How to Crewbriefing

Allgemein

Wieso, Weshalb, Warum dieses Dokument?

Dieses Dokument gilt zukünftigen Festival-Praktikanten und interessierten Ansprechpartnern (ASP), die für die Crewbetreuung auf einer Veranstaltung zuständig sind. Um einen leichten Ablauf gewährleisten zu können ist das Ziel: alle Informationen, die in einem Crew Briefing erzählt werden sollten gebündelt vorliegen zu haben.

Überblick: Schlüsselaufgaben/ -infos

• Das erste Crew Briefing ist das wichtigste, hier sollten alle wichtigen Punkte genannt werden. Die folgenden Briefings sind dazu da, um die Punkte nochmal aufzufrischen oder neue Erkenntnisse darzulegen
• Meetings sind 2x täglich (morgens/nachts)
• Beim Abschluss-Meeting nochmal bei allen für die Teilnahme bedanken

 

How To: Crew Briefing

Ein exemplarischer Ablauf für das erste Crew Briefing, die täglichen Briefings und das Abschlussmeeting.

Briefing Mail

Die erste Mail kommt automatisch, wenn die Teilnehmer im Pool bestätigt werden.

Die zweite Briefing Mail kommt optimaler Weise eine Woche vor dem Festival und sollte folgende Punkte beinhalten:

• Vorabinfos über VcA, WASH-Projekte, Geländeplan, Timetable und Schicht-pläne (Infostand, Gästeliste, Tonnen)
• Am besten per Google Drive Dokument, dass für alle mit Link freigeschaltet ist
• Treffpunkt / Meetings
• Aufbau / Abbau
• Supporter Infomappe
• Wo fließen die Spenden hin?
• Infos zu Tickets, Camping, Essen usw.
• Kontakdaten der VcA ASPs vor Ort

 

Erstes Teambriefing

Das erste Teambriefing findet am Vorabend des ersten Veranstaltungstages am Infostand oder Crew Camp statt.

• Vorstellungsrunde (Teambuilding, jeder sagt, warum er hier ist etc.)
• Wer ist zum ersten Mal mit VcA auf einer Veranstaltung/Festival?
  • Auf neue Supporter zugehen, motivieren, einweisen und FAQs erklären
  • Alte Hasen können den Neuen helfen
• Informationen bereitstellen:
  • Wer darf mit seinem Bändchen / Carpass wo hin?
  • VcA Aktionen erklären (Gästelisten, Becher sammeln, Merchverkauf)
  • Wie soll der Infostand aussehen?
  • Wo ist das CrewCamp und wie soll es aussehen
  • Verantwortungsvoll mit Material umgehen (Fahnen, Tonnen, Superflitzer etc.)
  • Ordnung und Sauberkeit am Infostand und CrewCamp
  • Tägliche Meetings + Treffpunkte ausmachen (mind. jeweils Morgens/ Nachts)
• Infostand:
  • Schichten verteilen und Aufgaben erklären
  • Infomaterial erklären (aktuelles Projekt, Daten und Fakten)
  • Merchandise zeigen und erklären (Preise, Kasse, Liste)
  • Geld: immer sicher und Unterschied Spendenkasse / Merchkasse erklären
  • Verhalten am Infostand: Getränke in Becher umfüllen, keine Drogen/Alkohol am Infostand, proaktiv auf Interessierte zugehen (siehe auch: How_to_Infostand_&_Verhalten_am_Stand)
  • Ordnung und Sauberkeit halten
  • Müll- /Pfandtüten vorbereiten
  • GUTE LAUNE UND SPAß HABEN!
• Bechersammeln:
  • Keine feste Zielvorgabe setzen und keine Veranstaltungen vergleichen, lieber den Vortag toppen!
  • Zwischen den Konzerten auch mal in den Gastro-Bereichen mit Tonnen langgehen
  • Spezifische Erfahrungen der jeweiligen Festivals nennen
  • „1-Becher-Prinzip“: Wenn jmd. Viele Becher hat, nur nach einem fragen
  • Nach Konzertende: bei den Bühnengräben nach Bechern fragen
  • Nach Veranstaltung: auf dem Boden / bei Shuttle-Abfahrtsorten schauen
  • Spaß steht im Vordergrund!

• Wenn Goldeimer auch auf Veranstaltung
  • Ebenfalls mit Goldeimer-Crew Briefing machen, damit beide Parteien wissen, wie der Ablauf ist (siehe How to Goldeimer)

 

Briefing am Morgen

Findet eine Stunde vor Infield Öffnung am Infostand statt.

• Was sollte gesagt/gemacht werden:
• Crew nochmals motivieren
• Feedback vom Vortrag: Highlight? Learnings?
• Fragen beantworten
• Crew über eventuelle Ansagen informieren
• Becher in Kisten sortieren und bei großen Mengen abgeben

Briefing am Abend

Findet eine halbe Stunde nach dem letzten Act auf der Hauptbühne am Infostand statt.

Was sollte gesagt/gemacht werden:

• Für den Tag bedanken
• Tonnen leeren / Becher in Kisten packen
• Eventuell spezielle Infos für den folgenden Tag geben

 

Abschluss-Meeting

Findet in der letzten Nacht nach dem letzten Act auf der Hauptbühne am Infostand statt.

Was sollte gesagt/gemacht werden:

• Becher zählen und an CupConcept abgeben
• Danke an die Crew
• Alles saubermachen
• Abbau

 

Tipps und Tricks

Bestenfalls setzt man sich mit dem Crewbeauftragten vorher zusammen und schildert die oben genannten Punkte. Das erste Brifing ist das entscheidendste, hier sollten alle wichtigen Infos der Crew näher gelegt werden.

Weiterführende Infos

How to Cup Concept

How to A Festival

How to B Festival

How to C Festival