How To Ablauf- Festival

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How to Infostand
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Bereich Aktionen & Netzwerk
Wofür ist dieses Dokument gedacht? Wie kann ein Infostand von Viva con Agua aussehen und wie soll Viva con Agua an einem Infostand repräsentiert werden.
Für wen ist dieses Dokument relevant Alle Menschen, die Infostände betreuen.
Ansprechpartner*in Vale Michaelis
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Allgemein

WIESO, WESHALB, WARUM dieses Dokument?

Dieses Dokument soll ein beispielhafter Ablauf zur Vorbereitung für ein Festival sein. Es soll einen Überblick geben, was alles vor einem Festival beachtet werden muss und wie der Ablauf aussehen kann. Es soll für all diejenigen sein, die ein Festival vorbereiten und als Ansprechpartner (ASP) auf einem fungieren wollen.

 

ÜBERBLICK: Schlüsselaufgaben / -infos

Dies dient nur als ein exemplarischer Verlauf, Änderungen sind immer möglich! Vor allem gibt es Unterschiede bei den A/B/C-Festivals. Für genauere Informationen siehe „How To A/B/C-Festival“.

  • Veranstaltung in den Pool stellen
  • Bewerbungsstart: 4 Wochen vor Veranstaltung (VA) setzen
  • Bewerbungsfrist: 2 Wochen vor VA setzen, je später die Veranstaltung im Sommer ist, desto weiter sollte die Frist vor die Veranstaltung gesetzt werden (z.B. 5 Tage vorher)
  • Klare Aufteilung von Aufgaben/Delegation + 1 Seite mit ASP aus der Crew
  • Am besten legt ihr für jedes wichtige Element eine eigene Liste an (Schichtpläne, Meetings, Material, wer ist für was verantwortlich)
  • Klare Briefingmails vorher (siehe How_to_Crewbriefing), Danke-Abschlussmail inkl. Crewfoto
  • Ansprechpartner vor Ort suchen – seitens Veranstalter
  • Wenn Gästelisten-Euros: Schichten einteilen
  • Wenn Goldeimer: im Vorfeld abklären, ob Essen & Camp zusammen klappt

 

HOW TO: ABLAUF FESTIVAL

Vorbereitung für das Festival

Vor Beginn des Festivals sollte man sich im Klaren sein, dass folgende Fragen immer geklärt sein müssen, um ein Festival der jeweiligen Größenordnung erfolgreich über die Bühne zu bekommen.

  • Welche Aktionen werden WANN & WIE ausgeführt? (Becher sammeln, Gästelisten-Euros, Specials…)
  • Rituale & Teambuilding Maßnahmen innerhalb der Crew
  • Wer sind meine Ansprechpartner seitens Veranstalter vor Ort? Wo finde ich Hilfe?
  • Welche Besonderheiten gibt es? (Bedingt durch Lage, Ablauf und Aufbau eines Festivals)
  • Wie sehen die Risikopläne aus?
  • Wie ist der Ablaufplan des gesamten Festivals?
  • Welche Bands supporten uns? (siehe How_to_Künstleransagen)

Darüber hinaus, dürfen wichtige Dinge auf keiner VcA-Veranstaltung fehlen (siehe How_to_Materialliste).

 

Veranstaltung im Pool

  • 4 Wochen vorher: VA im Pool freigeschaltet und zur Bewerbung freigeben
  • Bis 2 Wochen vorher: Bewerber annehmen, Bewerbungsfrist
  • 2 Wochen vorher: erste Briefing-Mail schicken (siehe How_to_Crewbriefing)
  • 1 Woche vorher: Teilnahme abfragen, ggf. Nachrücker annehmen
  • 1 Woche vorher: genaue Briefing – Mail schicken (siehe How_to_Crewbriefing)
  • Die genaue Anzahl von Supportern, die mit auf das Festival dürfen, erfahrt ihr aus dem Brunnenbüro oder vom direkten ASP der Veranstaltung
  • Achtet bei der Auswahl von Supportern auf ein gutes Mischverhältnis von neuen Supportern und „alten Hasen“
  • Meldeliste: falls von VA gewünscht (Name, Geburtstag, Wohnort von Supporter)
  • Falls keine weitere Akkreditierung nötig ist: Bändchen abholen und am Treffpunkt den Supportern übergeben
  • Treffpunkt vereinbaren

Material & Anfahrt

Privat

  • Essen einkaufen, Schlafsack, Zelt, Regensachen etc.

 

Ankunft

Gästeliste

  • Bändchen & Carpässe abholen
  • Spendendose, Infomaterial & Liste abgeben (sieheHow to Gästeliste)

Produktionsbüro

  • ASP suchen und vorstellen
  • Infield Platz Finden

Infield

  • Stand aufbauen
  • CupConcept suchen (oder Alternative, wenn CC nicht da)

Crew Camping

  • Areal markieren für Crew
  • Zelt aufbauen

 

Während des Festivals

Teambriefing

Crew Meetings

  • Jeden Morgen: 1 Std. vor Infield Öffnung am Infostand
  • Abends nach letztem Mainstage-Act

Backstage

Camping

  • Sauberkeit, Pfandtüte, Ruhe

Gästeliste

Spendendose / Merch

  • Jeden Abend Geld sichern

 

Abschluss

Abbau

  • Stand, Material, Camp einpacken
  • Müll entsorgen

Crew Meeting

  • Gemeinsamer Abschluss (letzte Nacht)

Material ausladen

  • Lagerschlüssel holen
  • Spendendose & Merchkasse abgeben (Beträge zählen)
  • Merch auspacken
  • CupConcept Belege abgeben
  • Kisten auspacken & entmüllen
  • Materialpflege: Ordnung herstellen / behalten

Nachbereitung

  • Dankes E-Mail schreiben (an Crew; an Festival)
  • Learnings vom Festival überarbeiten

 

Tipps und Tricks

  • Am besten ist es, sich ein Klemmbrett zu nehmen und sich über eine Checkliste über den Fortschritt der Vorbereitung im Klaren zu sein.
  • Klärt so früh wie möglich im Vorfeld ab, ob Cup Concept vor Ort ist, oder eine andere Regelung gefunden werden muss.
  • Druckt euch eine Teilnehmerliste mit den Kontaktdaten der Supporter aus.
  • Freundlicher Umgang mit allen Supportern, dem Veranstalter und den Securities. Die Securities haben am Ende mit die größte Macht auf den Festivals und können viel erschweren oder auch erleichtern.
  • Aufgaben delegieren!
  • Gute Vorbereitung ist nicht alles! Es wird immer etwas nicht nach Plan laufen, hauptsache nicht in Panik geraten & sich der veränderten Situation anpassen.
  • Jeden Tag vor Öffnung des Infield ein kurzes Briefing für eventuelle Ansagen und nochmals an einen aufgeräumten Infostand/Crew Camping erinnern.
  • Dieses Dokument dient nur als Überblick für den groben Ablauf, für genaue Details, immer im Brunnenbüro nachfragen!
  • Die Nachbereitung vom Festival sollte so schnell wie möglich nach dem Festival beginnen, da es noch frisch in Erinnerung ist
  • Für genauere Infos siehe jeweiliges „How To“- Dokument
  • Auch hier gilt: Es ist ein exemplarischer Ablauf, Veränderungen sind immer möglich

Weiterführende Infos

 

 

 

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