How to Tourneen

Allgemein

Worum geht es in diesem Dokument?

Dieses Dokument erklärt den Ablauf der Tourneeorganisation.

Warum dieses Dokument?

Sinn des Dokumentes ist es Abläufe festzuhalten und für zukünftige darzustellen.

Für wen ist dieses Dokument geschrieben?

Für die Aktions Assistenz (oder Personen die vom Büro aus Tourneen organisieren).

Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen

Wichtig ist es, einen Überblick über die Rollen im Tourneebereich zu haben. Es gibt einmal die Band an sich, das Management, den Tourneemanager, den Booker und natürlich auch die örtlichen Veranstalter und die Location. Es ist häufig schwer die Verknüpfungen dieser einzelnen Rollen zu erkennen, aber es ist wichtig um die Organisation systematisch durchzuführen.

How to Tourneen

Um die Organisation einer Tournee erfolgreich durchzuführen, ist es sinnvoll ein paar Schritte zu beachten. Die Reihenfolge der Schritte kann auch verändert werden. Im folgenden sind die einzelnen Schritte aufgezählt, welche den Ablauf einer Tourneeorganisation darstellen:

• Anstehende Tourneen von potentiellen Künstlern / Bands raussuchen und im Google Docs, in der Tabelle „Konzerte & Tourneen“ dokumentieren. Sinnvoll ist dabei die Tourneen nach Startzeitpunkt zu ordnen.
• Die bekannten Ansprechpartner vom Management, Booker oder der Band hinzufügen.
• Dann kommt es darauf an, wie groß die Band ist und ob diese Supporter von Viva con Agua ist.
  • Bei großen Bands wird zuerst das Management angefragt.
  • Bei kleinen Bands wird zuerst bei den Zellen angefragt, um zu gucken ob überhaupt Interesse besteht.
• Bei der Anfrage an das Management ist es wichtig kurz und knapp die Aktion und den Ablauf zu erklären, falls dies dem Management noch nicht bekannt ist.
• Sobald das GO vom Management da ist, wird bei den jeweiligen Zellen (Aktions ASPs) angefragt und es werden die Rahmenbedingungen genannt, falls vorhanden, die vom Management vorgegeben wurden.
• Die Zellen werden dann nach und nach Rückmeldung geben und dazu einen ASP für den Abend + Handynummer angeben.
• Um einen Überblick zu behalten, werden in der Tabelle auch die einzelnen Tourneen auf einer extra Seite eingetragen (dazu am besten einmal die alten Tourneen angucken). Dort werden alle Termine, Zellen, ASPs etc. eingetragen.
• Spätestens eine Woche vor Tourneestart sollte eine Übersicht mit allen Konzerten + ASPs (+Handynummer) an das Management geschickt werden, damit dieses weiß wo Viva con Agua dabei ist.
• Der Aktions ASP bekommt im Gegenzug einen ASP vom Management genannt + Handynummer, bei dem angerufen werden kann, falls vor Ort etwas sein sollte. In den meisten Fällen ist das der Tourneemanager.
• Die einzelnen Konzerte werden von der jeweiligen Zelle in den Pool gestellt. Dort müssen diese dann von Dir freigeschaltet werden.
  • Dazu gehst Du in den Pool (Office) und dort auf den Punkt Aktionen  Konzerte.
  • Die noch nicht freigeschalteten Konzerte sind dort markiert und müssen per klick auf das Konzert (und dann veröffentlichen) freigeschaltet werden. Dies am besten TÄGLICH machen!
• Wenn all diese Schritte erfolgt sind und die Tournee beendet ist, müssen die Spendenergebnisse erfragt werden. Dazu am besten an den Aktions ASP der jeweiligen Stadt wenden. Das Ergebnis wird dann in der Liste im Doc eingetragen.
• Als letztes wird eine Dankes Mail einmal an das Management / die Band geschickt und auch eine an die Zellen. WICHTIG: die Mails müssen getrennt von einander verschickt werden, da der Kontakt zum Management nicht an die Supporter weiter gegeben werden sollte, außer das Management bewilligt dies!

Tipps und Tricks

• Tourneen regelmäßig aktualisieren und neue eintragen
• Besten Falls 3 Monate vor Tourneebeginn mit der Planung anfangen
• Täglich Konzerte im Pool freischalten
• Regelmäßig Spendenergebnisse einholen
• Sorgfältiger Umgang mit Kontakten!
• Anfragen ob ein Kontakt weitergegeben werden darf.
• Google Docs Tabellen wöchtentlich aktualisieren

Häufige Fragen

Frage ich zuerst bei den Zellen oder beim Management an?

Das kommt immer ganz auf die Größe der Band an. Wenn klar ist das viele Zellen dort hin wollen, kann von vorn herein die komplette Tournee angefragt werden. Bei kleineren Bands, wo es unklar ist ob Zellen Interesse haben, macht es Sinn zuerst bei den Zellen anzufragen. Da muss man oft selbst entscheiden welchen Weg man sinnvoller findet.

Für wie viel Supporter wird pro Konzert angefragt?

Das kommt auf die Location an. In der Regel sind 4-6 Supporter pro Konzert dabei. Wenn es keinen Becherpfand gibt, reichen 2-4 aus. Wenn es Becherpfand gibt, machen 4-6 Sinn. Das sollte vorher mit dem Management abgesprochen werden und gegebenenfalls auch mit der Location.

Wann wird für eine Tournee angefragt?

Die Tourneen sollten besten falls ca. 3 Monate vor Tourneestart angefragt werden. Früher macht es wenig Sinn, da die Planung vom Management / Tourneemanagement meist noch nicht beendet ist. Wesentlich später wäre oftmals jedoch auch zu kurzfristig. Am besten wird alle 2 Wochen nach neuen Tourneen geguckt und es wird entschieden ob es Sinn macht das Viva con Agua dabei ist. Diese werden in die Liste eingetragen und nach für nach angefragt.

Weiterführende Infos

How to Verhalten bei Konzerten How to Künstleransagen