How to A Festival

How to A Festival
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Bereich	Aktionen
Wofür ist dieses Dokument gedacht?	Organisation von VcA-Aktionen auf Festivals mit mehr als 80.000 Besucher*innen und 30+ Supporter*innen
Für wen ist dieses Dokument relevant	Festival-Ansprechpersonen
Ansprechpartner*in	Valentina Michaelis
E-Mail	v.michaelis@vivaconagua.org
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Allgemein

Worum geht es in diesem Dokument?

In diesem Dokument ist beschrieben, wie man sich als ein Ansprechpartner auf einem Festival mit mehr als 80.000 Besuchern und 30+ Supportern verhalten sollte.

Warum dieses Dokument?

Dieses Dokument dient dazu, jeden zu informieren, der einmal Ansprechpartner auf den A-Festivals sein möchte, um einen leichten und einfachen Ablauf zu gewährleisten. Außerdem findet man hier Tipps & Tricks für den Umgang mit der Crew, Veranstalter und Künstler.

Für wen ist dieses Dokument geschrieben?

Dieses Beispiel ist für Festival Praktikanten und alle gedacht, die einmal Ansprechpartner auf einem großen Festival machen wollen und dies vielleicht zum ersten Mal bei so einer Größe durchführen.

Wo ist dieses Dokument zu finden?

Auf dem Server von Viva con Agua

Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen

• Veranstaltung in den Pool stellen und Bewerbungsfrist bis 2 Wochen vor Beginn der Veranstaltung setzten, je später die Veranstaltung im Sommer ist, desto weiter sollte die Frist vor die Veranstaltung gesetzt werden ( z.B. 5 Tage vorher)
• Klare Aufteilung von Aufgaben/Delegation (Crewbetreuung, Cup Concept, Gästelisten)
• Am besten legt ihr für jedes wichtige Element eine eigene Liste an ( Schichtpläne, Ablauf, Material)
• Klare Briefingmails vorher, Briefings (siehe auch How to Crewbriefing) und Dankes/Abschlussmails
• Ansprechpartner vor Ort suchen
• Bei einem FKP-Festival müssen die Lotsen gebrieft werden, dies auch vorzeitig abklären
• Goldeimer und Viva con Agua gehören auf einem Festival auch zusammen, bereitet Schichten vor und macht ein gemeinsames Crew Camp und vermischt die Gruppen, damit alle ein super Festival haben! (siehe Goldeimer)

How to A-Festivals

In diesem Teil findet ihr einen detaillierteren Überblick über den Ablauf vor/während und nach den A-Festivals. Für einen exemplarischen Ablauf siehe How to Ablauf-Festival. Des Weiteren sind Ansprüche an den Ansprechpartner dargestellt, um zu wissen, auf was man sich einstellen sollte.

Was muss ich als ein Ansprechpartner mitbringen/leisten?

Ein Festival in dieser Größenordnung ist nicht nur für den Veranstalter ein großes Stück Arbeit, sondern auch für Viva con Agua. Neben einer Vorbildsfunktion, selbst reflektierendem Handeln und Teamfähigkeit ist es auch wichtig, über projektmanagementspezifische Grundzüge hinaus, über ein sehr gutes Feingefühl für seine Mitmenschen zu verfügen, denn immerhin betreut man hier 30 Supporter und mehr und jeder ist anders. Vor allem Wertschätzung und Dankbarkeit zeigen sind ein besonderer Punkt bei solchen Festivals. Grundlegend ist zu sagen, dass man ein gewisses Maß an Vernunft mitbringen muss, um sich der Aufgabe zu stellen. Dazu gehört vor allem die Ruhe in Stresssituationen bewahren zu können und sich gegenüber Menschen durchsetzen zu können. Vorab sollten wichtige Dokumente angefertigt werden, wie zum Beispiel Schichtpläne, Ablaufpläne, Materiallisten (siehe entsprechende How To Dokumente). Als ein ASP hat man eine Menge Verantwortung zu tragen und viele Aufgaben zu erledigen, allerdings solltest du deine Aufgaben auch delegieren können. Die Crewbetreuung, als Beispiel, sollte an vertrauenswürdige Personen übergeben werden, welche schon längere VcA-Erfahrung mitbringen und eventuell sogar im VcA-Kosmos schon bekannt sind.

Vorbereitungen für das Festival

Vor Beginn des Festivals sollte man sich im Klaren sein, dass folgende Fragen immer geklärt sein müssen, um erfolgreich ein Festival dieser Größenordnung über die Bühne zu bekommen.

• Welche Aktionen werden wie ausgeführt? (Becher sammeln, Gästelisten Euros, Specials…)
• Wer sind meine Ansprechpartner vor Ort? Wo finde ich Hilfe?
• Welche Besonderheiten gibt es? (Bedingt durch Lage, Ablauf und Aufbau eines Festivals)
• Wie sehen die Risikopläne aus?
• Wie ist der Ablaufplan des gesamten Festivals?
• Welche Bands supporten uns?

Darüber hinaus, dürfen wichtige Dinge nicht auf einer Viva con Agua Veranstaltung fehlen (siehe How to Materialliste).

Veranstaltung im Pool

• Die jeweilige Veranstaltung sollte bis zu 6 Wochen vorher im Pool freigeschaltet und zur Bewerbung freigegeben sein. Die Bewerbungsfrist läuft optimaler Weise 1-2 Wochen vor der Veranstaltung ab.
  • Die genaue Anzahl von Supportern, die mit auf das Festival dürfen, erfahrt ihr aus dem Brunnenbüro.
  • Achtet bei der Auswahl von Supportern auf ein gutes Mischverhältnis von neuen Supportern und „alten Hasen“.
  • Seid 2017 kann der Veranstalter eine sogenannte Meldeliste fordern, in der Daten der Supporter abgefragt werden, das ist eine reine Sicherheitsmaßnahme. Hier Bitte rechtzeitig die benötigten Informationen einsammeln.
  • Nach Ablauf der Bewerbungsfrist folgt die erste E-Mail (siehe How to Crewbriefing).
  • Anfang der Woche vor dem Festival kommt eine genaue Briefing E-Mail (siehe How to Crewbriefing).
• Falls eine weitere Akkreditierung über Voucher erfolgen muss:
  • Die Supporter über das Voucher-Tool mit vollständigem Namen und E-Mail angeben und die Voucher einzeln an die Supporter senden.
  • Vorher informieren wer welche Bänder kriegt:
    • Backstage: Praktikanten/Alte Hasen
    • Non-Food/Gastro: Supporter
    • Presse/Foto-Ausweis: Supporter mit ausreichender Erfahrung, die eine gute Dokumentation zur Verfügung stellen können
  • Mit Carpässen sparsam umgehen, im Idealfall an Fahrgemeinschaften verteilen. Ansonsten kann man die auch gut weiterreichen.

Voucher können mit einem Personalausweis gegen die entsprechenden Bändchen eingetauscht werden.

• Falls keine weitere Akkreditierung nötig ist:
  • Bändchen abholen und am Treffpunkt den Supportern übergeben

Während des Festivals

Nach der Ankunft auf dem Festival ist es wichtig, die Einverständniserklärung die Spendendosen und Spendenquittungsblöcke sowie Tabellen zum Eintragen der Adressen an den Gästelisten abzugeben und das Produktionsoffice beziehungsweise das Non-Food/Gastro-Office aufzusuchen, um den Standort für den Infostand zu bekommen, damit man diesen aufbauen kann. Des Weiteren sollte auf dem Crew-Camping ein Bereich zum campen für alle abgesteckt werden. Das erste ausführliche Crew-Briefing findet dann 2-3h vor offizieller Öffnung des Infields am Veranstaltungstag statt. Danach immer 2x täglich ein Briefing mit der Crew vor Öffnung des Infields und nach dem letzten Künstler auf der Hauptbühne (optional auch nur ein Tagesbriefing vor Infielderöffnung). Wichtig ist, dass die Aufgabenbereiche:

• Crewbetreuung
• Infostandbetreuung
• Cup Concept (CC)
• Gästelisten Abschöpfung (GL)
• Goldeimerbetreuung
• Lotsenbriefing
• WASH-Camp

verteilt worden sind. Dies beinhaltet meist eine Person pro Aufgabenbereich.

Zur Crewbetreuung gehört u.a. Fragen der Crew zu klären, die während dem Festival auftauchen. Beim Infostand ist darauf zu achten, dass alles ordentlich präsentiert wird und nicht überall Müll herumliegt. Es sollten immer (leere!) Cup-Concept Kisten am Infostand sein, um eventuelle volle Tonnen zu leeren. Die vollen Cup Concept Kisten werden nach Absprache mit dem Chef von CC entweder nachts oder am nächsten Tag morgens abgeholt. Die Gästelisten sollten 2-mal täglich von einem Ansprechpartner besucht werden. Einmal um die Mittagszeit herum und dann gegen Abend (21/22 Uhr). Für Künstleransagen siehe How to Künstleransagen.

Nach dem Festival

Nach den Festivals ist es wichtig, sich vor allem bei der Crew vor Ort zu bedanken und am besten eine E-Mail mit den Spendenergebnissen zu verfassen. Sich bei den Veranstaltern zu bedanken ist ebenfalls wichtig, um den Kontakt beizubehalten, damit VcA bei eventuellen kommenden Veranstaltungen dabei sein kann. Nachbereitung beinhaltet auch sich klar zu machen, was gut und was schlecht lief, um das in den kommenden Veranstaltungen zu verbessern oder beizubehalten.

Tipps und Tricks

• Am besten ist es, sich ein Klemmbrett zu nehmen und sich über eine Checkliste über den Fortschritt der Vorbereitung im Klaren zu sein.
• Klärt so früh wie möglich im Vorfeld ab, ob Cup Concept vor Ort ist , oder eine andere Regelung gefunden werden muss.
• Druckt euch eine Teilnehmerliste mit den Kontaktdaten der Supportern aus.
• Freundlicher Umgang mit allen Supportern , dem Veranstalter und den Securities. Die Securities haben am Ende mit die meiste Macht auf den Festivals und können viel erschweren oder auch erleichtern.
• Aufgaben delegieren
• Gute Vorbereitung ist nicht alles! Es wird immer etwas nicht nach Plan laufen, hauptsache nicht in Panik geraten und sich der veränderten Situation anpassen.
• Jeden Tag vor Öffnung des Infield ein kurzes Briefing für eventuelle Ansagen und nochmals an einen aufgeräumten Infostand/Crew Campingplatz erinnern.
• Dieses Dokument dient nur als Überblick für den groben Ablauf, für genaue Details, immer im Brunnenbüro nachfragen!

Häufige Fragen

Ist Cup Concept auf jedem Festival vertreten?

Nein, am besten im Produktions Office nachfragen. Wenn sie nicht da sind, mit dem Gastronomie Chef über Kisten Abholung und Abgabe einigen. Frühzeit klären!

Weiterführende Infos

How to Ablauf-Festival How to Cup Concept How to Gästeliste How to Crewbriefing How to Materialliste How to Künstleransagen How to Auto mieten