How to Finanzen

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Inhaltsangabe

Worum geht es in diesem Dokument?

In diesem Dokument ist beschrieben, wie in Zellen und Local Crews die Finanzen gehandhabt werden müssen.

Warum dieses Dokument?

Sinn und Zweck dieses Dokuments ist, dass ihr Sicherheit im Umgang mit Spenden und sonstigen Geld-Einnahmen erlangt.

Für wen ist dieses Dokument geschrieben?

Dieses Dokument ist für alle geschrieben, die bei Viva con Agua mit Geld zu tun haben. Im speziellen also für die ASP Finanzen von Zellen und Local Crews.

Wo ist diese Dokument zu finden?

Wenn unser neuer Server eingerichtet ist, wird hier beschrieben sein wo ihr das Dokument „How To: Finanzen“ findet.


Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen

  • Alle Spenden werden auf das folgende Konto der Commerzbank eingezahlt: Kontonummer: 362273500, BLZ: 20040000
  • Hierfür gibt es eine Einzahlkarte über das VcA-Büro.
  • Externe Spenden immer auf das Spendenkonto überweisen lassen:

Kontonummer: 1268135181 BLZ: 20050550 IBAN: DE58200505501268135181

  • Der Verwendungszweck bei eigenen Aktionen ist immer:
    • Stadt – Spende/Wirtschaftsgeld – Monat (z.B. Köln – Spende – August)
    • Externe Spenden sollen bitte auch immer einen eindeutigen Verwendungszweck

nennen (z.B. Spende Aktion xy – VcA-Stadt also Spende Garderobe Pfingstfest, VcA- Tübingen).

  • Das Wirtschaftsgeld wird immer auf das folgende HASPA Konto überwiesen: Kontonummer: 1268135165, BLZ: 20050550, IBAN: DE05200505501268135165

How To: Finanzen

Grundsätzliches

Finanzen bitte sehr ernst nehmen, es geht nicht nur um das Generieren von Geld, sondern auch um juristische und steuerrechtliche Genauigkeit und deshalb nicht zuletzt um unsere Gemeinnützigkeit! Die goldenen Faustregeln dazu lauten:

  • Unser Umgang mit Geld ist unsere Visitenkarte nach Außen. Bitte beachtet das auch in eurem Umgang mit Spendendosen, Kassen, Einnahmen - besonders gegenüber Dritten.
  • ALLE finanziellen Transaktionen (seien sie auch noch so klein) müssen in den Büchern in Hamburg verzeichnet sein! Damit sie das tun: Bitte in den Pool eintragen!
  • Bei Unsicherheiten: lieber einmal zu viel fragen als zu wenig!
  • Größere Ausgaben (Betrag höher als Kassenbestand der Zelle oder Local Crew) immer VORHER mit Hamburg abstimmen.

Abläufe und Dokumentationen

  • Bitte immer alle Belege/Quittungen sammeln und am Ende des Monats nach Hamburg senden. Bitte vergesst nicht, die Nummer auf den Beleg/Quittung zu schreiben, die der Pool dazu generiert. (Neuer Kamp 32, 20357 Hamburg). Immer immer immer!
  • Ausgaben nicht aus Spenden erstatten. Niemals niemals niemals!
  • Alle finanziellen Bewegungen in eurer Stadt in den Pool eintragen. Und alle heißt ALLE!
  • Dabei differenzieren zwischen Spendeneinnahmen und Wirtschaftsgeld.
  • Generierte Gelder monatlich auf das entsprechende Hamburger Konto einzahlen. ES SEI DENN wir vereinbaren eine Ausnahme.

Infos zum Finanztool im Pool

  • Der Pool ist die absolute Grundlage unser gemeinsamen Buchhaltung und existenziell wichtig!
  • Die monatliche Pflege ist verbindlich für alle Finanzansprechpartner der Zellen und LCs

Umgang mit Spenden und Handhabe im Pool

  • Aktuelle Spenden immer im Pool eintragen - dazu auf „Spende hinzufügen“ gehen und alle vorgegeben Felder ausfüllen
  • Alle getätigten Überweisungen immer in den Pool eintragen, dazu bitte zwischen eigener und externer Spende unterscheiden (z.B. wenn der Veranstalter direkt an VcA überweist)
  • Externen Spendern bitte immer folgende Kontodaten geben: Viva con Agua de Sankt Pauli e.V., Kontonummer: 1268135181, BLZ: 20050550, IBAN: DE58200505501268135181

Umgang mit Wirtschaftsgeld und Handhabe im Pool

  • Alle Ein- und Ausgaben in den Wirtschaftsbereich im Pool eintragen.
  • Für alle Ausgaben wird ein Beleg benötigt! Dazu immer die Beträge in den Pool eintragen und die ORIGINALBELEGE dann am Monatsende nach Hamburg schicken.
  • Wenn verschiedene Mehrwertsteuerarten auf einem Beleg angezeigt werden (z.B. 7% für Lebensmittel und 19% für Material), einfach den Beleg unter zwei verschiedenen Belegnummern eintragen (einmal für die 7% und einmal für die 19%).
  • Auf jedem Beleg die Belegnummer eintragen.
  • Wenn der Beleg verschickt wurde, bitte im Pool markieren damit das Ganze im Büro bestätigt werden kann.
  • Immer die Summe und das Datum des überwiesenen Geldes in den Pool eintragen (das ist besonders wichtig, wenn ihr kleinere Beträge gesammelt überweist).
  • Am Monatsende immer die Finanzen im Pool abschließen und die Belege per Post nach Hamburg schicken! Viva con Agua de Sankt Pauli e.V., z.Hd. Eileen Kurth, Neuer Kamp 32, 20357 Hamburg
  • Alle Spenden werden auf das Commerzbankkonto eingezahlt: Kontonummer: 362273500, BLZ: 20040000
  • Dafür haben alle Ansprechpartner eine Einzahlkarte erhalten (wenn nicht, bitte Mail an e.kurth@vivaconagua.org).
  • Diese kann auch an den Nachfolger übertragen werden, es muss also keine neue Karte beantragt werden.
  • WICHTIG: Spenden werden immer vollständig auf das Spendenkonto gezahlt und sonst darf nichts mit ihnen angestellt werden.
  • Alle Beträge des Wirtschaftsgeldes die über 300€ bei Zellen und über 150€ bei Local Crews hinausgehen, werden auf das Konto: 1268135165, BLZ: 20050550 der HASPA überwiesen.
  • Wichtig: bitte gebt den Verwendungszweck wie folgt an: Stadt – Spende/Wirtschaftsgeld – Monat (z.B. Stuttgart – Spende – August)

Erstattung von Auslagen

Ausgaben von bis zu 100,- € können ohne Rücksprache aus der Zellen/Local Crew- eigenen Barkasse der Wirtschaftsgeldeinnahmen erstattet werden. Alles andere bitte vorher mit Hamburg absprechen. Erstattungen können nur mit Beleg erfolgen. Bitte die Originalbelege dafür am Monatsende nach HH schicken.


Tipps und Tricks

  • Am besten alle Einträge sofort nach der Aktion in den Pool eintragen, damit nichts verloren geht.
  • Bei der Durchführung von Aktionen (eigene oder fremde) immer eine Person bestimmen, die die Finanzen im Auge hat, das Geld/die Spendendosen in ihre Obhut nimmt und die Belege sammelt.
  • Erstattungen nur gegen die Vorlage des Originalbelegs.
  • Bei Unsicherheiten immer eine Mail an das Büro schicken!

Häufige Fragen

Was ist eine Spende?

Eine Spende ist per Definition eine (Geld-)Zuwendung, welche folgendermaßen erfolgt:

  • freiwillig
  • in selbstgewählter Höhe
  • ohne Gegenleistung!

Bedeutet: Eine Spende ist z.B. ein Pfandbecher, ein Euro, den man einfach so in eine Spendendose schmeißt oder wenn jemand bei einem Spendenlauf einen Läufer mit einer bestimmten Summe unterstützt. Spenden sind steuerbegünstigt (bedeutet: wir müssen sie nicht versteuern und der Spender kann sie von seiner Steuer absetzen).

Bedeutet aber auch: Alle Einnahmen, die wir generieren, bei denen die Leute gezwungen sind, zu zahlen, oder bei denen wir vorgeben, WAS sie zahlen müssen oder bei denen sie eine Gegenleistung erhalten (das muss kein Sachwert sein!) sind keine Spenden! Keine Spenden sind deshalb: z.B. Merchandising, Eintritte zu Veranstaltungen, Nennungen zu Fußballturnieren, finanzielle Unterstützung von Veranstaltungen, die wir durchführen etc. - das ist Wirtschaftsbetrieb.

Wir sind berechtigt, Spendenbescheinigungen auszustellen, aber nur für glasklare Spenden. Bitte keine Spendenquittungen in Aussicht stellen, wenn Ihr Euch nicht sicher seid, ob die Leistung eine Spende ist! Im Zweifel lieber das VcA-Büro fragen.

Was ist Wirtschaftsgeld?

Wirtschaftsgeld sind Einnahmen, für die der Geber einen Gegenwert erhält.

Dazu gehören z.B.: Merchandising, Eintrittsgelder, Gastroeinnahmen, Sponsoring aber auch Dienstleistungen, die man von uns in Anspruch nimmt (z.B. Organisation von Veranstaltungen, Getränkeausschank, Garderobe etc.).

Für diese Einnahmen können keine Spendenquittungen ausgestellt werden, sondern wir schreiben darüber Rechnungen (aber nur vom VcA-Büro Hamburg aus!) und sie müssen ganz normal versteuert werden.

Es ist sinnvoll, Wirtschaftsgeld zu generieren (wir brauchen das Geld, um unsere gesamten Ausgaben zu bezahlen), es ist aber absolut wesentlich, die beiden Einnahmearten (Spende/ Wirtschaftsgeld) voneinander zu trennen. In der Verwendung und in der Dokumentation.

Zum Wirtschaftsgeld gehören auch Einnahmen aus Sponsoring. Dazu ein paar Basics:

  • Bitte immer klar überlegen: ist eine Einnahme von einem Partner Spende, normale Bezahlung oder Sponsoring?
  • Sponsoring bitte immer mit dem VcA-Büro absprechen, da steuerlicher Sonderfall.
  • Sollte z.B. bei Veranstaltungen ein richtiger Vertrag mit Unterschrift nötig sein, muss das VcA Büro in Hamburg unterschreiben – da juristisch bindendes Dokument!


Weiterführende Infos

Für mehr Finanzinformationen siehe: How To: FAQ Finanzen

Ansprechpartner im Brunngenbüro:

Ansprechpartner/-in: Doris Volk
Fehler beim Erstellen des Vorschaubildes: Datei fehlt
 E-Mail: d.volk@vivaconagua.org
Telefon: 04041260915
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