How to Crewbriefing

Inhaltsangabe

Worum geht es in diesem Dokument?

Dieses Dokument dient als eine Information, was alles in einem Crew Briefing erzählt werden sollte.

Warum dieses Dokument?

Das Dokument beinhaltet alle wichtigen Informationen, damit nicht wichtiges vergessen wird.

Für wen ist dieses Dokument geschrieben?

Festival Praktikanten, sowie alle, die Ansprechpartner für die Crewbetreuung auf einer Veranstaltung sind.

Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen

• Das erste Crew Briefing ist mit das wichtigste, hier sollten alle wichtigen Punkte genannt werden.
• Die folgenden Briefings sind dazu da, um die Punkte nochmal aufzufrischen oder neue Erkenntnisse darzulegen
• Meetings sind 2x täglich, einmal am Morgen und nachts
• Beim Abschluss Meeting nochmal bei allen für die Teilnahme bedanken

How-to: Crew Briefing

Ein exemplarischer Ablauf für das erste Crew Briefing, die täglichen Briefings und das Abschlussmeeting.

Briefing Mail

• Die erste Briefing Mail erfolgt nach Ablauf der Bewerbungsfrist und in dieser Mail ist eine Bestätigung über die Teilnahme und eine Abfrage enthalten, ob die ausgewählten Supporter wirklich teilnehmen können.

• Die zweite Briefing Mail kommt optimaler Weise in der Woche vor dem Festival und sollte folgende Punkte beinhalten:
  • Vorabinfos über Viva con Agua, WASH-Projekte, Geländeplan, Timetable und doodles für die Schichten
  • Treffpunkt
  • Aufbau/Abbau
  • Schichtplan für Goldeimer (siehe Goldeimer)
  • Schichtplan für Gästeliste (siehe How to Gästeliste)
  • Allgemeine Infos zu Festival Abläufen (siehe How to Ablauf-Festival)
  • Wo fließen die Spenden hin?
  • Kurz und knapp die Infos zusammengefasst

Erstes Teambriefing

• Wann: Am Vorabend des ersten Festivaltags
• Wo: Crew Camp
• Vorstellungsrunde
• Teambuilding:
  • Eventuell jeder sagen, warum er hier ist, etc.
  • Wer ist zum ersten Mal mit Viva con Agua auf einem Festival?
  • Auf neue Supporter zugehen, motivieren, einweisen und FAQ´s erklären
  • Alte Hasen können den Neuen helfen
• Informationen bereitstellen:
  • Wer darf mit seinem Bändchen/Carpass wohin?
  • VcA Aktionen erklären(Gästelisten,Bechersammeln,Merchverkauf)
  • Wie soll der Infostand/Crew Camp aussehen?
  • Verantwortungsvoll mit Material umgehen (Fahnen, Fatboys, Superflitzer, etc..)
  • Ordnung und Sauberkeit im Infostand/Crew Camp
  • Tägliche Meetings fest machen ( morgens und nachts)

• Infostand
  • Schichten verteilen und Aufgaben erklären
  • Infomaterial erklären ( aktuelles Projekt, Daten und Fakten to go)
  • Merchandise zeigen und erklären (Preise, Kasse,Liste)
  • Geld: immer sichern und Unterschied Spendenkasse / Merchkasse erklären
  • Verhalten im Infostand: Getränke in Becher umfüllen und keine Drogen am Infostand
  • Ordnung und Sauberkeit halten
  • Müll- / Pfandtüten vorbereiten

• Bechersammeln
  • Keine feste Zielvorgabe setzen und keine Veranstaltungen vergleichen, lieber den Vortag toppen!
  • Zwischen den Konzerten auch mal in den Gastronomie Bereichen mit Tonnen langgehen
  • Spezifische Erfahrung der jeweiligen Festivals nennen
  • „1-Becher-Prinzip“: Wenn jemand viele Becher hat, nach nur einem fragen
  • Spaß steht im Vordergrund!

• Wenn Goldeimer vor Ort ist, mit deren Crew auch ein Briefing machen, damit beide Parteien wissen, wie der Ablauf ist. (siehe Goldeimer)

Briefing am Morgen

• Wann: Eine Stunde vor Infield-Öffnung
• Wo: Am Infostand
• Was sollte gesagt/gemacht werden:
  • Crew nochmals motivieren
  • Feedback vom Vortrag
  • Fragen beantworten
  • Crew über eventuelle Ansagen informieren

Briefing am Abend

• Wann: Halbe Stunde nach dem letzten Act auf der Hauptbühne
• Wo: Am Infostand
• Was sollte gesagt/gemacht werden:
  • Für den Tag bedanken
  • Tonnen leeren/ Becher in Kisten packen
  • Eventuell spezielle Infos für den folgenden Tag geben

Abschlussmeeting

• Wann: letzte Nacht nach dem letzten Act auf der Hauptbühne
• Wo: Am Infostand
• Was sollte gesagt/gemacht werden:
  • Becher zählen und an Cup Concept abgeben
  • Danke an die Crew
  • Alles sauber machen
  • Abbau

Tipps und Tricks

Bestenfalls setzt man sich mit dem/der Crewbeauftragten vorher zusammen und schildert die oben genannten Punkte. Das erste Briefing ist das entscheidende, hier sollten alle wichtigen Infos der Crew näher gelegt werden.

Häufige Fragen

Müssen die Becher immer nachts gezählt werden?

Nein, das wird vorher mit Cup Concept abgeklärt. Siehe How to Cup Concept

Müssen jeden Tag zwei Briefings stattfinden?

Ja, es gibt allen Supportern, die Möglichkeit Unklarheiten zu bereinigen oder Fragen zu stellen und nach allem sind wir eine große Familie, die zusammen Spaß haben soll!

Weiterführende Infos

How to Cup Concept How to A Festival How to B Festival How to C Festival