How to Newsletter

Der stadtinterne VcA-Newsletter wird von den Ansprechpartnern einer Crew geschrieben, um die Supporter*innen der jeweiligen Stadt über die aktuellen Geschehnisse und die kommenden Aktionen zu informieren.

Inhaltsangabe

Worum geht es in diesem Dokument

In diesem Dokument ist beschrieben, wie ihr Newsletter (NL) über den Pool verschickt. Dabei könnt ihr Newsletter an aktive und an inaktiven Supporter*innen aus eurer Region schicken. Außerdem findet ihr hier zur Orientierung ein paar Beispiele zum Inhalt und Aufbau eines Newsletters.

Warum dieses Dokument

Das versenden eines regelmäßigen Newsletters in einer Crew ist wichtig, um die Supporter*Innen einer Region über Geschehnisse innerhalb des VcA-Kosmos und speziell über die Aktionen in der eigenen Stadt zu informieren. Je nach Auswahl der Adressatengruppe kann der Newsletter alle im Pool angemeldeten Crew-Supporter*Innen erreichen oder nur die als aktiv geführten Personen.

Durch regelmäßige Newsletter bleibt ihr mit den Supporter*Innen in Kontakt und bietet allen Interessenten konkrete Mitmachmöglichkeiten.

Für wen ist dieses Dokument geschrieben?

Für alle, die über den Pool Newsletter verschicken.

Überblick über die wichtigsten Infos/Schlüsselinformationen

• Ihr loggt euch über: pool.vivaconagua.org mit eurem Stadtaccount ein. Auf der Startseite links befindet sich das Menü: Emails
• Ein regelmäßiger Newsletter im gleichen Rhythmus ist häufig sinnvoll
• Die Crew Hamburg verschickt z.B. 1 x in der Woche an alle aktiven Supporter*innen, 1 x im Monat an alle inaktiven Supporter*innen, ein anderes Beispiel wäre 1 x im Monat an alle aktiven, alle 3 Monate an alle inaktiven Supporter*innen
• Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Newslettern
  • Den regelmäßigen Newsletter: Er beinhaltet Informationen über die kommenden Events inclusive der Möglichkeiten sich zu beteiligen sowie die zuständigen Ansprechpartner. Weiterhin können hier Hinweise zu Großveransaltungen im VcA-Kosmos und zu Projektgebieten gegeben werden.
  • und den Sondernewsletter: Im Gegensatz zum regelmäßigen Newsletter wird im Sondernewsletter lediglich ein spezifisches Thema aus einem gegebenen Anlass vermittelt. Der Newsletter kann demnach kurzfrisig Versand werden, um den Fokus auf ein besonders wichtiges Ereignis zu lenken und dessen Dringlichkeit hervorzuheben. Diese Gründen können unter anderem sein:
    
    • für ein Event mit besonders hoher lokaler Priorität
    • Für eine wichtige Veranstaltung, welche nicht mehr abgesagt werden kann, werden noch HelferInnen gesucht.
    • Änderungen in den Statuten von Viva con Agua oder den Statuten des lokalen Teams
    • spontane personelle Änderungen im ASP-Team des lokalen Teams
    • kurzfristige Mitteilungen über das Brunnenbüro
    • Sonstige kurzfristige Ereignisse, die nicht bis zum nächsten regelmäßigen Newsletter warten können.

Generell gilt, dass das Versenden der Sondernewsletter wohl überlegt werden muss, da sonst die Dringlichkeit einer Nachricht wegen zu vieler Mails verloren geht.

How to Newsletter

In diesem Absatz erfahrt ihr, wie das verschicken des Pool Newsletters technisch funktioniert und welche Inhalte in einen Newsletter gehören.

Newsletter an aktive Supporter*innen

Aktive Supporter*Innen sind alle im Pool registrierten Supporter*Innen eurer Region, die als Status aktiv angegeben haben und vom ASP Netzwerk freigeschaltet wurden.

Wann schicke ich den Newsletter?

Wichtig ist hier, dass ihr vor allem regelmäßig informiert! Je nach Teamgröße und Aktionen bestimmt ihr allerdings die Häufigkeit des NL. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es sinnvoll ist alle Informationen in einem Newsletter zu bündeln und diesen, wie oben schon beschrieben, immer zur selben Zeit (z.B. am Anfang oder Ende eines Monats) zu verschicken.

Wie schicke ich den Newsletter über den Pool? (technisch)

-> pool.vivaconagua.org -> mit Stadtaccount einloggen -> Emails -> Verfassen -> auswählen „nur aktive Supporter“ -> Absender auswählen (Stadtmail auswählen)/ oder no reply -> Mail verfassen -> Abschicken

Inhalt des Newsletters

Wie gestaltet ihr euren Newsletter? Nutzt die Diskussionsseite zu diesem Artikel und gebt euch gegenseitig Tipps.

Newsletter an inaktive Supporter*innen

Inaktive Supporter*innen sind alle im Pool registrierten Supporter*innen eurer Region, die nicht den Status „aktiv“ angegeben haben oder sich zwar als aktive Supporter*innen beworben, vom ASP Netzwerk aber noch nicht freigeschaltet worden sind.

Wann schicke ich den Newsletter?

Die inaktiven Supporter*innen solltet ihr dann informieren, wenn ihr spannende und für die Zielgruppe relevante Themen kommunizieren wollt. Ob ein regelmäßiger Newsletter sinnvoll ist, solltet ihr euch gut überlegen. Personen, die sich nicht als aktiv gemeldet haben, haben evtl. auch nur bedingtes Interesse an regelmäßigen Emails und sind davon im Zweifel auch schneller genervt.

Wie schicke ich den Newsletter über den Pool? (technisch)

-> pool.vivaconagua.org -> mit Stadtaccount einloggen -> Emails -> Verfassen -> auswählen „nur inaktive Supporter“/oder "alle Supporter" -> Absender auswählen (Stadtmail auswählen)/ oder no reply -> Mail verfassen -> Abschicken

Tipps und Tricks

• Überschüttet die Mailempfänger*Innen nicht mit zu viel Information – kurz und knapp das Wichtigste.
• Gebt zu Beginn eine kleine Inhaltsangabe. Welche Themen werden im NL behandelt?
• Wählt ein übersichtliches Format und nutzt die vielseitigen Formatierungsmöglichkeiten
• Bleibt eurem Stil treu, ihr schreibt die „Familie“ an, das muss nicht zu formell sein.
• Regelmäßigkeit ist wichtig! Auch wenn es Mal nicht so viel zu berichten gibt, haltet Kontakt zu den Supporter*Innen, ladet zu euren Teamtreffen ein.

- Versucht in eurem Newsletter die Gesamtheit von Viva con Agua widerspiegeln zu lassen.