How to C Festivall

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How to C Festival
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Bereich Aktionen
Wofür ist dieses Dokument gedacht? Organisation von VcA-Aktionen auf Festivals mit bis zu 10.000 Besucher*innen und 10 Supporter*innen
Für wen ist dieses Dokument relevant A-Festival-Ansprechpersonen
Ansprechperson Valentina Michaelis

 

Allgemein

Wenn du in Zukunft Ansprechpersonen (ASP) eines C-Festivals sein wirst, oder auch einfach interessiert daran bist was zu so einem Festival organisatorisch alles dazu gehört, dann ist diese Wikiseite für dich. Ein C-Festival hat bis zu 10.000, ist also mittelgroß. Dementsprechend werden etwa 10 Supporter dafür eingesetzt. Das Ziel ist einen leichten und einfachen Ablauf beim Festival zu gewährleisten und Tipps & Tricks für den Umgang mit der Crew, Veranstaltern und Künstlern zu erhalten.

 

ÜBERBLICK: Schlüsselaufgaben / -infos

  • Veranstaltung in den Pool stellen
  • Bewerbungsstart: 4 Wochen vor Veranstaltung (VA) setzen
  • Bewerbungsfrist: 2 Wochen vor VA setzen, je später die VA im Sommer ist, desto weiter sollte die Frist vor die VA gesetzt werden (z.B. 5 Tage vorher)
  • Klare Aufteilung von Aufgaben/Delegation (Crewbetreuung, CupConcept, Gästeliste falls vorher abgeklärt) + 1 Seite mit ASP aus der Crew
  • Am besten legt ihr für jedes wichtige Element eine eigene Liste an (Schichtpläne, Meetings, Material, wer ist für was verantwortlich
  • Klare Briefingmails vorher (siehe How_to_Crewbriefing) + Dankesmail + Abschlussmail inkl. Crewfoto
  • Ansprechpartner vor Ort suchen – seitens Veranstalter
  • Falls Goldeimer dabei ist im Vorfeld abklären, ob Essen & Camp zusammen klappt


HOW TO: C-Festival

In diesem Teil findet ihr einen detaillierteren Überblick über den Ablauf vor/während und nach den C-Festivals. Für einen exemplarischen Ablauf siehe HOW TO: Ablauf Festival. Des Weiteren sind Ansprüche an den Ansprechpartner dargestellt, um zu wissen, auf was man sich einstellen sollte.

Was muss ich als Ansprechpartner(ASP) mitbringen/leisten?

Idealerweise hast du schon die ein oder andere Aktion mit VcA gemacht und bist selber schon ein ASP bei einer Aktion gewesen. So kannst du dein VcA-Grundwissen gut einsetzen, um die Besucher, aber vor allem auch neue Supporter zu informieren und zu akquirieren. Du solltest dich deiner Verantwortung bewusst sein und im Stande sein, motivierend und humorvoll zu handeln. Teamfähigkeit und Selbst-reflexion sind weitere wichtige Charaktereigenschaften, denn immerhin  hast du die Verantwortung über eine Gruppe von bis zu 10 VcA Supportern.

Grundlegend ist zu sagen, dass man ein gewisses Maß an Vernunft mitbringen muss, um sich der Aufgabe zu stellen. Dazu gehört vor allem die Ruhe in Stresssituationen bewahren zu können und sich liebevoll gegenüber Menschen durchsetzen und kommunizieren zu können. Vorab sollten wichtige Dokumente angefertigt werden, wie zum Beispiel Schichtpläne, Ablaufpläne, Briefings, Materiallisten (siehe entsprechende How_to_Crewbriefing). Als ASP hat man eine Menge Verantwortungzu tragen und viele Aufgaben zu erledigen, allerdings solltest du deine Aufgaben auch delegieren können. Die Crewbetreuung, als Beispiel, sollte an vertrauens-würdige Personen übergeben werden, welche schon längere VcA-Erfahrung mitbringen und eventuell sogar schon im VcA-Kosmos bekannt sind.

 

Vorbereitungen für das Festival

Vor Beginn des Festivals sollte man sich im Klaren sein, dass folgende Fragen immer geklärt sein müssen, um ein Festival dieser Größenordnung erfolgreich über die Bühne zu bekommen.

  • Welche Aktionen werden WANN & WIE ausgeführt? (Becher sammeln, Gästelisten-Euros, Specials…)
  • Rituale & Teambuilding Maßnahmen innerhalb der Crew
  • Wer sind meine Ansprechpartner seitens Veranstalter vor Ort? Wo finde ich Hilfe?
  • Welche Besonderheiten gibt es? (Bedingt durch Lage, Ablauf und Aufbau eines Festivals)
  • Wie sehen die Risikopläne aus?
  • Wie ist der Ablaufplan des gesamten Festivals?
  • Welche Bands supporten uns?

Darüber hinaus, dürfen wichtige Dinge nicht auf einer Viva con Agua Veranstaltung fehlen.

(Siehe How to Materialliste)

Veranstaltung im Pool

  • Veranstaltung 4 Wochen vorher im Pool freischalten und zur Bewerbung freigeben.
    Die Bewerbungsfrist läuft optimaler Weise 2 Wochen vor der Veranstaltung ab.
  • Die genaue Anzahl von Supportern, die mit auf das Festival dürfen, erfahrt ihr aus dem Brunnenbüro oder vom direkten ASP der Veranstaltung
  • Achtet bei der Auswahl von Supportern auf ein gutes Mischverhältnis von neuen Supportern und „alten Hasen“
  • Nach Ablauf der Bewerbungsfrist folgt die erste E-Mail (siehe HOW TO: Crew Briefing)
  • Ca. eine Woche vor dem Festival kommt eine genaue Briefing E-Mail (siehe How_to_Crewbriefing)

 

 

Während des Festivals

Nach der Ankunft auf dem Festival ist es wichtig das Produktionsoffice bzw. das Non-Food/Gastro-Office aufzusuchen, um den Standort für den Infostand zu bekommen, damit man diesen aufbauen kann. Des Weiteren sollte auf dem Crew-Camping ein Bereich zum campen für alle abgesteckt werden (falls Goldeimer auch am Start ist, gerne zusammen). Das erste ausführliche Crew-Briefing findet dann 2-3h vor offizieller Öffnung des Infields am Veranstaltungstag statt. Danach immer 2x täglich ein Briefing mit der Crew vor Öffnung des Infields und nach dem letzten Künstler auf der Hauptbühne. Wichtig ist, dass folgende Aufgabenbereiche samt ASPs für folgende Bereiche verteilt werden:

  • Crewbetreuung: Fragen u. Anliegen der Crew klären
  • Infostandbetreuung: Alles ordentlich präsentieren, kein Müll hinterlassen
  • Cup Concept (CC): Es sollten immer (leere!) Cup-Concept Kisten am Infostand sein, um eventuelle volle Tonnen zu leeren. Die vollen Cup Concept Kisten werden nach Absprache mit dem Chef von CC entweder nachts oder am nächsten Tag morgens abgeholt.
  • meistens eine Person pro Aufgabenbereich
  • Für Künstleransagen siehe How to Künstleransagen.

 

Nach dem Festival

Nach den Festivals ist es wichtig, sich vor allem bei der Crew vor Ort zu bedanken und am besten eine E-Mail mit den Spendenergebnissen zu verfassen. Sich bei den Veranstaltern zu bedanken ist ebenfalls wichtig, um den Kontakt beizubehalten, damit VcA bei eventuellen kommenden Veranstaltungen dabei sein kann. Nachbereitung beinhaltet auch sich klar zu machen, was gut und was schlecht lief, um das in den kommenden Veranstaltungen zu verbessern oder beizubehalten.

 

Tipps und Tricks

  • Am besten ist es, sich ein Klemmbrett zu nehmen und sich über eine Checkliste über den Fortschritt der Vorbereitung im Klaren zu sein.
  • Klärt so früh wie möglich im Vorfeld ab, ob Cup Concept vor Ort ist, oder eine andere Regelung gefunden werden muss.
  • Wenn Cup Concept vor Ort: Quittungen alle nach dem Festival einscannen und im Brunnenbüro abgeben.
  • Druckt euch eine Teilnehmerliste mit den Kontaktdaten der Supporter aus.
  • Freundlicher Umgang mit allen Supportern, dem Veranstalter und den Securities. Die Securities haben am Ende mit die größte Macht auf den Festivals und können viel erschweren oder auch erleichtern.
  • Aufgaben delegieren!
  • Gute Vorbereitung ist nicht alles! Es wird immer etwas nicht nach Plan laufen, hauptsache nicht in Panik geraten und sich der veränderten Situation anpassen.
  • Jeden Tag vor Öffnung des Infield ein kurzes Briefing für eventuelle Ansagen und nochmals an einen aufgeräumten Infostand/Crew Campingplatz erinnern. Gerne auch Warm Up, Kennenlern- und Motivationsspiele während dem Meeting mit den Supporter*innen spielen. (siehe: How to: Teambuilding Spiele)
  • Dieses Dokument dient nur als Überblick für den groben Ablauf, für genaue Details, immer im Brunnenbüro nachfragen!

 

Weiterführende Infos

 

 

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