Mainz Finanz FAQ

Finanzen FAQ   

Erstellt von Meike Muth im Winter 2019.

1. Ich habe etwas verkauft. Darf das Geld in die Spendendose?

Nein. Auf Aktionen verkaufen wir, sofern das mit der/dem VeranstalterIn abgeklärt ist, Artikel wie Buttons und VcA-Bändchen. Ja, verkaufen - es handelt sich also um wirtschaftliche Einnahmen. Deshalb muss dieses Geld getrennt von den Spenden in der Kasse landen. Sollte keine Kasse vorhanden sein, geht auch ein Briefumschlag oder eine zweite Spendendose, die vorübergehend deutlich mit "Kasse" beschriftet wird. Wichtig ist, dass wirtschaftliche Einnahmen von den Spenden getrennt werden, damit sie korrekt eingetragen werden können.

2. Ich möchte gerne Spenden sammeln und deshalb Kuchen/Glühwein etc. gegen Spende verkaufen. Geht das?

Nein. Wenn du etwas verkaufst, generierst du eine wirtschaftliche Einnahme, keine Spende. Eine Spende wird immer in selbst gewählter Höhe, freiwillig und ohne Gegenleistung erbracht. Du kannst den Kuchen verschenken und dazu sagen, dass du dich über eine Spende freuen würdest (hierbei darf keine Höhe der gewünschten Summe angegeben werden). Oder du setzt einen Preis fest, gegen den man das Stück Kuchen käuflich erwerben kann (=wirtschaftliche Einnahme). Zusätzlich kann natürlich eine Spendendose aufgestellt werden, in die, unabhängig vom Verkauf, Spendengelder eingeworfen werden können.

3. Was ist denn der Unterschied zwischen einer Spende und einer wirtschaftlichen Einnahme?

Spende = freiwillig, selbstgewählte Höhe, keine Gegenleistung. Wirtschaftliche Einnahme = Einnahme beim Verkauf von Waren. Der Unterschied besteht in der Besteuerung. Spendengelder müssen von gemeinnützigen Organisationen nicht versteuert werden, wirtschaftliche Einnahmen schon. Wenn wir die wirtschaftlichenEinnahmen einer Aktion einfach heimlich unter die Spendengelder mischen, begehen wir Steuerbetrug und das ist ziemlich uncool. Unter anderem, weil die Menschen im Brunnenbüro das nicht nachvollziehen können und uns vertrauen. Sollte das Finanzamt herausfinden, dass Steuern hinterzogen wurden, kann dem Verein die Gemeinnützigkeit entzogen werden. Und das wollen wir doch alle nicht. Also bitte IMMER darauf achten, dass Spende und wirtschaftliche Einnahmen nicht vermischt werden.

4. Ich stehe ohne Spendendose an einer Pfandtonne und erhalte eine Barspende. Darf ich die in meine Hosentasche stecken und nach dem Konzert zur Spendendose am Infostand bringen?

Wenn du eine Barspende erhältst, aber keine Spendendose bei dir hast, kannst du als erstes die Person, die Spenden möchte, darüber informieren, wo es eine Spendendose gibt und vorschlagen, dass sie dort die Spende abgibt. Meistens ist das der Infostand, an dem sich die Person dann praktischerweise auch noch über die WASH-Projekte informieren kann. Wird dir spontan Geld in die Hand gedrückt, darfst du das natürlich annehmen, solltest dich aber damit auf den Weg zur Spendendose machen und es dort abgeben. Der Grund hierfür ist, dass wir den spendenden Menschen gegenüber möglichst transparent sein möchten. Wenn das Spendengeld (vorübergehend) in einer privaten Hosentasche landet, irritiert das viele und suggeriert einen nicht ganz so verantwortungsvollen Umgang mit den Spenden. Sollte es wirklich nicht anders gehen, weil es beispielsweise so voll ist, dass du die anderen Tropfen nicht sehen kannst oder du allein an der Tonne stehst, solltest du den SpenderInnen auf jeden Fall sagen, dass du das Geld nur mangels Spendendose zwischenverwahrst.

5. Ich habe Geld für eine Aktion ausgegeben, bei der Spenden gesammelt wurden. Darf ich den Betrag meiner Ausgabe aus den Spendengeldern nehmen?

Nein. Wenn du eine Ausgabe für die Crew machst, trittst du erstmal in Vorkasse. Das Geld kann dir vom Verein, sofern die Ausgabe dem Satzungszweck entspricht, zurückerstattet werden. Die Spenden-Einnahmen des Tages müssen in der Höhe, in der sie generiert wurden, auf das Konto des Vereins überwiesen werden. Außerdem kann auch hier wieder keine Durchmischung erfolgen, da es verschieden besteuerte Gelder sind.

6. Na gut. Darf ich mir den Betrag aus der Kasse der wirtschaftlichen Einnahmen der Aktion nehmen?

Nein, auch das geht nicht. Die Einnahmen der Aktion werden ebenfalls direkt auf das Konto überwiesen und auch diese müssen ohne Abzüge weitergegeben werden. Wenn du gerade knapp bei Kasse bist und das Geld schnell zurück brauchst, ist es vielleicht besser, wenn ein anderes Crewmitglied die Ausgabe für die Aktion vorlegt. Wenn ihr gerade alle finanziell struggelt, könnt ihr euch auch einen Vorschuss vom Büro holen. Diese muss allerdings frühzeitig angekündigt werden (mehrere Wochen vor der Aktion, nicht kurz vorm Einkauf).

7. Wie bekomme ich das Geld zurück, das ich für eine Aktion ausgegeben habe?

Im Pool gibt es hierfür ein Formular, das ausgefüllt werden muss. Außerdem muss die Ausgabe zuvor mit der Ansprechperson für Finanzen abgestimmt worden sein, damit Einnahmen und Ausgaben der Crew in etwa ähnlich hoch sind. Damit du dein Geld bekommst, muss in Hamburg der Beleg des Einkaufs ankommen. Wenn du etwas online bestellt hast schickst du einfach den den digitalen Beleg ans Büro. Der klassische Kassenbon kann inzwischen auch digital, als gutes Foto oder Scann (man muss alles lesen können) geschickt werden. Kassenbons können auch weiterhin postalisch versendet werden. Hierfür haben wir vorfrankierte Umschläge und sammeln die Kassenbons immer bei den Planungstreffen ein, um sie dann gesammelt zu verschicken.

8. Für das nächste Treffen möchten wir einen Kasten Bier kaufen. Den können wir doch sicher von unseren wirtschaftlichen Einnahmen bezahlen, oder?

Nein. Bitte behaltet bei den geplanten Ausgaben immer im Kopf, wem das Geld, das wir sammeln, zugutekommen soll. . Außerdem müssen alle Einnahmen komplett nach Hamburg überwiesen werden, die Spenden sowieso und die wirtschaftlichen Einnahmen, damit sie korrekt versteuert werden. Deshalb werden Ausgaben auch vom Brunnenbüro erstattet (siehe Frage 7). Alles was vom Wirtschaftsgeld gekauft wird, sollte notwendig für die Crewarbeit sein. Besonders bei größeren Anschaffungen lohnt es sich immer, die Nachbarcrews zu fragen, ob sie der eigenen Crew ihren Pavillon/Polaroitkamera oder auch mal eine Pfandtonne leihen können. All diese Sachen sind nämlich Eigentum des Vereins und nicht der Crew, die sie gerade im Keller beherbergt. Außerdem stärkt diese Art der Zusammenarbeit die Crewlove und es kommt mehr Geld dort an, wo es gebraucht wird.

9. Wir möchten für eine Aktion 52,10€ für Material ausgeben. Kein Problem, oder?

Kein Problem, aber etwas, das mit dem Büro abgeklärt werden muss. Ausgaben unter 50€ dürfen wir eigenverantwortlich tätigen, alles darüber bedarf dem OK aus dem Büro. Das hat einerseits mit dem Schutz der Person zu tun, die das Geld vorlegt (50€ als Schmerzgrenze, falls die Ausgabe nicht vom Verein getragen wird, weil sie z.B. nicht dem Satzungszweck entspricht; siehe Frage 7). Es kann hierdurch aber auch ein Überblick über die Ausgaben bewahrt werden und unter Umständen die Ausgabe abgelehnt werden, wenn die Crew in kurzer Zeit sehr viel Geld ausgibt ohne entsprechende Einnahmen zu generieren.

10. Ich hab‘ vor ein paar Monaten was für die Crew gekauft. Jetzt möchte ich mein Geld zurück. Geht das?

Nein. Die Abrechnung unserer Ausgaben erfolgt monatlich, deshalb sollen die Kassenbons auch zum Planungstreffen mitgebracht werden. Spätestens wenn das Quartal rum ist, sieht’s blöd für dich aus. Außerdem muss die Ausgabe bevor sie gemacht wird, der Finanz-ASP mitgeteilt werden. Wenn das mal versäumt wurde, bitte direkt nach der Ausgabe bei der Ansprechperson melden, nicht Monate später.

11. Wir möchten eine Bildungsaktion machen und müssen dafür Material kaufen. Geht das überhaupt, wenn wir durch die Aktion (z.B. ein Vortrag in einer Schule) keine Spenden sammeln?

Ja, das geht. Eine Bildungsaktion zielt, wie der Name vermuten lässt, darauf ab, Infos zu vermitteln. Hierbei geht es meist um die Langzeitwirkung der Aktion. Vielleicht möchte die Schule oder Kita nach der Aktion einen Run4WASH mit euch veranstalten oder eine Pfandtonne in der Einrichtung installieren. Vielleicht habt ihr auch "nur" ein paar Menschen motiviert, sich mit dem Thema der Trinkwasserknappheit zu beschäftigen. Dann haben sich die Ausgaben schon gelohnt. (Diese sollten natürlich verhältnismäßig sein. Stifte, Papier und Kleber sind kein Problem, für alle Anwesenden eine Soulbottle eher nicht).

12. Ich habe Geld von einem Konzert mitgenommen. Was jetzt?

Deine Aufgabe ist es, das Geld sicher nach Hause zu bringen. Dort angekommen, zählst du es und schreibst die Summe, sowie den Namen der Aktion und das Datum auf den Umschlag, den du gut verschließt. Sollte das Geld aus unterschiedlichen Einnahmen bestehen, insbesondere wenn es sich um Spenden und wirtschaftliche Einnahmen handelt, schreibe alle Posten getrennt auf den Umschlag (z.B. x€ Pfandtonne, y€ Spendendose, z€ Merch-Verkauf). Anschließend trägst du die Einnahme in das Google doc ein (https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ResF85XLbSNFzw6YlzkQkqIzQUQSlFrSa3M2K3byaA/edit#gid=60737817). Wenn du dich am nächsten Tag gut von der Aktion erholt hast, kontaktierst du eine der Personen, die in deiner Crew eine Einzahlkarte hat und fragst nach, wann du der Person das Geld geben kannst (am besten so schnell wie möglich, spätestens aber zum nächsten Treffen). Die Spenden sollen alle innerhalb des laufenden Monats eingezahlt werden können.

13. Ich habe eine Spende erhalten. Reicht es, wenn ich dir das Geld einfach so in die Hand drücke, wenn wir uns das nächste mal sehen?

Nein, bitte nicht. Auch wenn es nur 5€ sind, drücke sie mir bitte nicht einfach so in die Hand. Allein um den Überblick nicht zu verlieren, wäre ein beschrifteter Umschlag oder von mir aus auch ein zusammengeklebtes Stück Papier echt super. Außerdem sind auch Finanz-ASP manchmal vergesslich und fragen sich dann abends, woher die 5€ in ihrer Hosentasche kommen.

14. Ich kann die Spende doch auch direkt an dich/an das Spendenkonto vom Verein überweisen, oder?

Nein. Wenn du die Spende nach der Aktion mit nach Hause nimmst, bist du auch dafür verantwortlich, dass sie bei einer Person mit Einzahlkarte als Barspende ankommt. Wenn du ASP des Abends warst, heißt das nicht automatisch, dass du das Geld mitnehmen musst. Wenn eine andere Person anwesend ist, der du vertraust, kann diese das Geld auch mitnehmen. Das kann z.B. so gehandhabt werden, wenn die ASP weiter weg von der Crewstadt wohnt oder am nächsten Tag in den Urlaub fährt. Problematisch an einer Überweisung von deinem Privatkonto an meines ist, dass ich eher schlecht 132,17€ abheben kann, um sie dann bei der Commerzbank einzuzahlen. Wenn ich das Geld von meinem Konto an das des Vereins überweise, könnte ich so gerissen sein, und diese Spende als meine eigene deklarieren und steuerlich absetzen (würde ich natürlich nie machen). Das gleiche Problem tritt auf, wenn du die Spende direkt nach Hamburg überweist. Außerdem wird dadurch alles sehr schwammig und die Spende kann nur noch schwer (wenn überhaupt) der Crew und der Aktion zugeordnet werden.

15. Ich hab mir extra eine Zugfahrkarte/Busticket gekauft, um als SupporterIn zu einem Konzert zu kommen. Bekomme ich das Geld hierfür zurück?

Nein. Wenn du dich dafür entscheidest, als SupporterIn zu einer Aktion zu fahren, musst du vorher sicherstellen, dass du die Fahrtkosten und ggf. eine Unterkunft selbst organisierst und finanzierst. Im Falle eines Konzertes ist der freie Eintritt bereits die Gegenleistung für mögliche Anstrengungen und Ausgaben. Anders sieht das bei einem Run4WASH aus. Wenn du dafür, dass dieser stattfinden kann, extra mit deinem Auto in ein abgelegenes Dorf fährst, in dem es keine Crew gibt, kannst du die Fahrtkosten beim Verein einreichen, da du hier keine direkte Gegenleistung erhältst.

16. Der/die VeranstalterIn möchte die Spende überweisen. Muss ich noch etwas tun?

Ja. Lass dir bitte auf jeden Fall eine Quittung geben. Das kann ein handschriftlich ausgefüllter Beleg oder ein ausgedruckter in Kassenbon-Form sein. Wichtig ist, dass erkennbar ist, von wem die Spende stammt und wann diese gesammelt wurde. Hierbei ist es am praktischsten, wenn du Folgende Informationen (auf der Quittung, oder ergänzend) hast: Location/Veranstalter, Ansprechperson, Adresse, Mail-Adresse. Die Quittung gibst du schnellstmöglich bei der Ansprechperson für Finanzen ab, damit diese den Beweis hat, für den Fall, dass die Spende nicht überwiesen wird.

17. Der/die VeranstalterIn möchte eine Spendenquittung haben. Geht das?

Wenn die Spende direkt vom Veranstalter stammt, ist das (je nach Höhe der Spende) möglich. Wenn das Geld durch Becher-/Barspenden des Publikums gesammelt wurde, kann der/die VeranstalterIn keine Spendenquittung bekommen, da die Spende nicht von ihm/ihr stammt.

18. Ich möchte eine Spende einzahlen. Reicht als Verwendungszweck "Spende"? (Relevant für alle Menschen mit Einzahlkarte)

Nein. Im Büro kommen Überweisungen von ca. 60 Crews an. Wenn alle nur „Spende“ als Verwendungszweck angeben, ist es unmöglich, die Überweisungen den Crews und ihren Aktionen zuzuordnen. Schreibe in den Verwendungszweck bitte den Namen deiner Crew, oder das Kürzel MAI, sowie den Name der Aktion, damit die Spende zugeordnet werden kann. Bei unsicherheit spreche dich am Besten mit der Person ab, die die Eintragung im Pool macht, damit die Bezeichnungen übereinstimmen.

19. Mir wurden beim letzten Treffen Spenden von 10 verschiedenen Aktionen gegeben. Die kann ich doch einfach alle auf einmal in den Einzahlautomaten packen, oder? (Relevant für Menschen mit Einzahlkarte)

ACHTUNG NEU! Ja, dank des neuen Pools, ist das jetzt möglich! Hierbei ist es aber wichtig, dass du vorher alle Einnahmen (Spenden und wirtschaftliche) ordentlich im Pool eingetragen hast (wie das jetzt geht, kannst du im How To Finanzen nachlesen). Dann kannst du alle Aktionen zusammen einzahlen und als eine Einzahlung im Pool eintragen. Allerdings schlucken die Automaten der Commerzbank immer noch gerne mal ein paar Euro. Du solltest also die Gesamtsumme deiner Einzahlung wissen und darauf achten, dass der Automat diese auch anzeigt. Wenn du einfach alles reinkippst und dich auf das Ergebnis verlässt, riskierst du den unbemerkten Verlust von Spenden.

20. Wohin mit dem den wirtschaftlichen Einnahmen? (Relevant für Menschen mit Einzahlkarte)

ACHTUNG NEU! Auch hier gilt die Neuerungen des neuen Pools. Da es jetzt möglich ist alle unterschiedliche Einnahmen eines Events zusammen im Pool einzutragen, darf die Gesamtsumme des Events am Stück eingezahlt werden. Voraussetzung ist nur, dass alles ordentlich im Pool eingetragen ist(wie das jetzt geht, kannst du im How To Finanzen nachlesen).

21. Ich habe meine Einzahlkarte verloren. Ist das schlimm?

Nein. In unserer Crew gibt es zwei Einzahlkarten. Bis die neue Einzahlkarte, die du beim Büro beantragst, angekommen ist, können die Spenden also weiterhin eingezahlt werden. Außerdem hat man mit der Karte keinen Zugriff auf irgendwas. Wenn sie von jemandem gefunden wird, kann diese Person höchstens auf das Spendenkonto einzahlen.