How to B Festival

Allgemein

How to B Festival
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Bereich	Aktionen
Wofür ist dieses Dokument gedacht?	Organisation von VcA-Aktionen auf Festivals mit 10.000 bis 40.000 Besucher*innen und 15 Supporter*innen
Für wen ist dieses Dokument relevant	B-Festival-Ansprechpersonen
Ansprechperson	Valentina Michaelis

Wenn du in Zukunft Ansprechpersonen (ASP) eines B-Festivals sein wirst, oder auch einfach interessiert daran bist was zu so einem Festival organisatorisch alles dazu gehört, dann ist diese Wikiseite für dich. Ein B-Festival hat zwischen 10.000 und 40.000 Besucher, ist also mittelgroß. Dementsprechend werden 15+ Supporter dafür eingesetzt. Das Ziel ist einen leichten und einfachen Ablauf beim Festival zu gewährleisten und Tipps & Tricks für den Umgang mit der Crew, Veranstaltern und Künstlern zu erhalten.

Überblick: Schlüsselaufgaben / -infos

• Veranstaltung in den Pool stellen
• Bewerbungsstart: 4 Wochen vor Veranstaltung (VA) setzen
• Bewerbungsfrist: 2 Wochen vor VA setzen, je später die Veranstaltung im Sommer ist, desto kürzer vor der Veranstaltung sollte die Frist ablaufen (z.B. 5 Tage vorher)
• Klare Aufteilung von Aufgaben/Delegation (Crewbetreuung, Cup Concept, Gästelisten) + 1 Seite mit ASP aus der Crew
• Am besten legt ihr für jedes wichtige Element eine eigene Liste an (Schichtpläne, Meetings, Material, wer ist für was verantwortlich)
• Klare Briefingmails vorher (siehe How to: Crew-Briefing) und Dankes-/Abschlussmails + Crewfoto
• Ansprechpartner vor Ort suchen – seitens Veranstalter
• Wenn es Gästelisten – Euros gibt: Schichten einteilen
• Wenn Goldeimer auch dort ist: im Vorfeld klären, ob Essen & Camp zusammen klappt

How to B Festival

In diesem Teil findet ihr einen detaillierteren Überblick über den Ablauf vor/während und nach den B-Festivals. Für einen generellen exemplarischen Ablauf siehe ebenfalls HOW TO: Ablauf Festival. Hier wird auch auf die Ansprüche eines B-Festival ASPs eingegangen, damit ihr schon vorab wisst, auf was man sich einstellen kann.

 

Was muss ich als B- Festival ASP mitbringen/leisten?

Idealerweise hast du schon das ein oder andere Festival mit VcA gemacht und bist selber schon mal ein ASP bei einer Aktion in deiner Crew gewesen. Im Vergleich zu den C- Festivals ist es möglich, dass der Stresspegel immens steigen kann, vor allem, weil man hier eine größere Gruppe von bis zu 20 VcA Supportern betreuen muss. Bei dieser Größenordnung ist es wichtig den Überblick über die verschiedenen Handlungsbereiche und Aufgaben behalten zu können.

Grundlegend ist zu sagen, dass man ein gewisses Maß an Vernunft mitbringen muss, um sich der Aufgabe zu stellen. Dazu gehört vor allem die Ruhe in Stresssituationen zu bewahren zu können und sich gegenüber anderen Menschen liebevoll durchsetzen und kommunizieren zu können. Vorab sollten wichtige Dokumente angefertigt werden, wie zum Beispiel Schichtpläne, Ablaufpläne, Materiallisten, Meetings (siehe entsprechende HOW TO Dokumente). Als ein ASP hat man eine Menge Verantwortung zu tragen und viele Aufgaben zu erledigen, allerdings solltest du deine Aufgaben auch delegieren können und beispielsweise im Vorfeld schon klare ASPs festlegen. Die Crewbetreuung, als Beispiel, sollte an vertrauenswürdige Personen übergeben werden, welche schon längere VcA-Erfahrung mitbringen und evtl. sogar bereits im VcA-Kosmos bekannt sind.

 

Vorbereitungen für das Festival

Vor Beginn des Festivals sollten folgende Fragen auf jeden Fall geklärt werden, um erfolgreich ein Festival dieser Größenordnung über die Bühne zu bekommen.

• Welche Aktionen werden WANN & WIE ausgeführt (Becher sammeln, Gäste-listen-Euros, Specials…)?
• Welche Rituale & Teambuilding Maßnahmen innerhalb der Crew sind sinnvoll?
• Wer sind meine Ansprechpersonen seitens Veranstalter vor Ort?
• Wo finde ich Hilfe?
• Welche Besonderheiten gibt es, zum Beispiel bedingt durch Lage, Ablauf und Aufbau eines Festivals?
• Wie sehen die Risikopläne aus?
• Wie ist der Ablaufplan des gesamten Festivals?
• Welche Bands supporten uns?

Darüber hinaus, dürfen wichtige Dinge nicht auf einer Viva con Agua Veranstaltung fehlen (siehe How to Materialliste).

 

Veranstaltung im Pool

• Lass die Veranstaltung 4 Wochen vorher im Pool freischalten und zur Bewerbung freigeben. Die Bewerbungsfrist läuft optimaler Weise 2 Wochen vor der VA ab. Das gibt allen ausreichend Zeit für Planung und Vorbereitung.
• Die genaue Anzahl von Supporter*innen, die mit auf das Festival dürfen, erfahrt ihr aus dem Brunnenbüro oder vom direkten ASP der Veranstaltung.
• Achtet bei der Auswahl von Supportern auf ein gutes Mischverhältnis von neuen Supportern und „alten Hasen“.
• Nach Ablauf der Bewerbungsfrist folgt die erste E-Mail (siehe How to Crewbriefing).
• Ca. eine Woche vor dem Festival kommt eine genaue Briefing E-Mail (siehe How to Crewbriefing).

 

Während des Festivals

Nach der Ankunft auf dem Festival ist es wichtig das Produktionsoffice beziehungsweise das Non-Food/Gastro-Office aufzusuchen, um den Standort für den Infostand zu bekommen, damit man diesen aufbauen kann. Des Weiteren sollte auf dem Crew-Camping ein Bereich zum campen für alle abgesteckt werden (falls Goldeimer auch am Start ist, gerne zusammen). Das erste ausführliche Crew-Briefing findet dann 2-3h vor offizieller Öffnung des Infields am Veranstaltungstag statt. Danach immer 2x täglich ein Briefing mit der Crew vor Öffnung des Infields und nach dem letzten Künstler auf der Hauptbühne. Wichtig ist, dass folgende Aufgaben-bereiche samt ASPs für folgende Bereiche verteilt werden:

• Crewbetreuung: Fragen und Anliegen der Crew klären
• Infostandbetreuung: Alles ordentlich präsentieren, kein Müll hinterlassen
• Cup Concept (CC): Es sollten immer (leere!) Cup-Concept Kisten am Infostand sein, um eventuelle volle Tonnen zu leeren. Die vollen Cup Concept Kisten werden nach Absprache mit dem Chef von CC entweder nachts oder am nächsten Tag morgens abgeholt.
• Gästelisten-Betreuung und Abschöpfung (GL): Die Gästelisten sollten 2-mal täglich von einem Ansprechpartner besucht werden. Einmal um die Mittagszeit herum und dann gegen Abend (21/22 Uhr).
• Man braucht meistens eine Person pro Aufgabenbereich
• Für Künstleransagen siehe How to Künstleransagen.

 

Nach dem Festival

Nach den Festivals ist es wichtig, sich vor allem bei der Crew vor Ort zu bedanken und am besten eine E-Mail mit den Spendenergebnissen und einem Crewfoto zu verfassen. Sich bei den Veranstaltern zu bedanken ist ebenfalls wichtig, um den Kontakt beizubehalten, damit VcA bei eventuellen kommenden Veranstaltungen dabei sein kann. Nachbereitung beinhaltet auch sich zu übelergen, was gut und was schlecht lief, um das in den kommenden Veranstaltungen zu verbessern oder beizubehalten.

 

Tipps und Tricks

• Am besten ist es, sich ein Klemmbrett zu nehmen und eine Checkliste mit allen anstehenden Aufgaben anzufertigen. So seht ihr auf einen Blich was noch gemacht werden muss.
• Klärt so früh wie möglich im Vorfeld ab, ob Cup Concept vor Ort ist, oder eine andere Regelung gefunden werden muss.
• Wenn vor Ort Cup Concept gibt,scanne die Quittungen alle nach dem Festival ein um sie im Brunnenbüro abzugeben.
• Druckt euch eine Teilnehmerliste mit den Kontaktdaten der Supporter aus.
• Geht freundlich mit allen Supportern, dem Veranstalter und den Securities um! Die Securities haben am Ende mit die größte Macht auf den Festivals und können viel erschweren oder auch erleichtern.
• Hab keine Angst Aufgaben zu delegiern!

• Gute Vorbereitung ist nicht alles! Es wird immer etwas nicht nach Plan laufen. Hauptsache ihr geratet nicht in Panik und passt euch der veränderten Situation an.
• Hallte jeden Tag vor Öffnung des Infields ein kurzes Briefing für eventuelle Ansagen und um nochmals an einen aufgeräumten Infostand/Crew Campingplatz erinnern. Nutze gerne auch Warm Ups, Kennenlern- und Motivationsspiele (siehe How to: Teambuilding Spiele).

Dieser Wiki Artikel dient nur als Überblick für den groben Ablauf, für genaue Details, immer im Brunnenbüro nachfragen!

Weiterführende Infos

How to Ablauf-Festival

How to Cup Concept

How to Crewbriefing

How to Materialliste