How to Best-Practice Crew-Aktionen

How to Best-Practice Crew-Aktion
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Bereich	Netzwerk
Wofür ist dieses Dokument gedacht?	In diesem Dokument ist beschrieben, wie eine Best-Practice Crew-Aktion aussieht. Im Fokus stehen die Crew-Aktionen, die keine Pfandbecheraktionen oder Spendenläufe sind, also Aktionen mit denen wir nicht bereits jahrelange Erfahrung haben und von Crews eigenständig geplant und durchgeführt werden. Hierbei wird ein beispielhafter Ablauf einer Crew-Aktion skizziert, um auf mögliche Herausforderungen und Stolpersteine bei der Organisation eines eigenen Events aufmerksam zu machen.
Für wen ist dieses Dokument relevant	Dieses Dokument ist für alle geschrieben, die für Viva con Agua Aktionen organisieren wollen. Im Speziellen also für die Crew-Supporter*innen von Viva con Agua.
Ansprechpartner*in	Nele Kim Lüppen
E-Mail	netzwerk@vivaconagua.org
Weiterführende Artikel	Management von Crew-Aktionen; Crew Aktionen; Rechtsgeschäfte in der Crew-Arbeit; Sponsoring; ...
Weiterführende Links	X

 

Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen

• VcA ist niemals Veranstalter einer Aktion oder eines Events.
• Viva con Agua Crews sind keine eigenständigen Rechtspersonen, im Namen von VcA darf nur der Vorstand Rechtsgeschäfte abschließen.
• Aktionen für und von VcA haben immer zum Ziel Spenden zu generieren und/oder auf das globale Thema Trinkwasser aufmerksam zu machen.
• alle Crew-Aktionen werden dem Bereich Netzwerk rechtzeitig (je nach Umfang 1-3 Monate) kommuniziert

How To: Best-Practice Crew-Aktionen

Grundsätzliches

Viva con Agua sammelt mit kreativen und freudvollen Aktionen Spenden für Wasser-Projekte und macht auf positive Art und Weise auf das globale Thema TRINKWASSER aufmerksam. Jedes Jahr bringen wir in hunderten Aktionen diesen Spirit auf die Straße. Das ist wundervoll! Damit dieser Aktionismus auch weiterhin positiv auf unsere gemeinsame Vision WASSER FÜR ALLE einzahlt haben wir einen Leitfaden erstellt, der den allgemeinen Rahmen für alle Crew-Aktionen absteckt.

In diesem Miro-Board findest du auch nochmal viele Infos und hilfreiche Links für die Planung deiner Aktion.

 

Ablauf einer Best-Practice Crew-Aktion

1. Findet einen (erfahrenen) Veranstalter

Das kann z.B. die Location sein, mit der ihr eure Veranstaltung durchführen wollt, ein euch bekannter Party-Veranstalter*in, oder eine wohlgesonnene Institution, wie der AStA an eurer Uni. Dieser Veranstalter trägt das Veranstaltungs-Risiko und kümmert sich um alle Veranstalter-Pflichten: Haftpflicht-Versicherung, GEMA etc. 

Wenn ihr euch über den Rahmen der Veranstaltung im Klaren seid und eine Veranstalterin habt, dann meldet euch kurz bei netzwerk@vivaconagua.org, um mögliche Fragen zu klären. Zur Sicherheit könnt ihr euch immer auch dieses Formular vom Veranstalter gegenzeichnen lassen und uns anschließend zuschicken.

EVENTKOOPERATIONEN NACH DEM ALL PROFIT-GEDANKEN

Gute Kooperation:

• Crew: Kreativ-Arbeit (gestaltet Programm, Deko), macht Werbung, unterstützt beim Event mit WoMan-Power, zahlt (nach Absprache mit dem Brunnenbüro) Ausgaben für Programm, 
• Veranstalter: Hat Veranstalter-Kosten & -Verpflichtungen (Miete, Personal, GEMA), trägt Verantwortung, macht über seine Kanäle Werbung, macht Einnahmen (Eintritt, Bar, Garderobe) & spendet Teile davon an Viva con Agua (wir müssen nicht versteuern)

Nicht so gute Kooperation:

• Crew: Kreativ-Arbeit (gestaltet Programm, Deko), macht Werbung, unterstützt beim Event mit WoMan-Power, trägt Veranstalter-Kosten, darf Spenden sammeln
• Veranstalter: trägt Verantwortung, macht Einnahmen (besonders Bar), spendet nicht an Viva con Agua

2. Plant gemeinsam die Veranstaltung

Auch wenn ihr nicht Veranstalter seid, könnt ihr in Absprache mit dem Veranstalter das Booking übernehmen, Werbematerial gestalten und verteilen, die Deko übernehmen oder vieles mehr. In den meisten Fällen verzichten die Künstler*innen auf ihre Gage, wenn sie von einer VcA-Crew angefragt werden, trotzdem fallen häufig Kosten für Technik, Fahrkosten, etc. an.

Macht eine Aufstellung aller Kosten und aller zu erwartender Einnahmen. Diese Kalkulation wird mit dem Netzwerkbereich besprochen, BEVOR Ausgaben getätigt werden. 

3. Habt eine gute Zeit und viel Spaß bei der Veranstaltung

Unterstützt den Veranstalter wo ihr könnt und macht gute Stimmung für VcA.

4. Die Abrechnung

Der Veranstalter zieht von den erzielten Einnahmen alle seine Kosten ab, die für die Veranstaltung angefallen sind (Technik, Fahrkosten, GEMA, ggf. Raum- und Personalkosten, Steuer, Anmeldegebühren, etc.). Den Gewinn der Veranstaltung überweist der Veranstalter als Spende auf das Viva con Agua Spendenkonto.

Tipp: Versucht eure Aktionen möglichst kostensparend zu planen, zeigt Fingerspitzengefühl bei den Verhandlungen mit dem Veranstalter und handelt einen guten Deal aus. Wir wollen ja möglichst viele Spenden sammeln.

5. Spendenbescheinigung

Für die überwiesene Spendensumme bekommt der Veranstalter selbstverständlich eine Spendenbescheinigung. Alle weiteren Fragen zu Spendenquittungen für Künstler*innen etc. müssen im Einzelfall mit den Ansprechpartner*innen im Brunnenbüro aus dem Bereich Finanzen&Administration besprochen werden.

6. Danke sagen!

Wenn ihr mal unsicher seid, was ihr im Rahmen eures Events beachten müsst, dann fragt lieber einmal mehr nach (Mail an: [netzwerk@vivaconagua.org]).