Eigene Crew-Aktionen: Von A bis Z

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Eigene Crew-Aktionen: Von A bis Z
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Wofür ist dieses Dokument gedacht? In diesem Dokument ist beschrieben, was bei der Planung und Durchführung eigener Crew-Aktionen wichtig ist. Im Fokus stehen die Crew-Aktionen, die keine Pfandbecheraktionen oder Spendenläufe sind, also Aktionen mit denen wir nicht bereits jahrelange Erfahrung haben und von Crews eigenständig geplant und durchgeführt werden. Hierbei wird ein beispielhafter Ablauf einer Crew-Aktion skizziert, um auf mögliche Herausforderungen und Stolpersteine bei der Organisation eines eigenen Events aufmerksam zu machen.
Für wen ist dieses Dokument relevant Dieses Dokument ist für alle geschrieben, die für Viva con Agua Aktionen organisieren wollen. Im Speziellen also für die Crew-Supporter*innen von Viva con Agua.
Ansprechpartner*in Nele Kim Lüppen
E-Mail netzwerk@vivaconagua.org
Weiterführende Artikel Management von Crew-Aktionen; How To Best Practice Crew Aktionen, Crew Aktionen; Rechtsgeschäfte in der Crew-Arbeit; Sponsoring; ...
Weiterführende Links X

 

Crew Aktionen - worum geht’s hier eigentlich?

Viva con Agua sammelt mit kreativen und freudvollen Aktionen Spenden für Wasser-Projekte und macht auf positive Art und Weise auf das globale Thema TRINKWASSER aufmerksam. Neben den klassischen Pfandsammel-Aktivitäten auf Festivals und Konzerten bringen wir diesen Spirit außerdem durch zahlreiche “eigene” Crew-Aktionen auf die Straße. Und das ist wundervoll! Crew-Aktionen könnten vielseitiger nicht sein: die Bandbreite reicht von der Durchführung eigener Benefiz-Konzerte, über Bingo-Abende, Ausstellungen oder Tischtennis-Rundlauf-Turnieren bis hin zu einem Kneipenquiz oder einer eigenen Party für sauberes Trinkwasser. Damit dieser Aktionismus auch weiterhin positiv auf unsere gemeinsame Vision WASSER FÜR ALLE einzahlt haben wir einen Leitfaden erstellt, der den allgemeinen Rahmen für alle Crew-Aktionen absteckt. Denn mit Erwachsenwerden des Vereins hat sich in den letzten Jahren auch eine Verantwortung entwickelt, mit der wir achtsam umgehen müssen. Wende dich bei Fragen immer gern ans Netzwerkteam unter netzwerk@vivaconagua.org

Im folgenden erhältst du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um deine eigene Crew-Aktion reibungslos auf die Beine stellen zu können.

Wirf gerne auch einen Blick auf dieses Miro-Board, auf dem dieser Artikel basiert.

Schritt 1: Die Idee ist da - und jetzt?

Du hast eine Idee für eine eigene Crew-Aktion? Mega! Am besten checkst du nun zunächst, ob die Aktion wirklich zu Viva con Agua passt und welches Ziel du damit verfolgst. Sind es Spenden? Willst du mit deiner Aktion vor allem neue Supporter*innen erreichen? Oder etwas ganz anderes? Ein konkretes Ziel vor den Augen kann dir im weiteren Verlauf immer dabei helfen, Prioritäten zu setzen und dich zu fokussieren. Gleichzeitig wirst du deine Aktion vermutlich nicht alleine umsetzen können. Deshalb nimm deine Idee doch einfach mal mit ins nächste Crew-Treffen und besprecht, ob ihr euch die Aktion gemeinsam vorstellen könnt und genug Leute motiviert sind. Wer hätte Lust, was zu übernehmen? Wer ist ASP für’s Brunnenbüro? Wie könnte man die Aufgaben sinnvoll verteilen? Alles geklärt? Dann holt jetzt das Brunnenbüro ins Boot!

Option 1: Schreibe eine E-Mail an netzwerk@vivaconagua.org (gerne schon so detailliert wie möglich - wann soll welche Art Aktion stattfinden?) und vereinbart einen Gesprächstermin mit Nele.

Option 2: Fülle das Formular für Crew-Aktionen aus und melde die Aktion an. Das Netzwerk-Team meldet sich dann bei euch zurück und je nachdem wie viele Fragen noch offen sind, vereinbaren wir einen Gesprächstermin.

Im Optimalfall nimmst du oder jemand anderes mind. 4 Wochen VOR der geplanten Aktion Kontakt zu uns auf, um die Aktion einmal offiziell mit uns durchzusprechen. Wir wissen, dass das nicht immer möglich ist, da sich Gelegenheiten auch mal spontan ergeben können (und VcA auch davon lebt) und wollen euch insbesondere bei ggf. schon seit Jahren routinierten Aktionen nun auch keine Steine in den Weg legen. Gleichzeitig sind wir fest davon überzeugt, dass wir das beste aus einer Aktion rausholen können, wenn wir gemeinsam an einem Strang ziehen. Hier geht es insbesondere um die Klärung von Budget- oder Haftungsfragen (was passiert zum Beispiel, wenn sich jemand bei eurer Aktion verletzt?), aber bietet auch gleichzeitig die Möglichkeit, euch mit Rat und Tat zur Seite zu stehen, euch in der Promo zu unterstützen, mit eurer Aktion in der Zukunft auch andere Crews zu inspirieren oder ähnliches. Mal abgesehen davon ist es auch einfach richtig, richtig schön, wenn wir im Brunnenbüro direkt mitbekommen, was in den Crews so passiert und das nicht zufällig via Instagram passiert oder gar komplett untergeht!

 

Schritt 2: Aktions-Basics - was in jedem Fall beachtet werden muss

Spätestens im ersten Gespräch mit dem Brunnenbüro werden diese Dinge thematisiert: die Grundlagen einer jeden Crew-Aktion, um die wir nicht drum rum kommen:

 

  1. VCA ist niemals offiziell Veranstalter und trägt demnach auch kein (finanzielles) Risiko (Veranstalter ist hier als juristischer Begriff gemeint).

Findet einen erfahrenen Veranstalter. Das kann z.B. die Location sein, mit der ihr eure Aktion durchführen wollt, ein euch bekannter Party-Veranstalter, oder eine wohlgesonnene Institution, wie der AStA an eurer Uni. Dieser Veranstalter trägt das Veranstaltungs-Risiko und kümmert sich um alle Veranstalter-Pflichten: Haftpflicht-Versicherung, GEMA etc.

Zur Sicherheit könnt ihr euch immer auch dieses Formular vom Veranstalter gegenzeichnen lassen und uns anschließend zuschicken.

 

  1. VCA Crews sind keine eigenständigen Rechtspersonen, im Namen von VcA darf nur der Vorstand Rechtsgeschäfteabschließen.

Zu unterschreibende Verträge müssen rechtzeitig dem Brunnenbüro vorgelegt werden. Der Vertrag muss zunächst inhaltlich geprüft werden, bevor er von unserem Vorstand unterzeichnet werden kann. Das kann auch mal ein paar Wochen dauern, deshalb plant diese Zeit unbedingt ein.

 

  1. Die Aktion zahlt auf die Vision Wasser für Alle - Alle für Wasser ein.

Die Aktion passt zu Viva con Agua. HIER findest du eine Checkliste, die dir dabei helfen kann, das zu beurteilen.

 

  1. Spendenund wirtschaftliche Einnahmen werden sauber getrennt voneinander eingezahlt.

Hier geht's zum How to Finanzen.

 

Best Practice: Der Veranstalter deckt durch seine Einnahmen (Theke, Eintritt und Co.) seine Ausgaben (z.B. Personal, Getränke usw.) und überweist den Überschuss als Spende an VCA. So kann er auch eine Spendenbescheinigung erhalten (bietet ggf. auch ein Anreiz!). Hier findest du auch nochmal den passenden Wiki-Eintrag dazu. 

Besonders aufpassen müsst ihr bei Bingo, Tombola & Co., da dies in vielen Bundesländern/Städten unter Glücksspiel fällt. Die Regelungen dafür sind von Stadt zu Stadt sehr unterschiedlich und mal strenger/lockerer geregelt. Am besten informiert ihr euch selbst über die Auflagen in eurer Stadt und sprecht Details dann nochmal mit dem Brunnenbüro ab.

Auch bei dem Verkauf von Lebensmitteln gelten manchmal besondere Auflagen und Waffel- oder Kuchenverkauf ist nicht immer einfach so okay. Checkt auch hier einmal, ob ihr etwas besonderes dabei beachten müsst. Generell gilt: Kuchen gegen Spende gibt es nicht

 

Schritt 3: Budget, Finanzierung, Spenden sammeln?

Die Frage aller Fragen, wie läuft das ganze mit dem Geld? In diesem Abschnitt erfährst du, wie ihr eure Aktion am besten finanzieren könnt und welche Möglichkeiten zur Spendengenerierung sich in den meisten Fällen anbieten. 

 

Budget aus dem Brunnenbüro

Grundsätzlich gilt: alle Ausgaben, die wir tätigen, sind Spendengelder. Deshalb checkt gerne mal auf Herz & Nieren, welche Ausgaben wirklich anfallen (müssen) und wo man ggf. auch noch kreative, kostenfreie Lösungen finden kann. Dennoch haben wir natürlich auch ein kleines Budget, welches wir für Crew-Aktionen verwenden können und wir wollen eure Kreativität und euer Engagement nicht kaputtsparen. Künstler*innen und Bands versuchen wir zum Beispiel immer auf charmante Weise dazu zu bringen, ihren Auftritt auch als Engagement zu sehen und keine Gage einzufordern, ihr seid ja zum Beispiel auch ehrenamtlich vor Ort. ALL4WATER. 

Wenn ihr dennoch Budget aus dem Brunnenbüro benötigt, schickt uns mal eine Kalkulation rüber, die alle Posten beinhaltet, die voraussichtlich anfallen werden (z.B. Catering, Material, Technik u.v.m.). Wenn uns konkrete Zahlen vorliegen, können wir gemeinsam schauen, was wir möglich machen können oder welche Ideen wir evtl. noch haben!

 

Sachsponsoring

Sachsponsoring ist grundsätzlich möglich, dabei sind allerdings einige Dinge zu beachten. Lies dir dazu gern zunächst den verlinkten Wiki-Artikel durch. Ein potentielles Sponsoring ist immer im Vorfeld (!) mit dem Brunnenbüro abzusprechen, da es sich hierbei immer um einen Vertrag handelt und dieser, wie oben beschrieben, nur von unserem Vorstand vereinbart werden kann. Außerdem ist uns natürlich wichtig, dass die Unternehmen, mit denen wir kooperieren, auch zu unseren Werten passen und die erwartete Gegenleistung ebenfalls unseren Vorstellungen entspricht. 

So oder so kann es sich immer lohnen, zum Beispiel im Baumarkt o.ä. mal nach einem NGO Rabatt zu fragen. Damit konnten wir schon gute Erfahrungen machen und der Rabatt kann häufig direkt an der Kasse abgezogen werden. 

 

Förderungen

Auch das Stellen von Förderanträgen ist grundsätzlich möglich, jedoch an ein paar Bedingungen geknüpft. Wie beim Sponsoring auch bedarf es hier im Vorfeld eine Absprache mit dem Brunnenbüro. Förderanträge müssen immer von unserem Vorstand geprüft und gestellt werden, deshalb sollte ausreichend Zeit dafür eingeplant werden. “Prüfen” bedeutet neben den rechtlichen Aspekten auch, ob der verwaltungstechnische Aufwand im Verhältnis zur Förderungssumme steht. Teilweise ist die Abrechnung von Förderungen sehr, sehr aufwändig und kostet viele zeitliche Ressourcen, die dann einer Förderungssumme von wenigen 100€ gegenüberstehen. In diesem Fall lohnt sich der Aufwand häufig nicht. Wenn ihr aber eine potentielle Förderung in eurer Stadt entdeckt habt, prüfen wir das gerne für euch! In jedem Fall muss natürlich eine sorgfältige und vertrauensvolle Abrechnung im Nachgang der Aktion gemeinsam mit euch gewährleistet sein. 

Ausnahme: Hochschulgruppen haben häufig besondere Möglichkeiten, bspw. Räumlichkeiten der Universität zu nutzen oder Fördergelder zu beantragen, was dann i.d.R. nur mit dem Studierendenstatus geht. Hier kann der Verein als “Nicht-Studentin” der Hochschule keine Unterschrift leisten. In diesen Fällen ist die Förderung und Unterstützung an die Hochschulgruppe bzw. Studierende der Hochschule gebunden und ihr könnt diese Anträge dann als Privatperson stellen. Dennoch sollten einzelne Studierende kein Risiko eingehen. Solltest du dir bei einer Frage unsicher sein, wende dich ans Netzwerk-Team!

 

Spendenkonzepte 

Wahrscheinlich hofft ihr auch, mit eurer Aktion möglichst viele Spenden für Viva con Agua zu sammeln! Die Klassiker, Becherpfand sammeln und Spendendose aufstellen, kennen wir ja alle. Bei eigenen Crew-Aktionen gibt es manchmal auch noch mehr Spielraum und ihr könnt überlegen, auf welchen Wegen noch etwas mehr Geld reinkommen kann. Auf dem Miro-Board haben wir ein paar Ideen gesammelt. Wenn euch noch mehr einfällt, schnappt euch gerne einen Klebi auf dem Miro-Board und klebt ihn dazu!

 

Schritt 4: How to Promo

Das Konzept eurer Aktion steht, mit dem Veranstalter ist alles eingetütet und die Finanzierung ist auch klar - doch wie bewerbt ihr die Aktion nun am besten? Natürlich braucht es einen coolen Flyer, den ihr über eure Social Media Kanäle verbreiten könnt. Nutzt dafür einfach unser Grafik-Toolkit und/oder die Canva und erstellt schöne (vielleicht auch bewegte) Flyer im VCA Style! Es gibt aber natürlich noch einige weitere kostenfreie Möglichkeiten, eure Aktion publik zu machen. Gibt es zum Beispiel Veranstaltungsnewsletter, in eurer Stadt, in die ihr euch eintragen lassen könnt? Kreative Ideen hinterlassen meistens Eindruck: wie wäre es mit einem Plakat an eurem Fahrrad, mit dem ihr dann die ganze Stadt unsicher macht? Weitere Ideen findest du auf dem Miro-Board - auch hier freuen wir uns noch sehr über Ergänzungen!

 

Schritt 5: Durchführung der Aktion

Endlich ist es so weit! Der Tag eurer Crew-Aktion ist gekommen - MEGA! 

Heute soll vor allem eins im Vordergrund stehen: habt Spaß, denn es ist eure Aktion! Dabei kann euch eine gute Schichtplanung, die auch Verschnaufpausen berücksichtigt, schon komplett entlasten. Nichtsdestotrotz fallen natürlich einige Aufgaben an, um die ihr euch heute kümmern müsst.

Ganz praktisch ist es zum Beispiel wichtig, dass eingenommene Spenden (z.B. Spendendose) und wirtschaftliche Einnahmen (z.B. Eintrittsgeld) sauber voneinander getrennt werden - das ist sehr wichtig für die Abrechnung am Schluss. Hierbei kann euch eure Finanz-ASP sicherlich unterstützen. 

VCA Aktionen leben von Kreativität und Freude, dennoch kann natürlich auch mal etwas schief laufen - und das gehört dazu! Lasst euch nicht aus der Ruhe bringen, ihr werdet sicherlich gut improvisieren können! Und auch Konflikte können natürlich entstehen. Versucht dann erstmal lösungsorientiert zu denken und euch den Konflikten im Nachgang nochmal mit mehr Ruhe zu stellen. Gleichzeitig ist es natürlich wichtig, dass ihr als Crew zusammenhaltet und wertschätzend miteinander kommuniziert, auch wenn es mal stressig wird. Und das gilt natürlich auch im Umgang mit dem Veranstalter. 

Wir legen euch nach Ende der Aktion beispielsweise eine kleine High- und Lowlight-Runde ans Herz. So kann jede*r nochmal zu Wort kommen, ihr könnt den Aktionstag gemeinsam abschließen und auch nochmal auf euch Anstoßen!

Schritt 6: Aktion vorbei - und nun?

MEGA! Ihr habt gemeinsam eine Crew-Aktion auf die Beine gestellt! Neben allen organisatorischen Dingen solltet ihr nicht vergessen, euch auch selbst auf die Schulter zu klopfen und stolz auf euch zu sein. Vielleicht hätten Dinge auch besser laufen können, aber dann war das alles doch ein super Learning für’s nächste Mal!

Es bietet sich immer an, als Crew nochmal ein richtiges Nachbereitungstreffen auf die Beine zu stellen, evtl. sogar gemeinsam mit dem Veranstalter. Dort sollte es auch die Möglichkeit für Feedback geben: Was lief gut? Was nicht so? War die Zusammenarbeit rund? Wie sollte es beim nächsten Mal sein?

Egal, ob ihr ein Nachbereitungstreffen abhaltet oder nicht, solltet ihr euch noch einmal offiziell bei euren Kooperationspartner*innen bedanken. Es ist schließlich super cool, dass sie Lust auf eine gemeinsame Aktion mit Viva con Agua hatten!

Vermutlich habt ihr im Rahmen der Aktion auch einiges an Bild-/Video-Material produziert. Lässt sich daraus vielleicht ein schöner Instagram-Post zaubern? 

Um die Aktion nun vollständig abzuschließen, muss nun natürlich auch noch alles finanziell abgewickelt werden. Spenden und wirtschaftliche Einnahmen werden sauber voneinander getrennt eingezahlt. Spendet der Veranstalter seinen Gewinn an Viva con Agua und benötigt eine Spendenquittung? Wurden Förderungen beantragt, die nun gemeinsam mit dem Brunnenbüro abgerechnet werden müssen? 

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Und das war’s im Grunde schon. Dieser Artikel kann dir in Kombi mit unserem Miro-Board hoffentlich eine gute Hilfestellung bei den zukünftigen Crew-Aktionen sein. Und wer weiß - vielleicht steht eure nächste Aktion ja auch schon in den Startlöchern.

Weiterführende Artikel sind oben rechts verlinkt. 

Bei Fragen, meldet euch jederzeit gerne unter netzwerk@vivaconagua.org. 

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