Aufgaben von Ansprechpersonen (ASP)

Aufgaben von Ansprechpersonen

Die Vereinsordnung schreibt vor, dass jede Crew mindestens 4 Ansprechpersonen (ASP), auch Crew-Vertretung genannt, wählen soll. Die Ansprechpersonen gewährleisten, dass der regelmäßige Kontakt und Austausch mit dem Verein stattfindet und durch effiziente Koordination von Prozessen und Projekten über tausend verschiedene Aktionen im Jahr für WASH durchgeführt werden können. Ziel ist es, notwendige Aufgaben gleichmäßig auf verschiedenen Schultern zu verteilen und gleichzeitig ein hohes Maß an Selbstorganisation zu gewährleisten. Deshalb gibt es nur wenige in der Satzung verankerte Aufgaben, die jede Crew betreffen und verpflichtend durchgeführt werden müssen (grün hinterlegt). Viele weitere Aufgaben sind nicht regelmäßig, sondern nur bei konkreter Aktion oder bei Bedarf nötig (wenn es z.B. keine Crew-Aktion gibt, muss auch keine Kalkulation erstellt werden).
Gewählte ASP sind nicht verpflichtet, alle Aufgaben selbst durchzuführen, sondern können diese auch weiter delegieren. Besonders am Ende der Amtszeit ist eine ausführliche Übergabe aller Themen an eine*n gewählten Nachfolger*in von großer Bedeutung, deshalb sollte diese Übergabe in allen Bereichen mitgedacht werden.
Sieh die folgende Tabelle als Sammlung und Checkliste aller möglichen Aufgaben, die in einer Crew anfallen können.

How to Verteilung der Aufgaben in einer Crew:
1. Lade dir folgende Datei als Dokument herunter
2. Streiche nicht relevante Aufgaben (außer verpflichtende) und füge weitere, Crewspezifische Aufgaben hinzu.
3. Versehe jeden Aufgabenbereich mit einer verantwortlichen Person. Wenn sich mehrere Personen einen Bereich teilen, mache farblich kenntlich, wer welche Aufgabe übernimmt.
4. Lade die Aufgabenaufteilung in die Dropbox der Crew, sowie andere Dokument-Ablage-Systeme der Crew. (Wenn du keinen Zugang zur Dropbox deiner Crew hast, kannst duhierim Wiki nachschauen. Sollte es dann immer noch nicht klappen, schreibe an Support@vivaconagua.org)
5. Aktualisiere das Dropbox Dokument bei Bedarf oder Neuwahlen.

 

Aufgaben von Ansprechpersonen einer Crew

Aufgaben-Bereich	Was gehört dazu?	Was muss die Person mitbringen, die diese Aufgaben übernimmt, bzw. was kann hier gelernt werden?	Tipps + Tools
Kommunikation mit der Aktions-Koordinations- Stelle im Verein	Kontakt per Mail, Feedback zu Anfragen Kontakt bei quartalsweisen Adobe-Konferenzen Individuelle Absprachen vor großen Aktionenmit dem Verein	regelmäßige Erreichbarkeit	Du kannst per Mail v.michaelis@vivaconagua.org erreichen, oder du rufst das Aktionshandy an: 015146262550   Außerdem findest du viele Infos zu Aktionen im Crew Life.
Crew über potentielle Veranstaltungen informieren	Moderation: Crew möchte auf Konzert X gehen. Genügend Leute zusammenbekommen, ASP definieren Zusagen bzw. Absagen senden	Schnelle Reaktion auf Anfragen Fähigkeit zur Moderation von Abstimmungs-prozessen Regelmäßige Teilnahme an Crewtreffen	Viele Crews fragen Aktionen erst an, wenn es eine bestimmte Anzahl an fest Interessierten gibt. Bei Anfrage sollte es mindestens schon einen festen ASP für die Aktion geben.
Koordination von Konzerten	Kommunikation mit Location/Veranstalter vor Ort Kommunikation mit Management von Bands etc. bzw. mit Aktions-Koordinations-Stelle gemäß ABC-Künstler Regelung Verwaltung der Aktionen im Pool – Einstellen, Infos verteilen, Absagen erteilen Briefing der ASP der Aktion generelle Kommunikation bestimmter Verhaltensgrundregeln während eines Konzertes Kontakt zum Finanz ASP, um Ausgaben und potentielle Einnahmen vorher abzusprechen. Einnahmen sollten spätestens nach 4 Wochen eingezahlt sein.	Gespür für Kommunikation mit externen Partnern (Management, Künstler, Veranstlater, Location) und diese “vivaconaguatisieren” Organisationstalent gute Erreichbarkeit in der Planungs- und Durchführungsphase Freude und Begeisterung an sinnhaften Aktionen und das Potential andere zum Engagement zu motivieren Idealerweise kannst du hier lernen, wie man Menschen anleitet, auf sie eingeht und motiviert	Nutze die offzielle Crew-Adresse für die Kommunikation mit externen Partnern Wenn du dir die Aufgabe mit einem zweiten ASP teilst, ist es sinnvoll, ist es sinnvoll, wenn ihr die Locations klar unter euch aufteilt. Infos zu der ABC-Regelung und ähnlichen Themen findest du im Wiki.
Koordination von Festivals	Kommunikation mit Festivals-Veranstalter gemäß ABC-Festivalregelung Verwaltung des Festivals im Pool - Veranstaltung einstellen, Personen annehmen, Infos verteilen Briefing des Festival ASP Koordination und Absprachen (mit Finanz-ASP und Verein) zu Ausgaben und potentiellen Einnahmen die das Festival betreffen. Einnahmen sollten spätestens nach 4 Wochen eingezahlt sein. Generelle Kommunikation bestimmter Verhaltensgrundregeln während eines Festivals	Idealerweise kanst du hier lernen, wie man Menschen anleitet, auf sie eingeht und motiviert Gespür für Kommunikation mit externen Partnern (Festivalveranstalter, Management, Künstler) und diese “vivaconaguatisieren” Organisationstalent Gute Erreichbarkeit in der Planungs- und Durchführungsphase Freude und Begeisterung an sinnhaften Aktionen und das Potential andere zum Engagement zu motivieren	Nutze die offzielle Crew-Adresse für die Kommunikation mit externen Partnern Infos zu der ABC-Regelung und ähnlichen Themen findest du imWiki.
Pflege des Kontakts zu Locations	Regelmäßiger Kontakt und Information über Viva con Agua, WASH, Projekte Spielregeln in Location vorab klären Persönlich bei ASP der Location vorstellen (per Telefon/Mail oder face2face) Wenn gewünscht: Konzerte gebündelt anfragen (pro Monat o.ä.) Feedback einfordern Generelle Abläufe optimieren Moderation bei Konflikten Briefing der Supporter*innen zu Verhalten in Location Danke am Ende des Jahres	Gespür für Kommunikation und Wertschätzung von externen Partnern Lerne eine gute Balance zu finden zwischen Potentialnutzung und Überstrapazierung der Kontakte	Hiergeht es darum, Locations zu zeigen, was für uns wertschätzende Verbindung ist.
Überblick über Material und Bedarf	Kontakt zu Lager-Vermieter (falls Lager gemietet) Regelmäßige Inventur RechzeitigesNachbestellen von Infomaterial Verlust- oder Schadensmeldung Überblick über anstehende Aktionen und deren ASP Koordination und Aufruf von Aufräumaktionen	Zugang zu Lager Gespür für Ordnung und Nachhaltigkeit Fähigkeit, sich von Dingen zu trennen Verhandlungsfähig-keiten bei Neuanschaffungen (z.B. NGO Rabatt anfragen)	Infomaterial kannst duhiernachbestellen. Hiergibts ein Formular, um eine Inventur durchzuführen Besonders wenn Lagerfläche kostenlos zur Verfügung gestellt wird, sollte die Gutmütigkeit der Besitzer nicht durch übermäßige Unordnung überreizt werden
Überblick über einzelne Aktions-AKs	Koordination von AKs und Mitgliedern Einfordern von regelmäßigen Updates der AKs	Koordinations-Talent Durchsetzungs-vermögen, um nicht mehr aktive AKs aufzulösen Regelmäßige Teilnahme an Crewtreffen	Um nicht alle Entscheidungen gemeinsam treffen zu müssen, können AKs helfen. Es sollte aber immer noch möglich sein, im AK-Dschungle den Überblick zu behalten