How to A Festival

How to A Festival
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Bereich	Aktionen
Wofür ist dieses Dokument gedacht?	Organisation von VcA-Aktionen auf Festivals mit mehr als 40.000 Besucher*innen und 20+ Supporter*innen
Für wen ist dieses Dokument relevant	Festival-Ansprechpersonen
Ansprechperson	Valentina Michaelis
E-Mail	v.michaelis@vivaconagua.org
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Weiterführende Links	[{{{URL}}} Links]

Allgemein

Wieso dieses Dokument?

Dieses Dokument gilt zukünftigen und interessierten Ansprechpartnern (ASP) eines A-Festivals zu informieren (A-Festival = ab 40.000 Besucher; 20+ Supporter). Ziel ist einen leichten und einfachen Ablauf zu gewährleisten und Tipps & Tricks für den Umgang mit der Crew, Veranstaltern und Künstlern zu erhalten.

Überblick: Schlüsselaufgaben- und Infos

 

 

 

 

 

Veranstaltung in den Pool stellen

Bewerbungsstart: 4 Wochen vor Veranstaltung (VA) setzen

Bewerbungsfrist: 2 Wochen vor VA setzen, je später die Veranstaltung im Sommer ist, desto weiter sollte die Frist vor die Veranstaltung gesetzt werden (z.B. 5 Tage vorher)

Klare Aufteilung von Aufgaben/Delegation (Crewbetreuung, Cup Concept, Gästelisten) + 1 Seite mit ASP aus der Crew

Am besten legt ihr für jedes wichtige Element eine eigene Liste an (Schicht-pläne, Meetings, Material, wer ist für was verantwortlich

Klare Briefingmails vorher (siehe auch How to Crewbriefing) und Dankes-/ Abschlussmails + Crewfoto

Ansprechpartner vor Ort suchen – seitens Veranstalter

Gibt es Gästelisten-Euros / Schichten einteilen

Falls Goldeimer ebenfalls auf Festival: checken, ob gemeinsame Verpflegung durch "Kleingartenkantine" möglich. (siehe Goldeimer)

Ablauf eines A-Festivals

In diesem Teil findet ihr einen detaillierteren Überblick über den Ablauf vor/während und nach den A-Festivals. Für einen exemplarischen Ablauf siehe ebenfalls How to Ablauf-Festival. Auch auf die Ansprüche eines A-Festival ASPs wird eingegangen, damit ihr schon vorab wisst, auf was man sich einstellen sollte.

Was muss ich als ein A-Festival Ansprechpartner mitbringen/leisten?

 Ein Festival in dieser Größenordnung ist nicht nur für den Veranstalter ein großes Stück Arbeit, sondern auch für Viva con Agua. Neben einer Vorbildsfunktion, selbst reflektierendem Handeln und Teamfähigkeit ist es auch wichtig, über projektmanagementspezifische Grundzüge hinaus, über ein sehr gutes Feingefühl für seine Mitmenschen zu verfügen, denn immerhin betreut man hier 20 Supporter und mehr und jeder ist anders. Vor allem Wertschätzung und Dankbarkeit zeigen sind ein besonderer Punkt bei solchen Festivals.

Grundlegend ist zu sagen, dass man ein gewisses Maß an Vernunft mitbringen muss, um sich der Aufgabe zu stellen. Dazu gehört vor allem die Ruhe in Stresssituationen bewahren zu können und sich gegenüber Menschen durchsetzen zu können. Vorab sollten wichtige Dokumente angefertigt werden, wie zum Beispiel Schichtpläne, Ablaufpläne, Materiallisten (siehe entsprechende How To Dokumente). Als ein ASP hat man eine Menge Verantwortung zu tragen und viele Aufgaben zu erledigen, allerdings solltest du deine Aufgaben auch delegieren können. Die Crewbetreuung, als Beispiel, sollte an vertrauenswürdige Personen übergeben werden, welche schon längere VcA-Erfahrung mitbringen und eventuell sogar im VcA-Kosmos schon bekannt sind.

Vorbereitungen für das Festival

Vor Beginn des Festivals sollte man sich im Klaren sein, dass folgende Fragen immer geklärt sein müssen, um erfolgreich ein Festival dieser Größenordnung über die Bühne zu bekommen.

Welche Aktionen werden WANN & WIE ausgeführt? (Becher sammeln, Gäste-listen-Euros, Specials…)

Rituale & Teambuilding Maßnahmen innerhalb der Crew

Wer sind meine Ansprechpartner seitens Veranstalter vor Ort?

Wo finde ich Hilfe?

Welche Besonderheiten gibt es? (Bedingt durch Lage, Ablauf und Aufbau eines Festivals)

Wie sehen die Risikopläne aus?

Wie ist der Ablaufplan des gesamten Festivals?

Welche Bands supporten uns?

Darüber hinaus, dürfen wichtige Dinge nicht auf einer Viva con Agua Veranstaltung fehlen (siehe How to Materialliste).

Veranstaltung im Pool

Veranstaltung 4 Wochen vorher im Pool freischalten und zur Bewerbung freigeben. Die Bewerbungsfrist läuft optimaler Weise 2 Wochen vor der VA ab

Die genaue Anzahl von Supportern, die mit auf das Festival dürfen, erfahrt ihr aus dem Brunnenbüro oder vom direkten ASP der Veranstaltung

Achtet bei der Auswahl von Supportern auf ein gutes Mischverhältnis von neuen Supportern und „alten Hasen“

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist folgt die erste E-Mail (siehe How to Crewbriefing)

Ca. eine Woche vor dem Festival kommt eine genaue Briefing E-Mail (siehe HOW TO: Crew Briefing)

Meldeliste: falls von VA gewünscht (Name, Geburtstag, Wohnort von Supporter)

Falls keine weitere Akkreditierung nötig ist: Bändchen abholen und am Treffpunkt den Supportern übergeben (Treffpunkt vereinbaren)

Falls eine weitere Akkreditierung über Voucher erfolgen muss:

Die Supporter über das Akkreditierungs-Tool mit vollständigem Namen und E-Mail angeben und die Voucher einzeln an die Supporter senden.

Vorher informieren wer welche Bänder kriegt:

Backstage: Praktikanten/Alte Hasen

Non-Food/Gastro: Supporter

Presse/Foto-Ausweis: Fotografen/Supporter mit ausreichender Erfahrung, die eine gute Dokumentation zur Verfügung stellen können

Mit Carpässen sparsam umgehen, im Idealfall an Fahrgemeinschaften verteilen. Ansonsten kann man die auch gut weiterreichen.

Voucher können mit einem Personalausweis gegen die entsprechenden Bändchen eingetauscht werden.

Während des Festivals

Nach der Ankunft auf dem Festival ist es wichtig, die Spendendosen und die Adresslisten für die Spendenquittungen an den Gästelisten abzugeben und das Produktionsoffice beziehungsweise das Non-Food/Gastro-Office aufzusuchen, um den Standort für den Infostand zu bekommen, um diesen aufbauen zu können . Des Weiteren sollte auf dem Crew-Camping ein Bereich zum campen für alle abgesteckt werden. Das erste ausführliche Crew-Briefing findet dann 2-3h vor offizieller Öffnung des Infields am Veranstaltungstag statt. Danach immer 2x täglich ein Briefing mit der Crew vor Öffnung des Infields und nach dem letzten Künstler auf der Hauptbühne. Wichtig ist, dass folgende Aufgabenbereiche samt ASPs für folgende Bereiche verteilt werden:

 

 

 

Crewbetreuung: Fragen u. Anliegen der Crew klären

Infostandbetreuung: Alles ordentlich präsentieren, kein Müll hinterlassen.

Cup Concept (CC): Es sollten immer (leere!) Cup-Concept Kisten am Infostand sein, um eventuelle volle Tonnen zu leeren. Die vollen Cup Concept Kisten werden nach Absprache mit dem Chef von CC entweder nachts oder am nächsten Tag morgens abgeholt.

Gästelisten-Betreuung und Abschöpfung (GL): Die Gästelisten sollten 2-mal täglich von einem Ansprechpartner besucht werden. Einmal um die Mittagszeit herum und dann gegen Abend (21/22 Uhr).

meistens eine Person pro Aufgabenbereich

Für Künstleransagen siehe How to Künstleransagen.

Nach dem Festival

Nach den Festivals ist es wichtig, sich vor allem bei der Crew vor Ort zu bedanken und am besten eine E-Mail mit den Spendenergebnissen zu verfassen. Sich bei den Veranstaltern zu bedanken ist ebenfalls wichtig, um den Kontakt beizubehalten, damit VcA bei eventuellen kommenden Veranstaltungen mit dabei sein kann. Nachbereitung beinhaltet auch sich klar zu machen, was gut und was schlecht lief, um das in den kommenden Veranstaltungen zu verbessern oder beizubehalten

Tipps und Tricks

Am besten ist es, sich ein Klemmbrett zu nehmen und sich über eine Checkliste über den Fortschritt der Vorbereitung im Klaren zu sein.

Klärt so früh wie möglich im Vorfeld ab, ob Cup Concept vor Ort ist, oder eine andere Regelung gefunden werden muss.

Wenn Cup Concept vor Ort: Quittungen alle nach dem Festival einscannen und im Brunnenbüro abgeben.

Druckt euch eine Teilnehmerliste mit den Kontaktdaten der Supporter aus.

Freundlicher Umgang mit allen Supportern, dem Veranstalter und den Securities. Die Securities haben am Ende mit die größte Macht auf den Festivals und können viel erschweren oder auch erleichtern.

Aufgaben delegieren

Gute Vorbereitung ist nicht alles! Es wird immer etwas nicht nach Plan laufen, hauptsache nicht in Panik geraten und sich der veränderten Situation anpassen.

Jeden Tag vor Öffnung des Infield ein kurzes Briefing für eventuelle Ansagen und nochmals an einen aufgeräumten Infostand/Crew Campingplatz erinnern.

Dieses Dokument dient nur als Überblick für den groben Ablauf, für genaue Details, immer im Brunnenbüro nachfragen!

Häufige Fragen

Ist Cup Concept auf jedem Festival vertreten?

Nein, am besten im Produktions Office nachfragen. Wenn sie nicht da sind, mit dem Gastronomie Chef über Kisten Abholung und Abgabe einigen. Frühzeit klären!

Weiterführende Infos

How to Ablauf-Festival How to Cup Concept How to Gästeliste How to Crewbriefing How to Materialliste How to Künstleransagen How to Auto mieten