How to B Festival

Wieso dieses Dokument?

Dieses Dokument gilt zukünftigen und interessierten Ansprechpartnern (ASP) eines B-Festivals zu informieren (B-Festival = 10.000-40.000 Besucher; 15+ Supporter). Ziel ist einen leichten und einfachen Ablauf zu gewährleisten und Tipps & Tricks für den Umgang mit der Crew, Veranstaltern und Künstlern zu erhalten.

Überblick: Schlüsselaufgaben / -infos

• Veranstaltung in den Pool stellen
• Bewerbungsstart: 4 Wochen vor Veranstaltung (VA) setzen
• Bewerbungsfrist: 2 Wochen vor VA setzen, je später die Veranstaltung im Sommer ist, desto weiter sollte die Frist vor die Veranstaltung gesetzt werden (z.B. 5 Tage vorher)
• Klare Aufteilung von Aufgaben/Delegation (Crewbetreuung, Cup Concept, Gästelisten) + 1 Seite mit ASP aus der Crew
• Am besten legt ihr für jedes wichtige Element eine eigene Liste an (Schichtpläne, Meetings, Material, wer ist für was verantwortlich
• Klare Briefingmails vorher (siehe How to: Crew-Briefing) und Dankes-/Abschlussmails + Crewfoto
• Ansprechpartner vor Ort suchen – seitens Veranstalter
• Wenn Gästelisten – Euro: Schichten einteilen
• Wenn Goldeimer: im Vorfeld klären, ob Essen & Camp zusammen klappt

How to B Festival

In diesem Teil findet ihr einen detaillierteren Überblick über den Ablauf vor/während und nach den B-Festivals. Für einen exemplarischen Ablauf siehe ebenfalls HOW TO: Ablauf Festival. Auch auf die Ansprüche eines B-Festival ASPs wird eingegangen, damit ihr schon vorab wisst, auf was man sich einstellen.

=== Was muss ich al<v:shape alt="/Users/norageese/Dropbox (Viva con Agua)/03 Marketing/00 Grafik Toolkit/02 Logos/01 Verein/online/Logo_VCA_Variante Weiß.png" id="Grafik_x0020_22" o:spid="_x0000_s1027" style="position:absolute; margin-left:457.9pt; margin-top:792.15pt; width:72.05pt;

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Idealerweise hast du schon das ein oder andere Festival mit VcA gemacht und bist selber schon mal ein ASP bei einer Aktion in deiner Crew gewesen. Im Vergleich zu den C- Festivals ist es möglich, dass der Stresspegel immens steigen kann, vor allem, weil man hier eine größere Gruppe von bis zu 20 VcA Supportern betreuen muss. Bei dieser Größenordnung spielt es auch eine große Rolle den Überblick, über die verschiedenen Handlungsbereiche und Aufgaben behalten zu können.

Grundlegend ist zu sagen, dass man ein gewisses Maß an Vernunft mitbringen muss, um sich der Aufgabe zu stellen. Dazu gehört vor allem die Ruhe in Stresssituationen zu bewahren und sich gegenüber Menschen liebevoll durchsetzen und kommunizieren zu können. Vorab sollten wichtige Dokumente angefertigt werden, wie zum Beispiel Schichtpläne, Ablaufpläne, Materiallisten, Meetings (siehe entsprechende HOW TO Dokumente). Als ein ASP hat man eine Menge Verantwortung zu tragen und viele Aufgaben zu erledigen, allerdings solltest du deine Aufgaben auch delegieren können und beispielsweise im Vorfeld schonklare ASPs festzulegen. Die Crewbetreuung, als Beispiel, sollte an vertrauenswürdige Personen übergeben werden, welche schon längere VcA-Erfahrung mitbringen und evtl. sogar bereits im VcA-Kosmos bekannt sind.

Vorbereitungen für das Festival

Vor Beginn des Festivals sollte man sich im Klaren sein, dass folgende Fragen immer geklärt sein müssen, um ein Festival dieser Größenordnung erfolgreich über die Bühne zu bekommen.

• Welche Aktionen werden WANN & WIE ausgeführt? (Becher sammeln, Gästelisten-Euros, Specials…)
• Rituale & Teambuilding Maßnahmen innerhalb der Crew
• Wer sind meine Ansprechpartner seitens Veranstalter vor Ort?
• Wo finde ich Hilfe?
• Welche Besonderheiten gibt es? (Bedingt durch Lage, Ablauf und Aufbau eines Festivals)
• Wie sehen die Risikopläne aus?
• Wie ist der Ablaufplan des gesamten Festivals?
• Welche Bands supporten uns?

Darüber hinaus, dürfen wichtige Dinge nicht auf einer Viva con Agua Veranstaltung fehlen (siehe HOW TO: Materialliste).

Siehe How to Materialliste

Veranstaltung im Pool

• Die jeweilige Veranstaltung sollte bis zu 6 Wochen vorher im Pool freigeschaltet und zur Bewerbung freigegeben sein. Die Bewerbungsfrist läuft optimaler Weise 1-2 Wochen vor der Veranstaltung ab.
• Achtet bei der Auswahl von Supportern auf ein gutes Mischverhältnis von neuen Supportern und „alten Hasen“
• Seid 2017 kann der Veranstalter eine sogenannte Meldeliste fordern, in der Daten der Supporter abgefragt werden, das ist eine reine Sicherheitsmaßnahme. Hier Bitte rechtzeitig die benötigten Informationen einsammeln.
• Nach Ablauf der Bewerbungsfrist folgt die erste E-Mail (siehe How to Crewbriefing)
• Anfang der Woche vor dem Festival kommt eine genaue Briefing E-Mail (siehe How to Crewbriefing).

Während des Festivals

Nach der Ankunft auf dem Festival ist es wichtig das Produktionsoffice beziehungsweise das Non-Food/Gastro-Office aufzusuchen, um den Standort für den Infostand zu bekommen, damit man diesen aufbauen kann. Des Weiteren sollte auf dem Crew-Camping ein Bereich zum campen für alle abgesteckt werden. Das erste ausführliche Crew-Briefing findet dann 2-3h vor offizieller Öffnung des Infields am Veranstaltungstag statt. Danach immer 2x täglich ein Briefing mit der Crew vor Öffnung des Infields und nach dem letzten Künstler auf der Hauptbühne (optional auch nur ein Tagesbriefing vor Infielderöffnung). Wichtig ist, dass die Aufgabenbereiche:

• Crewbetreuung (siehe How to Crewbriefing)
• Infostandbetreuung
• Cup Concept [CC] (siehe How to Cup Concept)
• Verteilt worden sind. Dies beinhaltet meist eine Person pro Aufgabenbereich.

Zur Crewbetreuung gehört u.a. Fragen der Crew zu klären, die während dem Festival auftauchen. Beim Infostand ist darauf zu achten, dass alles ordentlich präsentiert wird und nicht überall Müll herumliegt. Es sollten immer (leere!) Cup-Concept Kisten am Infostand sein, um eventuelle volle Tonnen zu leeren. Die vollen Cup Concept Kisten werden nach Absprache mit dem Chef von CC entweder nachts oder am nächsten Tag morgens abgeholt.

Nach dem Festival

Nach den Festivals ist es wichtig, sich vor allem bei der Crew vor Ort zu bedanken und am besten eine E-Mail mit den Spendenergebnissen zu verfassen. Sich bei den Veranstaltern zu bedanken ist ebenfalls wichtig, um den Kontakt beizubehalten, damit VcA bei eventuellen kommenden Veranstaltungen dabei sein kann. Nachbereitung beinhaltet auch sich klar zu machen, was gut und was schlecht lief, um das in den kommenden Veranstaltungen zu verbessern oder beizubehalten

Tipps und Tricks

• Am besten ist es, sich ein Klemmbrett zu nehmen und sich über eine Checkliste über den Fortschritt der Vorbereitung im Klaren zu sein.
• Klärt so früh wie möglich im Vorfeld ab, ob Cup Concept vor Ort ist , oder eine andere Regelung gefunden werden muss
• Druckt euch eine Teilnehmerliste mit den Kontaktdaten der Supportern aus.
• Freundlicher Umgang mit allen Supportern , dem Veranstalter und den Securities. Die Securities haben am Ende mit die meiste Macht auf den Festivals und können viel erschweren oder auch erleichtern.
• Aufgaben delegieren
• Gute Vorbereitung ist nicht alles! Es wird immer etwas nicht nach Plan laufen, hauptsache nicht in Panik geraten und sich der veränderten Situation anpassen
• Jeden Tag vor Öffnung des Infield ein kurzes Briefing für eventuelle Ansagen und nochmals an einen aufgeräumten Infostand/Crew Campingplatz erinnern.

Häufige Fragen

Ist Cup Concept auf jedem Festival vertreten?

Nein, am besten im Produktions Office nachfragen. Wenn sie nicht da sind, mit dem Gastronomie Chef über Kisten Abholung und Abgabe einigen. Frühzeit klären!

Weiterführende Infos

How to Ablauf-Festival How to Cup Concept How to Crewbriefing How to Materialliste How to Auto mieten