How to Crewbriefing
| How to Ablauf Festival | |
|---|---|
| Bereich | Aktionen |
| Wofür ist dieses Dokument gedacht? | Überblick über einen wichtigen Ablauf von VcA Aktionen |
| Für wen ist dieses Dokument relevant | Festival-ASP |
| Ansprechpartner*in | Vale Michaelis |
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| Weiterführende Artikel | [{{{wiki-URL}}} wiki] |
| Weiterführende Links | [{{{URL}}} Link] |
Allgemein
Falls du in Zukunft Aktionen Prakti bist, ASP bei einer größeren Aktion, oder dich einfach für gängige Abläufe bei VcA Aktionen interessierst könnte dieser Eintrag interessant für dich sein. Um einen leichten Ablauf gewährleisten zu können ist zunächst das Ziel: alle Informationen, die in einem Crew Briefing erzählt werden sollten gebündelt vorliegen.
Überblick: Schlüsselaufgaben/ -infos
- Das erste Crew Briefing ist das wichtigste. Hier sollten alle wichtigen Punkte genannt werden. Die folgenden Briefings sind dazu da, um die Punkte nochmal aufzufrischen oder neue Erkenntnisse darzulegen.
- Crewmeetigs auf Festivals finden 2x täglich statt (morgens/nachts).
- Beim Abschluss-Meeting ist es wichtig, sich noch einmal bei allen für die Teilnahme zu bedanken.
How To: Crew Briefing
Briefing Mail
Die erste Mail kommt automatisch, wenn die Teilnehmer im Pool bestätigt werden. Sie bestätigt die Teilnahme.
Die zweite Briefing Mail kommt im Idealfall Weise eine Woche vor dem Festival. Diese müsst ihr selbst schreiben. Sie sollte folgende Punkte beinhalten:
- Vorabinfos über VcA, WASH-Projekte, Geländeplan, Timetable und Schicht-pläne (Infostand, Gästeliste, Tonnen) sollten schon mal erwähnt werden.
- Am besten verschickt ihr den Link zu einem Google Drive Dokument, das für alle mit Link freigeschaltet ist.
- Wichtig ist den Treffpunkt für zukünftige Crewtreffen etc. klar und für alle zugänglich und verständlich festzulegen.
- Aufbau- und Abbauzeiten sollten geschildert werden.
- Beinhalte eine Supporter Infomappe.
- Kläre vorher ab, wo die Spenden hin fließen. Welche Projektländer werden unterstützt? Was machen wir da aktuell?
- Informiere alle zu Tickets, Camping, Essen usw. - das ist wichtig damit alle wissen was zu packen ist und wieviel Geld sie einplanen müssen.
- Schicke allen die Kontakdaten der VcA ASPs vor Ort.
Erstes Teambriefing
Das erste Teambriefing findet am Vorabend des ersten Veranstaltungstages am Infostand oder Crew Camp statt. Da in dem ersten Crewbriefing immer super viel zu besprechen ist, ist hier eine kleine Liste mit den wichtigsten Elementen:
- Fang mit einer Vorstellungsrunde (Teambuilding, jeder sagt, warum er hier ist etc.) an.
- Wer ist zum ersten Mal mit VcA auf einer Veranstaltung oder einem Festival?
- Gehe auf neue Supporter zu, motivieren sie und weise sie ein. Kläre die wichtigsten Fragen.
- Alte Hasen können den Neuen helfen. Wer sind die alten Hasen?
- Gehe auf die wichtigsten Infos ein.
- Wer darf mit seinem Bändchen / Carpass wo hin?
- Welche VcA Aktionen gibt es vor Ort (Gästelisten, Becher sammeln, Merchverkauf)?
- Wie soll der Infostand aussehen?
- Wo ist das CrewCamp und wie soll es aussehen?
- Wie sieht der verantwortungsvolle Umgang mit Material aus (Fahnen, Tonnen, Superflitzer etc.)?
- Was ist für die Ordnung und Sauberkeit am Infostand und CrewCamp noch zu bedenken?
- Wann sind Tägliche Meetings und wo sind die Treffpunkte (mind. jeweils Morgens/ Nachts)?
- Worauf muss bei der Infostandbetreuung geachtet werden?
- Verteile die Schichten und erkläre anfallende Aufgaben.
- Infomaterial erklären (aktuelles Projekt, Daten und Fakten)
- Zeige den Merchandise und erklären wie mit ihm umgegangen wird (Preise, Kasse, Liste)?
- Wie wird mit Einnahmen durch Merch umgegangen? Was ist der Unterschied zur Spendenkasse?
- Gehe auf das Verhalten am Infostand ein: Getränke sollten in Becher gefüllt werden, es gibt keine Drogen und keinen Alkohol am Infostand. Wenn jemant sich interessiert umschautsollten sie proaktiv angesprochen werden (siehe auch: How_to_Infostand_&_Verhalten_am_Stand).
- Achtet darauf, den Infostand ordentlich und sauber zu halten.
- Bereite Müll- und Pfandtüten vor und weise darauf hin wo sie sind.
- GUTE LAUNE UND SPAß HABEN!
- Worum geht es bei der Becherjagd?
- Setz keine feste Zielvorgabe. Es ilft auch keinem Veranstaltungen zu vergleichen. Versucht am Besten immer den Vortag zu toppen!
- Geht zwischen den Konzerten auch mal in den Gastro-Bereichen mit Tonnen lang, nehmt euch unterwegs gerne etwas Zeit.
- Nennt spezifische Erfahrungen über das jeweilige Festivals, falls ihr welche habt.
- Wendet das „1-Becher-Prinzip“ an. Wenn jmd. viele leere Becher dabei hat, fragt erstmal nach einem.
- Geht nach Konzertende mit einer Tonne zu den Bühnengräben und fragt dort nach Bechern.
- Schaut nach der Veranstaltung auf dem Boden und bei Shuttle-Abfahrtsorten nach.
- Habt so viel Spaß wie ihr könnt!!!! Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Punkt. Selbst wenn viel schief geht, ihr euch unsicher seid, macht eingach das Beste daraus und habt gemeinsam eine richtig schöne Zeit!
- Wenn Goldeimer auch auf die Veranstaltung kommt, könnt ihr ebenfalls beim Goldeimer-Crew Briefing mitmachen, damit beide Parteien wissen, wie der Ablauf ist (siehe How to Goldeimer).
Briefing am Morgen
Das Briefing am morgen findet am besten eine Stunde vor der Öffnung vom Infield am Infostand statt.Das Briefing ist dafür da...
- die Crew nochmals zu motivieren (siehe: How to: Teambuilding Spiele).
- Feedback über Highlights und Learnings vom Vortrag anzubringen/ eine Feedbackrunde zu machen.
- eventuelle Fragen zu beantworten.
- die Crew über eventuelle Neuigkeiten zu informieren.
- abschließend die Becher vom Vorabend in Kisten sortieren und bei großen Mengen abzugeben.
Briefing am Abend
Das Briefing am Abend findet am besten eine halbe Stunde nach dem letzten Hauptact (meist auf der Hauptbühne) am Infostand statt. Es ist dazu da...
- sich für einen wahrscheinlich anstrengenden und hoffentlich gelungenen Tag zu bedanken.
- die Tonnen zu leeren und Becher in Kisten zu packen.
- eventuell spezielle Infos für den folgenden Tag weiter zu geben.
- Tagesabschluss- Spiel (siehe How to: Teambuilding Spiele)
Abschluss-Meeting
Findet in der letzten Nacht nach dem letzten Act auf der Hauptbühne am Infostand statt.
Was sollte gesagt/gemacht werden:
- Becher zählen und an CupConcept abgeben
- Danke an die Crew
- Highlights & Lowlights teilen (Siehe: How to: Teambuilding Spiele)
- Alles saubermachen
- Abbau
Tipps und Tricks
Bestenfalls setzt man sich mit dem Crewbeauftragten vorher zusammen und schildert die oben genannten Punkte. Das erste Brifing ist das entscheidendste, hier sollten alle wichtigen Infos der Crew näher gelegt werden.
