How to Tourneen

Allgemein

Worum geht es in diesem Dokument?

Dieses Dokument erklärt den Ablauf der Tourneeorganisation.

Warum dieses Dokument?

Sinn des Dokumentes ist es Abläufe festzuhalten und für zukünftige darzustellen.

Für wen ist dieses Dokument geschrieben?

Für die Aktions Assistenz (oder Personen die vom Büro aus Tourneen organisieren).

Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen

Wichtig ist es, einen Überblick über die Rollen im Tourneebereich zu haben. Es gibt einmal die Band an sich, das Management, den Tourneemanager, den Booker und natürlich auch die örtlichen Veranstalter und die Location. Es ist häufig schwer die Verknüpfungen dieser einzelnen Rollen zu erkennen, aber es ist wichtig um die Organisation systematisch durchzuführen.

How to Tourneen

Um die Organisation einer Tournee erfolgreich durchzuführen, ist es sinnvoll ein paar Schritte zu beachten. Die Reihenfolge der Schritte kann auch verändert werden. Im folgenden sind die einzelnen Schritte aufgezählt, welche den Ablauf einer Tourneeorganisation darstellen:

• Anstehende Tourneen von Künstlern / Bands raussuchen und im Google Docs, in der Tabelle „Tourneen VCA GO!“ dokumentieren. Sinnvoll ist dabei die Tourneen nach Startzeitpunkt zu ordnen.
• Die bekannten Ansprechpartner vom Management, Booker oder der Band hinzufügen.
• Dann kommt es darauf an, wie groß die Band ist und ob diese Supporter von Viva con Agua ist.
  • Bei A Künstlern (über 100.000 FB-likes) wird über das Büro das Management angefragt.
  • Bei B-Künstlern agieren die Crews selbständig.
• Bei der Anfrage an das Management ist es wichtig kurz und knapp die Aktion und den Ablauf zu erklären, falls dies dem Management noch nicht bekannt ist.
• Sobald das GO vom Management da ist, wird dies in der Google Docs Tabelle unter "Vorgehen" vermerkt mit den jeweiligen Rahmenbedingungen, die vom Management vorgegeben wurden. Hierzu gehört insbesondere die genehmigte Supporterzahl. Außerdem ist eine Deadline für die Rückmeldung wichtig. Diese ist auf ca. 3 Wochen vor dem ersten Konzert der Tournee zu legen.
• Die Zellen werden dann nach und nach Rückmeldung im Tourneen Doc geben und dazu einen ASP für den Abend + Handynummer angeben.
• Spätestens eine Woche vor Tourneestart (besser ca.2-3 Wochen, daher die Deadline) sollte eine Übersicht mit allen Konzerten + ASPs (+Handynummer) an das Management geschickt werden, damit dieses weiß wo Viva con Agua dabei ist.
• Der Aktions ASP bekommt im Gegenzug einen ASP vom Management genannt + Handynummer, bei dem angerufen werden kann, falls vor Ort etwas sein sollte. In den meisten Fällen ist das der Tourneemanager.
• Die einzelnen Konzerte werden von der jeweiligen Zelle in den Pool gestellt. Dort müssen diese dann von Dir freigeschaltet werden.
  • Dazu gehst Du in den Pool (Office) und dort auf den Punkt Aktionen  Konzerte.
  • Die noch nicht freigeschalteten Konzerte sind dort markiert und müssen per klick auf das Konzert (und dann veröffentlichen) freigeschaltet werden. Dies am besten TÄGLICH machen!
• Wenn all diese Schritte erfolgt sind und die Tournee beendet ist, müssen die Spendenergebnisse in Docs eingetragen werden. Dies sollte eigenständig durch die ASPs der jeweiligen Konzerte erledigt werden. Bei Bedarf eine Mail schicken oder telefonisch erfragen.
• Als letztes wird eine Dankes Mail einmal an das Management / die Band geschickt und auch eine an die Crews. WICHTIG: die Mails müssen getrennt von einander verschickt werden, da der Kontakt zum Management nicht an die Supporter weiter gegeben werden sollte, außer das Management bewilligt dies!

Tipps und Tricks

• Tourneen regelmäßig aktualisieren und neue eintragen
• Besten Falls 3 Monate vor Tourneebeginn mit der Planung anfangen
• Täglich Konzerte im Pool freischalten
• Regelmäßig Spendenergebnisse einholen
• Sorgfältiger Umgang mit Kontakten!
• Anfragen ob ein Kontakt weitergegeben werden darf.
• Google Docs Tabellen wöchtentlich aktualisieren

Häufige Fragen

Läuft die Anfrage über das Büro oder über die Crews?

Das kommt immer ganz auf die Größe der Künstler an. Bei A-Künstlern läuft der Kontakt über das Büro. Bei B-Künstlern gehen die Crews selbständig vor. Einige Crews haben einen Sonderstatus aufgrund enger Kontakte zu Locations oder besonderer Erfahrung. Diese sind im Doc "Tourneen" aufgelistet und dürfen A-Künstler selbst anfragen.

Für wie viel Supporter wird pro Konzert angefragt?

Das kommt auf die Location an. In der Regel sind 4-6 Supporter pro Konzert dabei. Wenn es keinen Becherpfand gibt, reichen 2-4 aus. Wenn es Becherpfand gibt, machen 4-6 Sinn. Das sollte vorher mit dem Management abgesprochen werden und gegebenenfalls auch mit der Location.

Wann wird für eine Tournee angefragt?

Die Tourneen sollten besten falls ca. 3 Monate vor Tourneestart angefragt werden. Früher macht es wenig Sinn, da die Planung vom Management / Tourneemanagement meist noch nicht beendet ist. Wesentlich später wäre oftmals jedoch auch zu kurzfristig. Am besten wird alle 2 Wochen nach neuen Tourneen geguckt und es wird entschieden ob es Sinn macht das Viva con Agua dabei ist. Diese werden in die Liste eingetragen und nach für nach angefragt.

Weiterführende Infos

How to Verhalten bei Konzerten How to Künstleransagen