How to Finanzen

How to Finanzen
Spenden.png
Bereich	Finanzen & Administration, Schnittstelle Netzwerk
Wofür ist dieses Dokument gedacht?	Überblick im Umgang mit Crewfinanzen: Spenden & Wirtschaftliche Einnahmen, sowie Crew-Ausgaben
Für wen ist dieses Dokument relevant	Finanz-Ansprechpersonen & interessierte Supporter*innen & alle, die mit Viva con Agua Geld zu tun haben
Ansprechpartner*in	Eileen Kurth & Ella Monden
Weiterführende Artikel	[{{{wiki-URL}}} wiki]
Weiterführende Links	[{{{URL}}} Links]

Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen

• ein verantwortungsvoller und korrekter Umgang mit Viva con Agua Geld ist essentiell, um die Gemeinnützigkeit zu schützen
• Alle Spenden und wirtschaftliche Einnahmen (z.B. durch Verkauf/Eintritt) werden zu 100 % mit der Einzahlkarte der Crew auf das Commerzbank-Konto von Viva con Agua eingezahlt
• Externe Spenden immer auf das Spendenkonto überweisen lassen:

Viva con Agua de Sankt Pauli e.V., Kontonummer: 1268135181, BLZ: 20050550, IBAN: DE58200505501268135181

• Der Verwendungszweck bei eigenen Aktionen ist immer:
  • Stadt – Spende/Wirtschaftsgeld – Monat (z.B. Köln – Spende – August)
  • Externe Spenden sollen bitte auch immer einen eindeutigen Verwendungszweck nennen (z.B. Spende Aktion xy – VcA-Stadt also Spende Garderobe Pfingstfest, VcA-Tübingen).

• Das Wirtschaftsgeld wird immer auf das folgende HASPA Konto überwiesen: Kontonummer: 1268135165, BLZ: 20050550, IBAN: DE05200505501268135165

 

How To: Finanzen

Grundsätzliches

Finanzen bitte sehr ernst nehmen, es geht nicht nur um das Generieren von Geld, sondern auch um juristische und steuerrechtliche Genauigkeit und deshalb nicht zuletzt um unsere Gemeinnützigkeit! Die goldenen Faustregeln dazu lauten:

• Unser Umgang mit Geld ist unsere Visitenkarte nach Außen. Bitte beachtet das auch in eurem Umgang mit Spendendosen, Kassen, Einnahmen - besonders gegenüber Dritten.
• ALLE finanziellen Transaktionen (seien sie auch noch so klein) müssen in den Büchern in Hamburg verzeichnet sein! Damit sie das tun: Bitte in den Pool eintragen!
• Bei Unsicherheiten: lieber einmal zu viel fragen als zu wenig!
• Größere Ausgaben (Betrag höher als Kassenbestand der Zelle oder Local Crew) immer VORHER mit Hamburg abstimmen.

Abläufe und Dokumentationen

• Bitte immer alle Belege/Quittungen sammeln und am Ende des Monats nach Hamburg senden. Bitte vergesst nicht, die Nummer auf den Beleg/Quittung zu schreiben, die der Pool dazu generiert. (Neuer Kamp 32, 20357 Hamburg). Immer immer immer!

• Ausgaben nicht aus Spenden erstatten. Niemals niemals niemals!

• Alle finanziellen Bewegungen in eurer Stadt in den Pool eintragen. Und alle heißt ALLE!

• Dabei differenzieren zwischen Spendeneinnahmen und Wirtschaftsgeld.

• Generierte Gelder monatlich auf das entsprechende Hamburger Konto einzahlen. ES SEI DENN wir vereinbaren eine Ausnahme.

Infos zum Finanztool im Pool

Der Pool ist die absolute Grundlage unser gemeinsamen Buchhaltung und existenziell wichtig! Die monatliche Pflege ist verbindlich für alle Finanzansprechpartner der Crews.

Wie bekomme ich Zugriffsrecht auf das Finanz-Tool im Pool?

Umgang mit Spenden und Handhabe im Pool

•  

Aktuelle Spenden immer im Pool eintragen - dazu auf „Spende hinzufügen“ gehen und alle vorgegeben Felder ausfüllen

 

• Mithilfe der übertragbaren Einzahlkarte wir die Spende auf das Commerzbankkonto eingezahlt.

Alle Spenden gehen so direkt wie möglich auf das Konto. Jegliche andere Verwendung ist rechtswidrig.

• Alle getätigten Überweisungen immer in den Pool eintragen, dazu bitte zwischen eigener und externer Spende unterscheiden (z.B. wenn der Veranstalter direkt an VcA überweist)

• Externen Spendern bitte immer folgende Kontodaten geben: Viva con Agua de Sankt Pauli e.V., Kontonummer: 1268135181, BLZ: 20050550, IBAN: DE58200505501268135181

• Wenn die Spenden auf dem Konto eingegangen sind, bestätigt das Büro den Erhalt im Pool. Damit wird der Minuseintrag im Pool wieder ausgeglichen und das Konto geht auf 0,00€ zurück.

• Das Poolkonto muss in regelmäßigen Abständen wieder auf 0,00€ stehen. Fehler lassen sich schnell beheben solange der zeitliche Abstand nicht zu groß wird.

Umgang mit Wirtschaftsgeld und Handhabe im Pool - Achtung: hier gibt es eine Neuerung!

• Alle Ein- und Ausgaben in den Wirtschaftsbereich im Pool eintragen.

• Für alle Ausgaben wird ein Beleg benötigt! Dazu immer die Beträge in den Pool eintragen und die ORIGINALBELEGE dann am Monatsende nach Hamburg schicken.

• Wenn verschiedene Mehrwertsteuerarten auf einem Beleg angezeigt werden (z.B. 7% für Lebensmittel und 19% für Material), einfach den Beleg unter zwei verschiedenen Belegnummern eintragen (einmal für die 7% und einmal für die 19%).

• Auf jedem Beleg die Belegnummer eintragen.

• Wenn der Beleg verschickt wurde, bitte im Pool markieren damit das Ganze im Büro bestätigt werden kann.

• Immer die Summe und das Datum des überwiesenen Geldes in den Pool eintragen (das ist besonders wichtig, wenn ihr kleinere Beträge gesammelt überweist).

• Am Monatsende immer die Finanzen im Pool abschließen und die Belege per Post nach Hamburg schicken! Viva con Agua de Sankt Pauli e.V., z.Hd. Eileen Kurth, Neuer Kamp 32, 20357 Hamburg

• Alle Beträge des Wirtschaftsgeldes die über 300€ bei Zellen und über 150€ bei Local Crews hinausgehen, werden auf das Konto: 1268135165, BLZ: 20050550 der HASPA überwiesen.

• Wichtig: bitte gebt den Verwendungszweck wie folgt an: Stadt – Spende/Wirtschaftsgeld – Monat (z.B. Stuttgart – Spende – August)

Anschaffungen und Erstattung von Auslagen

• Sinnvolle und Erforderliche Ausstattungen unter 200€ (Verbrauchsmaterialien ausgenommen) können ohne Absprache mit dem Büro angeschafft werden. Angeschaffte Ausstattungen sind in der zentralen Inventurliste zu führen:

• Ausgaben von bis zu 100,- € können ohne Rücksprache aus der Zellen/Local Crew- eigenen Barkasse der Wirtschaftsgeldeinnahmen erstattet werden. Alles andere bitte vorher mit Hamburg absprechen. Erstattungen können nur mit Beleg erfolgen. Bitte die Originalbelege dafür am Monatsende nach HH schicken.

Tipps und Tricks

• Am besten alle Einträge sofort nach der Aktion in den Pool eintragen, damit nichts verloren geht.

• Bei der Durchführung von Aktionen (eigene oder fremde) immer eine Person bestimmen, die die Finanzen im Auge hat, das Geld/die Spendendosen in ihre Obhut nimmt und die Belege sammelt.

• Erstattungen nur gegen die Vorlage des Originalbelegs.

• Bei Unsicherheiten immer eine Mail an das Büro schicken!

Häufige Fragen

Was ist eine Spende?

 

Bedeutet aber auch: Alle Einnahmen, die wir generieren, bei denen die Leute gezwungen sind, zu zahlen, oder bei denen wir vorgeben, WAS sie zahlen müssen oder bei denen sie eine Gegenleistung erhalten (das muss kein Sachwert sein!) sind keine Spenden! Keine Spenden sind deshalb: z.B. Merchandising, Eintritte zu Veranstaltungen, Nennungen zu Fußballturnieren, finanzielle Unterstützung von Veranstaltungen, die wir durchführen etc. - das ist Wirtschaftsbetrieb.

Wir sind berechtigt, Spendenbescheinigungen auszustellen, aber nur für glasklare Spenden. Bitte keine Spendenquittungen in Aussicht stellen, wenn Ihr Euch nicht sicher seid, ob die Leistung eine Spende ist! Im Zweifel lieber das VcA-Büro fragen.

Mehr bei Wikipedia: Spende

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Was ist Wirtschaftsgeld?

Wirtschaftsgeld sind Einnahmen, für die der Geber einen Gegenwert erhält.

Dazu gehören z.B.: Merchandising, Eintrittsgelder, Gastroeinnahmen, Sponsoring aber auch Dienstleistungen, die man von uns in Anspruch nimmt (z.B. Organisation von Veranstaltungen, Getränkeausschank, Garderobe etc.).

Für diese Einnahmen können keine Spendenquittungen ausgestellt werden, sondern wir schreiben darüber Rechnungen (aber nur vom VcA-Büro Hamburg aus!) und sie müssen ganz normal versteuert werden.

Es ist sinnvoll, Wirtschaftsgeld zu generieren (wir brauchen das Geld, um unsere gesamten Ausgaben zu bezahlen), es ist aber absolut wesentlich, die beiden Einnahmearten (Spende/ Wirtschaftsgeld) voneinander zu trennen. In der Verwendung und in der Dokumentation.

Zum Wirtschaftsgeld gehören auch Einnahmen aus Sponsoring. Dazu ein paar Basics:

• Bitte immer klar überlegen: ist eine Einnahme von einem Partner Spende, normale Bezahlung oder Sponsoring?
• Sponsoring bitte immer mit dem VcA-Büro absprechen, da steuerlicher Sonderfall.
• Sollte z.B. bei Veranstaltungen ein richtiger Vertrag mit Unterschrift nötig sein, muss das VcA Büro in Hamburg unterschreiben – da juristisch bindendes Dokument!

Rund ums Zocken: Dürfen wir Bingo, Tombola etc. anbieten?

• Jegliches Spiel bei dem der Erfolg des Spielers ausschließlich vom Zufall abhängt gilt rechtlich als Glücksspiel. Damit unterliegt es besonderen rechtlichen Rahmenbedingungen und muss vom Verein angemeldet werden. Deshalb Glücksspiele immer frühzeitig mit dem Büro abklären und planen. Auf keinen Fall Glücksspiel ohne Abstimmung mit dem Büro stattfinden lassen.

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Weiterführende Infos

Für mehr Finanzinformationen siehe: How_To:_FAQ_Finanzen

Ansprechpartner im Brunnenbüro:

Ansprechpartner/-in: Doris Volk
Fehler beim Erstellen des Vorschaubildes: Datei fehlt	E-Mail: d.volk@vivaconagua.org
	Telefon: 04041260915

Ansprechpartner/-in: Eileen Kurth
Fehler beim Erstellen des Vorschaubildes: Datei fehlt	E-Mail: e.kurth@vivaconagua.org
	Telefon: 04041260915