How to Finanzen

How to Finanzen
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Bereich	Finanzen & Administration, Schnittstelle Netzwerk
Wofür ist dieses Dokument gedacht?	Überblick im Umgang mit Crewfinanzen: Spenden & Wirtschaftliche Einnahmen, sowie Crew-Ausgaben
Für wen ist dieses Dokument relevant	Finanz-Ansprechpersonen & interessierte Supporter*innen & alle, die mit Viva con Agua Geld zu tun haben
Ansprechpartner*in	Eileen Kurth & Ella Monden
Weiterführende Artikel	[{{{wiki-URL}}} wiki]
Weiterführende Links	[{{{URL}}} Links]

Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen

• Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden im Finanzbereich im Pool erfasst. 
• Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden spätestens 4 Woche nach Erhalt und ohne Abzug auf das Konto der Commerzbank eingezahlt. Hierfür werden den Crews Einzahlkarten zur Verfügung gestellt. 
• Externe Spenden immer auf das Spendenkonto überweisen lassen:
  IBAN: DE58200505501268135181 BIC: HASPDEHHXXX
• Der Verwendungszweck ist immer:
• Stadt – Aktion (z.B. Köln –R4W Grundschule XY oder Viva Movimiento)
• Externe Spenden sollen bitte auch immer einen eindeutigen Verwendungszweck nennen (z.B. Spende Aktion xy – VcA-Stadt, also Spende Garderobe Pfingstfest, VcA-Tübingen)

Spenden dürfen niemals auf ein privates Konto eingezahlt werden

 

How To: Finanzen

Grundsätzliches

Finanzen bitte sehr ernst nehmen, es geht nicht nur um das Generieren von Geld, sondern auch um juristische und steuerrechtliche Genauigkeit und deshalb nicht zuletzt um unsere Gemeinnützigkeit! Die goldenen Faustregeln dazu lauten:

• Unser Umgang mit Geld ist unsere Visitenkarte nach Außen. Bitte beachtet das auch in eurem Umgang mit Spendendosen, Einnahmen - besonders gegenüber Dritten. Wir sind als gemeinnützige Organisation zu einem transparenten und sparsamen Umgang mit Spenden verpflichtet. 
• ALLE finanziellen Transaktionen (seien sie auch noch so klein) müssen in den Büchern von Viva con Agua verzeichnet sein! Damit sie das tun: Bitte in den Pool eintragen!
• Bei Unsicherheiten: lieber einmal zu viel fragen als zu wenig!
• Jede Crew ist laut Vereinsordnung dazu verpflichtet, ihre Finanzen ordentlich zu führen. Ein nicht ordentlicher Umgang mit Vereins-Geldern kann im schlimmsten Fall zur Auflösung der Crew führen. 

Infos zum Finanztool im Pool

Der Pool ist die absolute Grundlage unser gemeinsamen Buchhaltung und existenziell wichtig! Die monatliche Pflege ist verbindlich für alle Finanzansprechpartner der Crews.

Wie bekomme ich Zugriffsrecht auf das Finanz-Tool im Pool?

Das Recht, die Finanzen der Crew zu verwalten wird dir im Pool von deinem Vorgänger übertragen. 

Spenden im Pool

• Aktuelle Spenden immer im Pool eintragen - dazu auf „Spende hinzufügen“ gehen und alle vorgegeben Felder ausfüllen
• Mithilfe der übertragbaren Einzahlkarte wir die Spende spätestens 4 Wochen nach Erhalt auf das Commerzbankkonto eingezahlt.
• Alle Spenden gehen so direkt wie möglich auf das Konto. Jegliche andere Verwendung ist rechtswidrig.
• Wird eine Spende von einem externen Partner überwiesen, so wird dies auch im Pool eingetragen. Die Crew ist weiterhin dafür verantwortlich, dem externen Partner Kontoverbindung und Verwendungszweck mitzuteilen und den Partner gegebenenfalls an die Überweisung zu erinnern. 
• Eingezahlte Spenden werden von Finanz-ASP unter "Überweisung hinzufügen" erfasst.
• Eingegangene Spenden werden von der Geschäftsstelle in regelmäßigen Abständen bestätigt. 

Umgang mit Wirtschaftsgeld und Handhabe im Pool - Achtung: hier gibt es eine Neuerung!

• Alle Ein- und Ausgaben in den Wirtschaftsbereich im Pool eintragen.

• Für alle Ausgaben wird ein Beleg benötigt! Dazu immer die Beträge in den Pool eintragen und die ORIGINALBELEGE dann am Monatsende nach Hamburg schicken.

• Wenn verschiedene Mehrwertsteuerarten auf einem Beleg angezeigt werden (z.B. 7% für Lebensmittel und 19% für Material), einfach den Beleg unter zwei verschiedenen Belegnummern eintragen (einmal für die 7% und einmal für die 19%).

• Auf jedem Beleg die Belegnummer eintragen.

• Wenn der Beleg verschickt wurde, bitte im Pool markieren damit das Ganze im Büro bestätigt werden kann.

• Immer die Summe und das Datum des überwiesenen Geldes in den Pool eintragen (das ist besonders wichtig, wenn ihr kleinere Beträge gesammelt überweist).

• Am Monatsende immer die Finanzen im Pool abschließen und die Belege per Post nach Hamburg schicken! Viva con Agua de Sankt Pauli e.V., z.Hd. Eileen Kurth, Neuer Kamp 32, 20357 Hamburg

• Alle Beträge des Wirtschaftsgeldes die über 300€ bei Zellen und über 150€ bei Local Crews hinausgehen, werden auf das Konto: 1268135165, BLZ: 20050550 der HASPA überwiesen.

• Wichtig: bitte gebt den Verwendungszweck wie folgt an: Stadt – Spende/Wirtschaftsgeld – Monat (z.B. Stuttgart – Spende – August)

Anschaffungen und Erstattung von Auslagen

• Sinnvolle und Erforderliche Ausstattungen unter 200€ (Verbrauchsmaterialien ausgenommen) können ohne Absprache mit dem Büro angeschafft werden. Angeschaffte Ausstattungen sind in der zentralen Inventurliste zu führen:

• Ausgaben von bis zu 100,- € können ohne Rücksprache aus der Zellen/Local Crew- eigenen Barkasse der Wirtschaftsgeldeinnahmen erstattet werden. Alles andere bitte vorher mit Hamburg absprechen. Erstattungen können nur mit Beleg erfolgen. Bitte die Originalbelege dafür am Monatsende nach HH schicken.

Tipps und Tricks

• Am besten alle Einträge sofort nach der Aktion in den Pool eintragen, damit nichts verloren geht.

• Bei der Durchführung von Aktionen (eigene oder fremde) immer eine Person bestimmen, die die Finanzen im Auge hat, das Geld/die Spendendosen in ihre Obhut nimmt und die Belege sammelt.

• Erstattungen nur gegen die Vorlage des Originalbelegs.

• Bei Unsicherheiten immer eine Mail an das Büro schicken!

Häufige Fragen

Was ist eine Spende?

 

Bedeutet aber auch: Alle Einnahmen, die wir generieren, bei denen die Leute gezwungen sind, zu zahlen, oder bei denen wir vorgeben, WAS sie zahlen müssen oder bei denen sie eine Gegenleistung erhalten (das muss kein Sachwert sein!) sind keine Spenden! Keine Spenden sind deshalb: z.B. Merchandising, Eintritte zu Veranstaltungen, Nennungen zu Fußballturnieren, finanzielle Unterstützung von Veranstaltungen, die wir durchführen etc. - das ist Wirtschaftsbetrieb.

Wir sind berechtigt, Spendenbescheinigungen auszustellen, aber nur für glasklare Spenden. Bitte keine Spendenquittungen in Aussicht stellen, wenn Ihr Euch nicht sicher seid, ob die Leistung eine Spende ist! Im Zweifel lieber das VcA-Büro fragen.

Mehr bei Wikipedia: Spende

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Was ist Wirtschaftsgeld?

Wirtschaftsgeld sind Einnahmen, für die der Geber einen Gegenwert erhält.

Dazu gehören z.B.: Merchandising, Eintrittsgelder, Gastroeinnahmen, Sponsoring aber auch Dienstleistungen, die man von uns in Anspruch nimmt (z.B. Organisation von Veranstaltungen, Getränkeausschank, Garderobe etc.).

Für diese Einnahmen können keine Spendenquittungen ausgestellt werden, sondern wir schreiben darüber Rechnungen (aber nur vom VcA-Büro Hamburg aus!) und sie müssen ganz normal versteuert werden.

Es ist sinnvoll, Wirtschaftsgeld zu generieren (wir brauchen das Geld, um unsere gesamten Ausgaben zu bezahlen), es ist aber absolut wesentlich, die beiden Einnahmearten (Spende/ Wirtschaftsgeld) voneinander zu trennen. In der Verwendung und in der Dokumentation.

Zum Wirtschaftsgeld gehören auch Einnahmen aus Sponsoring. Dazu ein paar Basics:

• Bitte immer klar überlegen: ist eine Einnahme von einem Partner Spende, normale Bezahlung oder Sponsoring?
• Sponsoring bitte immer mit dem VcA-Büro absprechen, da steuerlicher Sonderfall.
• Sollte z.B. bei Veranstaltungen ein richtiger Vertrag mit Unterschrift nötig sein, muss das VcA Büro in Hamburg unterschreiben – da juristisch bindendes Dokument!

Rund ums Zocken: Dürfen wir Bingo, Tombola etc. anbieten?

• Jegliches Spiel bei dem der Erfolg des Spielers ausschließlich vom Zufall abhängt gilt rechtlich als Glücksspiel. Damit unterliegt es besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen und muss vom Verein angemeldet werden. Deshalb Glücksspiele immer frühzeitig mit dem Büro abklären und planen. Auf keinen Fall Glücksspiel ohne Abstimmung mit dem Büro stattfinden lassen.

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Weiterführende Infos

Für mehr Finanzinformationen siehe: How_To:_FAQ_Finanzen

Ansprechpartner im Brunnenbüro:

Ansprechpartner/-in: Doris Volk
Fehler beim Erstellen des Vorschaubildes: Datei fehlt	E-Mail: d.volk@vivaconagua.org
	Telefon: 04041260915

Ansprechpartner/-in: Eileen Kurth
Fehler beim Erstellen des Vorschaubildes: Datei fehlt	E-Mail: e.kurth@vivaconagua.org
	Telefon: 04041260915