How to Gästeliste
Allgemein
WIESO, WESHALB, WARUM dieses Dokument?
Dieses Dokument gilt zukünftigen und interessierten Ansprechpartnern (ASP) und Supportern, die auf einer Veranstaltung/Festivals mit Gästelisten zuständig sind. Das Dokument ermöglicht einen Überblick über die Aufgaben an der Gästeliste zu bekommen und ist NUR relevant für Veranstaltungen, bei denen an der Gästeliste Spenden für Viva con Agua gesammelt werden.
Überblick Schlüsselaufgaben/- infos
- 2 Spendendosen pro Gästeliste deponieren
- Infomaterial von VcA hinterlegen
- 2x am Tag die Spenden an der Gästeliste abschöpfen
- Spendenliste an GL hinterlegen, nur auf Nachfrage des Spenders Daten und Spendensumme aufnehmen
- Supporter sind zum aktiven Informieren vor Ort
HOW TO: Gästeliste
Die Aufgabenbereiche variieren zwischen ASP und Supporter. Als ASP ist es wichtig, direkt nachdem man sich selber die Bändchen geholt hat, die Utensilien an der Gästeliste zu deponieren:
- 2 Spendendosen pro Gästeliste
- Infomaterial
- Wechselgeldkasse
- Spenderliste für Spendenquittungen
- Die Personen, die die Gästeliste betreuen, sammeln aktiv Spenden für VcA. Sie sind an der Gästeliste das Gesicht von VcA und müssen demnach gut gebrieft werden. Besonders wichtig ist, dass man sie darauf hinweist, dass eine Spende ein freiwillig gewählter Betrag ohne Gegenleistung ist.
- Man sollte die Spendendosen 2x täglich leeren, einmal mittags und dann abends gegen 21/22 Uhr. Danach das Geld sicher lagern.
- Wenn VcA Supporter an der Gästeliste sitzen können am besten eigene Stühle und eine VCA-Fahne als Erkennungszeichen mit zur Gästeliste nehmen.
- WICHTIG: Die Spendendosen werden nur vom ASP geöffnet!
- Wenn VcA Supporter an der Gästeliste sitzen können am besten eigene Stühle und eine VCA-Fahne als Erkennungszeichen mit zur Gästeliste nehmen
Tipps & Tricks
Für die A-Festivals gibt es auch HOW TO Dokumente mit Informationen, wann und welche Gästelisten am besten betreut werden sollten. Diese sollten aber flexibel behandelt werden. Wichtig: Auf das Feedback von Supportern hören! Wenn sie sagen, dass an der Gästeliste kaum Besucherresonanz ist und es sich nicht lohnt diese mit Supportern zu betreuen, dann eher die externe Person hinter der Gästeliste intensiver briefen.
Mit der Briefing Mail schickt man am besten noch einen doodle-Link mit, wo sich die Supporter vor Festivalbeginn selber in die Schichten eintragen sollen. Bei den Briefings an die Schichten erinnern!
Häufige Fragen
Muss die Gästeliste 2x täglich geleert werden?
Nein, zumindest nicht 2x. Einmal reicht auch, dann aber abends. Es kommt auf die Größe des Festivals an, wie oft die Stationen abgeschöpft werden müssen.
Weiterführende Infos
