How to Tourneen
Allgemein
WIESO, WESHALB, WARUM dieses Dokument?
Dieses Dokument soll ein beispielhafter Ablauf zur Vorbereitung für eine Tournee-Begleitung sein. Es soll einen Überblick geben, was alles vor einer Tournee beachtet werden muss und wie der Ablauf aussehen kann. Es soll für all diejenigen sein, die als Aktions-Assistenz eine Tournee-Begleitung mit Viva con Agua organisieren.
Überblick: Schlüsselaufgaben / infos
Wichtig ist es, einen Überblick über die Rollen im Tourneebereich zu haben:
- Künstler
- Management
- Tourneemanager
- Booker
- örtlicher Veranstalter
- Location
Es ist häufig schwer die Verknüpfungen der einzelnen Rollen zu erkennen, aber es ist wichtig um die Organisation systematisch durchzuführen.
HOW TO: Tourneen
Die Künstler werden in A- und B-Künstler unterteilt:
- A Künstler = > 100.000 Facebook-Likes oder großer Friend of Viva con Agua
- B Künstler = < 100.000 Facebook-Likes
Die B-Künstler werden von den Crews eigenständig angefragt (bzw. die jeweiligen Locations oder lokalen Veranstalter).
Ablauf Tourneeorganisation A-Künstler
A-Künstler werden ausschließlich vom Verein über das Brunnenbüro angefragt. Tourneen von A-Künstlern werden entweder vom Verein rausgesucht und vorgeschlagen oder die Crews geben Input.
Folgende Schritte sollten bei der Tourneeorganisation von A-Künstlern beachtet werden:
- <w:wrap anchorx="margin" anchory="page" type="square"><w:wrap anchorx="page" anchory="margin" type="square">Anstehende Tourneen von potentiellen Künstlern raussuchen und an den Aktionsbereich im Brunnenbüro schicken - falls 7 Wochen vor Tourneebeginn nicht im Google Docs zu finden ist.</w:wrap></w:wrap>
- <w:wrap anchorx="margin" anchory="page" type="square"><w:wrap anchorx="page" anchory="margin" type="square">Wenn Künstler-Management sein GO an Verein gibt, dann findet ihr die Tourneedaten bei Google-Docs bis 4 Wochen vor Tournee-Start. Parallel geht regelmäßig eine Infomail an alle Aktions-ASPs raus mit einem Update zu aktuellen Tourneen & Key Facts, sowie Maximaler Anzahl der Supporter.</w:wrap></w:wrap>
- Wichtig: In der Google Docs gibt es eine Deadline für Feedback der Crew. Zu dieser muss Konzert-ASP mit Handynummer eingetragen sein. Im Kästchen „Vorgehen“ wird immer vermerkt, wie weiter vorgegangen wird und was die Rahmenbedingungen sind.
- Wenn die Deadline erreicht ist, wird die Liste mit allen Konzerten + ASPs (+ Handy-Nr.) an das Management geschickt, damit dieses weiß wo VcA dabei ist.
- <w:wrap anchorx="margin" anchory="page" type="square"><w:wrap anchorx="page" anchory="margin" type="square">Die einzelnen Konzerte werden von der jeweiligen Crew in den Pool gestellt. Dort müssen diese dann von der Aktions-Assistenz aus dem Brunnenbüro freigeschaltet werden.</w:wrap></w:wrap>
- Dazu gehst du in den Pool (Office) und dort auf den Punkt „Aktionen“ à „Konzerte“
- Die noch nicht freigeschalteten Konzerte sind dort markiert und müssen per Klick auf das Konzert (und dann veröffentlichen) freigeschaltet werden. Dies am besten TÄGLICH machen!
- Hierbei wichtig: Bitte immer kontrollieren, ob ASP + Handynummer eingetragen wurde, Supporterzahl eingehalten wurde und ob das Veranstaltungsdatum nach dem Ende der Bewerbungsphase liegt. Hier auch immer schauen, ob die Vorgehensweise eingehalten wurde und Supporter nicht selbständig A-Künstler angefragt haben (bis auf Crews x Locations – Sonderstatus).
- Wenn all diese Schritte erfolgt sind und die Tournee beendet ist, bitte Spenden-Ergebnis der einzelnen Konzerte eintragen! Wie auch Jeder von uns sich über Feedback freut, freut sich auch die Band von dem Erfolg ihrer Konzerte zu erfahren. Anna/ Verein schicken die Ergebnisse immer am Ende der Tournee ans Management!
Tipps und Tricks
- Spaß & Gute Laune haben!
- Nicht ins Backstage stürmen, sondern alles mit dem jeweiligen Management AP vor Ort besprechen, sofern nicht vorab über Anna/ Verein besprochen. Auch Künstler wollen mal ihre Ruhe haben und wir sind liebevoller Gast und Freund.
- Keine Künstler-Ansage erwarten, sich aber freuen, wenn sie kommt!
- sorgfältiger Umgang mit Kontakten!
- Google-Docs Tabellen regelmäßig checken
- Unbedingt die Deadlines einhalten; falls sich noch eine Crew danach eingetragen hat, können sie leider nicht zum Konzert.
Häufige Fragen
Für wie viel Supporter wird pro Konzert angefragt?
Das kommt auf die Location an. In der Regel sind 6-8 Supporter pro Konzert dabei. Wenn es keinen Becherpfand gibt, reichen 2-4 aus. Wenn es Becherpfand gibt, machen 4-6 Sinn. Das sollte vorher mit dem Management abgesprochen werden und gegebenenfalls auch mit der Location.
- Wann wird für eine Tournee angefragt?
Die Tourneen sollten besten falls ca. 7 Wochen vor Tourneestart angefragt werden. Früher macht es wenig Sinn, da die Planung vom Management / Tourneemanagement meist noch nicht beendet ist. Wesentlich später wäre oftmals allerdings auch zu kurzfristig.
- Was ist mit internationalen Künstlern?
Gerne bei Verein (Anna) direkt anfragen. Häufig besteht jedoch kein Kontakt zu Management. Sollte die Crew sehr guten Kontakt zur Location haben, darum bitten beim Management nachzufragen, VCA dabei sein kann (Wichtig!)
Weiterführende Infos
