How to A Festival

How to A Festival
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Bereich	Aktionen
Wofür ist dieses Dokument gedacht?	Organisation von VcA-Aktionen auf Festivals mit mehr als 40.000 Besucher*innen und 20+ Supporter*innen
Für wen ist dieses Dokument relevant	A-Festival-Ansprechpersonen
Ansprechperson	Nils Warkentin

Wenn du in Zukunft Ansprechpersonen (ASP) eines A-Festivals sein wirst, oder auch einfach interessiert daran bist was zu so einem Festival organisatorisch alles dazu gehört, dann ist diese Wikiseite für dich. Ein A-Festival hat mindestens 40.000 Besucher, ist also besonders groß. Dementsprechend werden 20+ Supporter dafür eingesetzt. Das Ziel ist einen leichten und einfachen Ablauf beim Festival zu gewährleisten und Tipps & Tricks für den Umgang mit der Crew, Veranstaltern und Künstlern zu erhalten.

Was muss ich als ein A-Festival-Ansprechpartner mitbringen/leisten?

Ein Festival in dieser Größenordnung ist nicht nur für den Veranstalter ein großes Stück Arbeit, sondern auch für Viva con Agua. Neben einer Vorbildsfunktion, selbstreflektierendem Handeln und Teamfähigkeit ist es auch wichtig, über projektmanagementspezifische Grundzüge hinaus, über ein sehr gutes Feingefühl für seine Mitmenschen zu verfügen. Immerhin betreut man hier 20 Supporter*innen und mehr und jede*r ist anders. Vor allem Wertschätzung und Dankbarkeit gegenüber der Crew und auch dem Veranstalter zu zeigen sind ein besonderer Punkt bei solchen Festivals.

Grundlegend ist zu sagen, dass man ein gewisses Maß an Vernunft mitbringen muss, um sich der Aufgabe zu stellen. Dazu gehört vor allem die Ruhe in Stresssituationen bewahren zu können und sich gegenüber Menschen durchsetzen zu können. Vorab solltst du dir ein paar Stützen angefertigen, wie zum Beispiel Schichtpläne, Ablaufpläne, Materiallisten (siehe entsprechende How-To-Seiten). Als ein ASP hat man eine Menge Verantwortung zu tragen und viele Aufgaben zu erledigen, allerdings solltest du deine Aufgaben auch delegieren können. Die Crewbetreuung, als Beispiel, sollte an vertrauenswürdige Personen übergeben werden, welche schon längere VcA-Erfahrung mitbringen und eventuell sogar im VcA-Kosmos schon bekannt sind.

Ablauf eines A-Festivals

In diesem Teil findet ihr einen detaillierteren Überblick über den Ablauf vor/während und nach den A-Festivals. Für einen exemplarischen Ablauf siehe ebenfalls How to Ablauf-Festival. Auch auf die Ansprüche eines A-Festival-ASPs wird eingegangen, damit ihr schon vorab wisst, auf was man sich einstellen sollte.

Managen und Aufteilung von Verantwortlichkeiten

Eine klare Aufteilung von Aufgaben hilft, damit alle wissen was sie zu tun haben. Such dir Ansprechpartner vor Ort, auch seitens des Veranstalters. Kläre mit ihm, ob im Gästelistenbereich Spendendosen aufgestellt werden - die muss dann jemand betreuen. Als ASP solltest du keine Angst haben Aufgaben wie Crewbetreuung, Aufgaben bezüglich des Cup Concepts, sowie Gästelistenbetreuung zu delegieren. Zusätzlich legt ihr am besten legt ihr für jedes wichtige Element eine eigene Liste an (Schichtpläne, Meetings, Material, wer ist für was verantwortlich). Falls Goldeimer ebenfalls auf Festival: frag sie, ob eine gemeinsame Verpflegung durch die "Kleingartenkantine" möglich ist. (siehe Goldeimer). Schreibt ein oder zwei klare Briefingmails bevor das Festival losgeht, damit alle wissen, dass sie dabei sing und was sie erwartet (siehe auch How to Crewbriefing). Genauso freuen sich alle über eine Abschlussmail, in der man sich bei der Crew für ihr Engagement bedanken kann, schreiben kann wie viele Spenden eingenommen wurden und ein Crewfoto an alle schicken kann.

Vorbereitungen für das Festival

Vor Beginn des Festivals sollten folgende Fragen auf jeden Fall geklärt werden, um erfolgreich ein Festival dieser Größenordnung über die Bühne zu bekommen.

• Welche Aktionen werden WANN & WIE ausgeführt (Becher sammeln, Gäste-listen-Euros, Specials…)?
• Welche Rituale & Teambuilding Maßnahmen innerhalb der Crew sind sinnvoll?
• Wer sind meine Ansprechpersonen seitens Veranstalter vor Ort?
• Wo finde ich Hilfe?
• Welche Besonderheiten gibt es, zum Beispiel bedingt durch Lage, Ablauf und Aufbau eines Festivals?
• Wie sehen die Risikopläne aus?
• Wie ist der Ablaufplan des gesamten Festivals?
• Welche Bands supporten uns?

Darüber hinaus, dürfen wichtige Dinge nicht auf einer Viva con Agua Veranstaltung fehlen (siehe How to Materialliste).

Veranstaltung im Pool

• Lass die Veranstaltung 4 Wochen vorher im Pool freischalten und zur Bewerbung freigeben. Die Bewerbungsfrist läuft optimaler Weise 2 Wochen vor der VA ab. Das gibt allen ausreichend Zeit für Planung und Vorbereitung.
• Die genaue Anzahl von Supporter*innen, die mit auf das Festival dürfen, erfahrt ihr aus dem Brunnenbüro oder vom direkten ASP der Veranstaltung.
• Achtet bei der Auswahl von Supportern auf ein gutes Mischverhältnis von neuen Supportern und „alten Hasen“.
• Nach Ablauf der Bewerbungsfrist folgt die erste E-Mail (siehe How to Crewbriefing).
• Ca. eine Woche vor dem Festival kommt eine genaue Briefing E-Mail (siehe How to Crewbriefing).
• Falls vom VA erwünscht, erstelle eine Meldeliste mit Name, Geburtstag und Wohnort der Supporter.
• Falls keine weitere Akkreditierung nötig ist: hol die Bändchen ab und gib sie am Treffpunkt den Supportern. Dieser Treffpunkt sollte vorher schon Treffpunkt vereinbart worden sein.
• Falls eine weitere Akkreditierung über Voucher erfolgen muss:
  • Gib die Supporter über das Akkreditierungs-Tool mit vollständigem Namen und E-Mail an und sende die Voucher einzeln an die Supporter.
  • Informiere dich vorher wer welche Bänder kriegt:
    • Backstage: Praktikanten/Alte Hasen
    • Non-Food/Gastro: Supporter
    • Presse/Foto-Ausweis: Fotografen/Supporter mit ausreichender Erfahrung, die eine gute Dokumentation zur Verfügung stellen könne

Geht mit Carpässen sparsam um; im Idealfall an Fahrgemeinschaften verteilen. Ansonsten kann man die auch gut weiterreichen. Voucher können mit einem Personalausweis gegen die entsprechenden Bändchen eingetauscht werden.

Während des Festivals

Nach der Ankunft auf dem Festival ist es wichtig, die Spendendosen und die Adresslisten für die Spendenquittungen an den Gästelisten abzugeben und das Produktionsoffice beziehungsweise das Non-Food/Gastro-Office aufzusuchen, um den Standort für den Infostand zu bekommen, um diesen aufbauen zu können . Des Weiteren sollte auf dem Crew-Camping ein Bereich zum campen für Alle abgesteckt werden. Das erste ausführliche Crew-Briefing findet dann 2-3h vor offizieller Öffnung des Infields am Veranstaltungstag statt. Danach ist ein Briefing jeweils 2x täglich sinnvoll, einmal mit der Crew vor Öffnung des Infields und einmal nach dem letzten Künstler auf der Hauptbühne. Wichtig ist, dass folgende Aufgabenbereiche durch ASPs oder Delegation abgedeckt werden, sodass sich jemand verantwortlich fühlt:

• Crewbetreuung: Fragen u. Anliegen der Crew klären
• Infostandbetreuung: Alles ordentlich präsentieren, keinen Müll hinterlassen.
• Cup Concept (CC): Es sollten immer (leere!) Cup-Concept Kisten am Infostand sein, um eventuelle volle Tonnen zu leeren. Die vollen Cup Concept Kisten werden nach Absprache mit dem Chef von CC entweder nachts oder am nächsten Tag morgens abgeholt.
• Gästelisten-Betreuung und Abschöpfung (GL): Die Gästelisten sollten 2-mal täglich von einem Ansprechpartner besucht werden. Einmal um die Mittagszeit herum und dann gegen Abend (21/22 Uhr).
• meistens eine Person pro Aufgabenbereich
• Für Künstleransagen siehe How to Künstleransagen.

Nach dem Festival

Nach den Festivals ist es wichtig, sich vor allem bei der Crew vor Ort zu bedanken und am besten eine E-Mail mit den Spendenergebnissen zu verfassen. Sich bei den Veranstaltern zu bedanken ist ebenfalls sinnvoll, um den Kontakt beizubehalten. Auf diese Weise kann VcA bei eventuellen kommenden Veranstaltungen mit dabei sein. Nachbereitung beinhaltet auch sich klar zu machen, was gut und was schlecht lief, um das in den kommenden Veranstaltungen zu verbessern oder beizubehalten

 

Tipps und Tricks

• Am besten ist es, sich ein Klemmbrett zu nehmen und sich über eine Checkliste über den Fortschritt der Vorbereitung zu organisieren.
• Klärt so früh wie möglich im Vorfeld ab, ob es das Cup Concept vor Ort gibt, oder eine andere Regelung gefunden werden muss.
• Wenn Cup Concept vor Ort: Scan Quittungen alle nach dem Festival ein und gib sie im Brunnenbüro ab.
• Druckt euch eine Teilnehmerliste mit den Kontaktdaten der Supporter aus.
• Geht freundlich mit allen Supportern, dem Veranstalter und den Securities um. Die Securities haben am Ende mit die größte Macht auf den Festivals und können viel erschweren oder auch erleichtern.
• Delegiere Aufgaben.
• Gute Vorbereitung ist nicht alles! Es wird immer etwas nicht nach Plan laufen, hauptsache nicht in Panik geraten und sich der veränderten Situation anpassen.
• Halte jeden Tag vor Öffnung des Infield ein kurzes Briefing für eventuelle Ansagen und um nochmals an einen aufgeräumten Infostand/Crew Campingplatz zu erinnern. Nutze gerne auch 
• Warm Up, Kennenlern- und Motivationsspiele (siehe How to: Teambuilding Spiele).

'Dieses Dokument dient nur als Überblick für den groben Ablauf, für genaue Details, immer im Brunnenbüro nachfragen!'

 

Häufige Fragen

• Ist Cup Concept auf jedem Festival vertreten?

Am besten im Produktions Office nachfragen. Wenn sie nicht da sind, wende dich an den Gastronomie Chef über Kisten Abholung und Abgabe. Frühzeitig klären!

 

Weiterführende Links

How to Ablauf- Festival

How to CupConcept

How to Gästeliste

How to Crewbriefing

How to Materialliste

How to Künstleransagen