How to Gästeliste
| How to Gästeliste | |
|---|---|
| Bereich | Aktionen |
| Wofür ist dieses Dokument gedacht? | Überblick über einen der Abläufe auf einem Festival |
| Für wen ist dieses Dokument relevant | Festival-ASP, Gästelisten ASP |
| Ansprechpartner*in | Vale Michaelis |
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Allgemein
Falls ihr bald Ansprechperson (ASP), Gästelisten ASP, oder Supporter seid, oder auch einfach nur Interesse am Ablauf eines Festivals habt, könnte dieser Artikel interessant für euch sein. Hoffentlich hilft es euch einen Überblick über die Aufgaben an der Gästeliste zu bekommen. Logischerweise ist nur relevant für Veranstaltungen, bei denen an der Gästeliste Spenden für Viva con Agua gesammelt werden.
Überblick über die Schlüsselaufgaben
- Bringt pro Gästeliste 2 Spendendosen vorbei (nutzt am Besten die Dosen aus durchsichtigem Plastik, falls ihr welche habt).
- Bringt auch Infomaterial von VcA vorbei.
- Holt 2x am Tag die Spenden an der Gästeliste ab.
- Hinterlege eine Spendenliste an der Gästeliste Auf Nachfrage des Spenders und je nach Spendensumme können wir auch die Daten des Spenders aufnehmen. Es kann sein, dass wir danach gefragt werden, denn Spenden sind für den Spender von der Steuer absetzbar!
- Damit die Menschen nachfragen stellen können, sind Supporter zum aktiven Informieren vor Ort.
HOW TO: Gästeliste
Die Aufgabenbereiche variieren zwischen ASP und Supporter. Als ASP ist es wichtig direkt nachdem man sich selber die Bändchen geholt hat die Materialien für die Gästeliste zu holen und gleich dort zu deponieren:
- Bringt 2 Spendendosen pro Gästeliste, Infomaterial, eine Wechselgeldkasse und die Spenderliste für Spendenquittungen mit.
- Die Personen, die die Gästeliste betreuen, sollten aktiv Spenden für VcA sammeln. Sie sind an der Gästeliste das Gesicht von VcA und sollten demnach gut informiert sein. Besonders wichtig ist, dass man sie darauf hinweist, dass eine Spende ein freiwillig gewählter Betrag ohne Gegenleistung ist.
- Man sollte die Spendendosen 2x täglich leeren, einmal mittags und dann abends gegen 21/22 Uhr. Lagert das Geld an einem möglichst sicheren Ort.
- Wenn VcA Supporter an der Gästeliste sitzen, könnt ihr am besten eigene Stühle und eine VCA-Fahne als Erkennungszeichen mit zur Gästeliste nehmen.
- WICHTIG: Die Spendendosen werden nur vom ASP geöffnet!
- Wenn VcA Supporter an der Gästeliste sitzen, nehmt am besten eigene Stühle und eine VCA-Fahne als Erkennungszeichen mit zur Gästeliste.
Tipps & Tricks
Für die A-Festivals gibt es auch HOW TO Dokumente mit Informationen, wann und welche Gästelisten am besten betreut werden sollten. Diese sollten aber flexibel behandelt werden. Wichtig: Auf das Feedback von Supportern hören! Wenn sie sagen, dass an der Gästeliste kaum Besucherresonanz ist und es sich nicht lohnt diese mit Supportern zu betreuen, dann eher die externe Person hinter der Gästeliste intensiver briefen. Mit der Briefing Mail schickt man am besten noch einen doodle-Link mit, wo sich die Supporter vor Festivalbeginn selber in die Schichten eintragen sollen. Bei den Briefings an die Schichten erinnern!
Häufige Fragen
Muss die Gästeliste 2x täglich geleert werden? Nein, zumindest nicht 2x. Einmal reicht auch, dann aber abends. Es kommt auf die Größe des Festivals an, wie oft die Stationen abgeschöpft werden müssen.
Weiterführende Infos
