How to Crewbriefing

How to Ablauf Festival
RTENOTITLE
Bereich	Aktionen
Wofür ist dieses Dokument gedacht?	Überblick über einen wichtigen Ablauf von VcA Aktionen
Für wen ist dieses Dokument relevant	Festival-ASP
Ansprechpartner*in	Vale Michaelis
E-Mail	[1]
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Weiterführende Links	[{{{URL}}} Link]

Allgemein

Falls du in Zukunft Aktionen Prakti bist, ASP bei einer größeren Aktion, oder dich einfach für gängige Abläufe bei VcA Aktionen interessierst könnte dieser Eintrag interessant für dich sein. Um einen leichten Ablauf gewährleisten zu können ist zunächst das Ziel: alle Informationen, die in einem Crew Briefing erzählt werden sollten gebündelt vorliegen.

Überblick: Schlüsselaufgaben/ -infos

• Das erste Crew Briefing ist das wichtigste. Hier sollten alle wichtigen Punkte genannt werden. Die folgenden Briefings sind dazu da, um die Punkte nochmal aufzufrischen oder neue Erkenntnisse darzulegen.
• Crewmeetigs auf Festivals finden 2x täglich statt (morgens/nachts).
• Beim Abschluss-Meeting ist es wichtig, sich noch einmal bei allen für die Teilnahme zu bedanken.

 

How To: Crew Briefing

Briefing Mail

Die erste Mail kommt automatisch, wenn die Teilnehmer im Pool bestätigt werden. Sie bestätigt die Teilnahme.

Die zweite Briefing Mail kommt im Idealfall Weise eine Woche vor dem Festival. Diese müsst ihr selbst schreiben. Sie sollte folgende Punkte beinhalten:

• Vorabinfos über VcA, WASH-Projekte, Geländeplan, Timetable und Schicht-pläne (Infostand, Gästeliste, Tonnen) sollten schon mal erwähnt werden.
• Am besten verschickt ihr den Link zu einem Google Drive Dokument, das für alle mit Link freigeschaltet ist.
• Wichtig ist den Treffpunkt für zukünftige Crewtreffen etc. klar und für alle zugänglich und verständlich festzulegen.
• Aufbau- und Abbauzeiten sollten geschildert werden.
• Beinhalte eine Supporter Infomappe.
• Kläre vorher ab, wo die Spenden hin fließen. Welche Projektländer werden unterstützt? Was machen wir da aktuell?
• Informiere alle zu Tickets, Camping, Essen usw. - das ist wichtig damit alle wissen was zu packen ist und wieviel Geld sie einplanen müssen.
• Schicke allen die Kontakdaten der VcA ASPs vor Ort.

 

Erstes Teambriefing

Das erste Teambriefing findet am Vorabend des ersten Veranstaltungstages am Infostand oder Crew Camp statt.

• Vorstellungsrunde (Teambuilding, jeder sagt, warum er hier ist etc.)
• Wer ist zum ersten Mal mit VcA auf einer Veranstaltung/Festival?
  • Auf neue Supporter zugehen, motivieren, einweisen und FAQs erklären
  • Alte Hasen können den Neuen helfen
• Informationen bereitstellen:
  • Wer darf mit seinem Bändchen / Carpass wo hin?
  • VcA Aktionen erklären (Gästelisten, Becher sammeln, Merchverkauf)
  • Wie soll der Infostand aussehen?
  • Wo ist das CrewCamp und wie soll es aussehen
  • Verantwortungsvoll mit Material umgehen (Fahnen, Tonnen, Superflitzer etc.)
  • Ordnung und Sauberkeit am Infostand und CrewCamp
  • Tägliche Meetings + Treffpunkte ausmachen (mind. jeweils Morgens/ Nachts)
• Infostand:
  • Schichten verteilen und Aufgaben erklären
  • Infomaterial erklären (aktuelles Projekt, Daten und Fakten)
  • Merchandise zeigen und erklären (Preise, Kasse, Liste)
  • Geld: immer sicher und Unterschied Spendenkasse / Merchkasse erklären
  • Verhalten am Infostand: Getränke in Becher umfüllen, keine Drogen/Alkohol am Infostand, proaktiv auf Interessierte zugehen (siehe auch: How_to_Infostand_&_Verhalten_am_Stand)
  • Ordnung und Sauberkeit halten
  • Müll- /Pfandtüten vorbereiten
  • GUTE LAUNE UND SPAß HABEN!
• Bechersammeln:
  • Keine feste Zielvorgabe setzen und keine Veranstaltungen vergleichen, lieber den Vortag toppen!
  • Zwischen den Konzerten auch mal in den Gastro-Bereichen mit Tonnen langgehen
  • Spezifische Erfahrungen der jeweiligen Festivals nennen
  • „1-Becher-Prinzip“: Wenn jmd. Viele Becher hat, nur nach einem fragen
  • Nach Konzertende: bei den Bühnengräben nach Bechern fragen
  • Nach Veranstaltung: auf dem Boden / bei Shuttle-Abfahrtsorten schauen
  • Spaß steht im Vordergrund!

• Wenn Goldeimer auch auf Veranstaltung
  • Ebenfalls mit Goldeimer-Crew Briefing machen, damit beide Parteien wissen, wie der Ablauf ist (siehe How to Goldeimer)

 

Briefing am Morgen

Findet eine Stunde vor Infield Öffnung am Infostand statt.

• Was sollte gesagt/gemacht werden:
• Crew nochmals motivieren (siehe: How to: Teambuilding Spiele)
• Feedback vom Vortrag: Highlight? Learnings?
• Fragen beantworten
• Crew über eventuelle Ansagen informieren
• Becher in Kisten sortieren und bei großen Mengen abgeben

Briefing am Abend

Findet eine halbe Stunde nach dem letzten Act auf der Hauptbühne am Infostand statt.

Was sollte gesagt/gemacht werden:

• Für den Tag bedanken
• Tonnen leeren / Becher in Kisten packen
• Eventuell spezielle Infos für den folgenden Tag geben
• Tagesabschluss- Spiel (siehe How to: Teambuilding Spiele)

 

Abschluss-Meeting

Findet in der letzten Nacht nach dem letzten Act auf der Hauptbühne am Infostand statt.

Was sollte gesagt/gemacht werden:

• Becher zählen und an CupConcept abgeben
• Danke an die Crew
• Highlights & Lowlights teilen (Siehe: How to: Teambuilding Spiele)
• Alles saubermachen
• Abbau

 

Tipps und Tricks

Bestenfalls setzt man sich mit dem Crewbeauftragten vorher zusammen und schildert die oben genannten Punkte. Das erste Brifing ist das entscheidendste, hier sollten alle wichtigen Infos der Crew näher gelegt werden.

Weiterführende Infos

How to Cup Concept

How to A Festival

How to B Festival

How to C Festival

How to: Teambuilding Spiele