigene oder fremde) immer eine Person bestimmen, die die Finanzen im Auge hat, das Geld/die Spendendosen in ihre Obhut nimmt und die Belege sammelt.

• Erstattungen nur gegen die Vorlage des Originalbelegs.

• Bei Unsicherheiten immer eine Mail an das Büro schicken!

Häufige Fragen

Rund ums Zocken: Dürfen wir Bingo, Tombola etc. anbieten?

• Jegliches Spiel, bei dem der Erfolg des Spielers ausschließlich vom Zufall abhängt, gilt rechtlich als Glücksspiel. Damit unterliegt es besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen und muss vom Verein angemeldet werden. Deshalb Glücksspiele immer frühzeitig mit dem Büro abklären und planen. Auf keinen Fall Glücksspiel ohne Abstimmung mit dem Büro stattfinden lassen.