How to Crewbriefing

How to Crewbriefing
RTENOTITLE
Bereich	Aktionen
Wofür ist dieses Dokument gedacht?	Überblick über einen wichtigen Ablauf von VcA Aktionen
Für wen ist dieses Dokument relevant	Festival-ASP
Ansprechpartner*in	Vale Michaelis
E-Mail	[1]
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Weiterführende Links	[{{{URL}}} Link]

Allgemein

Falls du in Zukunft Aktionen Prakti bist, ASP bei einer größeren Aktion, oder dich einfach für gängige Abläufe bei VcA Aktionen interessierst könnte dieser Eintrag interessant für dich sein. Um einen leichten Ablauf gewährleisten zu können ist zunächst das Ziel: alle Informationen, die in einem Crew Briefing erzählt werden sollten gebündelt vorliegen.

Überblick: Schlüsselaufgaben/ -infos

• Das erste Crew Briefing ist das wichtigste. Hier sollten alle wichtigen Punkte genannt werden. Die folgenden Briefings sind dazu da, um die Punkte nochmal aufzufrischen oder neue Erkenntnisse darzulegen.
• Crewmeetigs auf Festivals finden 2x täglich statt (morgens/nachts).
• Beim Abschluss-Meeting ist es wichtig, sich noch einmal bei allen für die Teilnahme zu bedanken.

 

How To: Crew Briefing

Briefing Mail

Die erste Mail kommt automatisch, wenn die Teilnehmer im Pool bestätigt werden. Sie bestätigt die Teilnahme.

Die zweite Briefing Mail kommt im Idealfall Weise eine Woche vor dem Festival. Diese müsst ihr selbst schreiben. Sie sollte folgende Punkte beinhalten:

• Vorabinfos über VcA, WASH-Projekte, Geländeplan, Timetable und Schicht-pläne (Infostand, Gästeliste, Tonnen) sollten schon mal erwähnt werden.
• Am besten verschickt ihr den Link zu einem Google Drive Dokument, das für alle mit Link freigeschaltet ist.
• Wichtig ist den Treffpunkt für zukünftige Crewtreffen etc. klar und für alle zugänglich und verständlich festzulegen.
• Aufbau- und Abbauzeiten sollten geschildert werden.
• Beinhalte eine Supporter Infomappe.
• Kläre vorher ab, wo die Spenden hin fließen. Welche Projektländer werden unterstützt? Was machen wir da aktuell?
• Informiere alle zu Tickets, Camping, Essen usw. - das ist wichtig damit alle wissen was zu packen ist und wieviel Geld sie einplanen müssen.
• Schicke allen die Kontakdaten der VcA ASPs vor Ort.

 

Erstes Teambriefing

Das erste Teambriefing findet am Vorabend des ersten Veranstaltungstages am Infostand oder Crew Camp statt. Da in dem ersten Crewbriefing immer super viel zu besprechen ist, ist hier eine kleine Liste mit den wichtigsten Elementen:

• Fang mit einer Vorstellungsrunde (Teambuilding, jeder sagt, warum er hier ist etc.) an.
• Wer ist zum ersten Mal mit VcA auf einer Veranstaltung oder einem Festival?
  • Gehe auf neue Supporter zu, motivieren sie und weise sie ein. Kläre die wichtigsten Fragen.
  • Alte Hasen können den Neuen helfen. Wer sind die alten Hasen?
• Gehe auf die wichtigsten Infos ein.
  • Wer darf mit seinem Bändchen / Carpass wo hin?
  • Welche VcA Aktionen gibt es vor Ort (Gästelisten, Becher sammeln, Merchverkauf)?
  • Wie soll der Infostand aussehen?
  • Wo ist das CrewCamp und wie soll es aussehen?
  • Wie sieht der verantwortungsvolle Umgang mit Material aus (Fahnen, Tonnen, Superflitzer etc.)?
  • Was ist für die Ordnung und Sauberkeit am Infostand und CrewCamp noch zu bedenken?
  • Wann sind Tägliche Meetings und wo sind die Treffpunkte (mind. jeweils Morgens/ Nachts)?
• Worauf muss bei der Infostandbetreuung geachtet werden?
  • Verteile die Schichten und erkläre anfallende Aufgaben.
  • Infomaterial erklären (aktuelles Projekt, Daten und Fakten)
  • Zeige den Merchandise und erklären wie mit ihm umgegangen wird (Preise, Kasse, Liste)?
  • Wie wird mit Einnahmen durch Merch umgegangen? Was ist der Unterschied zur Spendenkasse?
  • Gehe auf das Verhalten am Infostand ein: Getränke sollten in Becher gefüllt werden, es gibt keine Drogen und keinen Alkohol am Infostand. Wenn jemant sich interessiert umschautsollten sie proaktiv angesprochen werden (siehe auch: How_to_Infostand_&_Verhalten_am_Stand).
  • Achtet darauf, den Infostand ordentlich und sauber zu halten.
  • Bereite Müll- und Pfandtüten vor und weise darauf hin wo sie sind.
  • GUTE LAUNE UND SPAß HABEN!
• Worum geht es bei der Becherjagd?
  • Setz keine feste Zielvorgabe. Es ilft auch keinem Veranstaltungen zu vergleichen. Versucht am Besten immer den Vortag zu toppen!
  • Geht zwischen den Konzerten auch mal in den Gastro-Bereichen mit Tonnen lang, nehmt euch unterwegs gerne etwas Zeit.
  • Nennt spezifische Erfahrungen über das jeweilige Festivals, falls ihr welche habt.
  • Wendet das „1-Becher-Prinzip“ an. Wenn jmd. viele leere Becher dabei hat, fragt erstmal nach einem.
  • Geht nach Konzertende mit einer Tonne zu den Bühnengräben und fragt dort nach Bechern.
  • Schaut nach der Veranstaltung auf dem Boden und bei Shuttle-Abfahrtsorten nach.
  • Habt so viel Spaß wie ihr könnt!!!! Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Punkt. Selbst wenn viel schief geht, ihr euch unsicher seid, macht eingach das Beste daraus und habt gemeinsam eine richtig schöne Zeit!

• Wenn Goldeimer auch auf die Veranstaltung kommt, könnt ihr ebenfalls beim Goldeimer-Crew Briefing mitmachen, damit beide Parteien wissen, wie der Ablauf ist (siehe How to Goldeimer).

 

Briefing am Morgen

Das Briefing am morgen findet am besten eine Stunde vor der Öffnung vom Infield am Infostand statt.Das Briefing ist dafür da...

• die Crew nochmals zu motivieren (siehe: How to: Teambuilding Spiele).
• Feedback über Highlights und Learnings vom Vortrag anzubringen/ eine Feedbackrunde zu machen.
• eventuelle Fragen zu beantworten.
• die Crew über eventuelle Neuigkeiten zu informieren.
• abschließend die Becher vom Vorabend in Kisten sortieren und bei großen Mengen abzugeben.

Briefing am Abend

Das Briefing am Abend findet am besten eine halbe Stunde nach dem letzten Hauptact (meist auf der Hauptbühne) am Infostand statt. Es ist dazu da...

• sich für einen wahrscheinlich anstrengenden und hoffentlich gelungenen Tag zu bedanken.
• die Tonnen zu leeren und Becher in Kisten zu packen.
• eventuell spezielle Infos für den folgenden Tag weiter zu geben.
• je nach Lust noch ein Tagesabschluss- Spiel zurchzuführen (siehe How to: Teambuilding Spiele).

 

Abschluss-Meeting

Das Abschluss Meeting findet in der letzten Nacht nach dem letzten Act auf der Hauptbühne am Infostand statt. Hier geht es darum...

• die Becher ein letztes Mal zu zählen und an das CupConcept abgeben.
• sich bei der Crew für ein super Festival zu bedanken.
• Highlights und Lowlights des Festivals miteinander zu teilen (Siehe: How to: Teambuilding Spiele).
• alles schon mal sauber zu machen.
• den Abbau anzufangen.

 

Tipps und Tricks

Am besten setzt man sich mit dem Crewbeauftragten vor dem Festival zusammen und bespricht die oben genannten Punkte. Insgesamt ist das erste Brifing ist das entscheidendste, hier sollten alle wichtigen Infos der Crew näher gelegt werden.

Weiterführende Infos

How to Cup Concept

How to A Festival

How to B Festival

How to C Festival

How to: Teambuilding Spiele