Dropbox für Crews

Dropbox für Crews
Bereich	IT und Netzwerk
Wofür ist dieses Dokument gedacht?	Überblick zum Thema Dropbox für Crews
Für wen ist dieses Dokument relevant	Für alle Viva con Agua Crews
Ansprechpartner*in	Tobi Kästle

 

Was ist Dropbox?

Dropbox ist ein Dienst, der ein gemeinsames, synchronisiertes Dateienmanagement zur Verfügung stellt. Dateien in der Dropbox können problemlos zur Zusammenarbeit zur Verfügung gestellt werden und werden automatisch mit anderen Nutzern der Dropbox synchronisiert.

Alle Entitäten von Viva con Agua werden in das Dropbox-Team integriert, wodurch Dokumente, Grafiken und Bilder, Videos und Filme übergreifend genutzt werden können, sowie gemeinsam an neuen Dokumenten gearbeitet werden kann.

Viva con Agua hat für das interne Dateienmanagement 50 Business-Lizenzen von Dropbox kostenlos zur Verfügung gestellt bekommen. Dadurch kann einem Großteil der Viva con Agua Entitäten der Zugang ermöglicht werden. Aktuell werden 65 Lizenzen benötigt.

Die Teilnehmer der Dropbox werden dann gruppiert und für die entsprechenden Bereiche freigeschaltet, wodurch die Synergien der verschiedenen Bereiche optimal in den Arbeitsalltag einfließen.  

Was bringt das den Crews?

Jede Crew bekommt ebenfalls einen Ordner zur Verfügung gestellt. Dieser kann mit einem kostenlosen Account der Stadt-E-Mail Adresse genutzt werden. Dem Account stehen dann 2GB Speicherplatz zur Verfügung. Darüber können dann Crew-Protokolle, Bilder zu Aktionen usw. geteilt werden.

Zusätzlich ist der Ordner in die Dropbox-Struktur integriert, wodurch problemlos Dateien zwischen dem Brunnenbüro und den Crews ausgetauscht werden können.  

Wie kommt meine Crew an einen Dropbox-Ordner?

Jede Crew hat eine Einladung auf die Stadt-E-Mail Adresse bekommen. Du weißt nicht, ob deine Crew schon die Dropbox nutzt, oder ob eine Alternative eingesetzt wird? Sprich mit deiner ASP Netzwerk und melde dich gegebenenfalls bei it@vivaconagua.org. 

Wie lege ich einen Dropbox-ZUGANG für meine Crew an?

Im besten Fall wählt die Crew eine Verantwortliche aus, die sich darum kümmert einen Account anzulegen und diesen auch zu pflegen. Um einen Zugang zur Crew-Dropbox zu bekommen, muss ein kostenloses Dropbox-Konto mit der jeweiligen stadt@vivaconagua.org E-Mail Adresse angelegt werden. Die Crew-Ordner werden nur für diese Adressen freigegeben. Anfragen der jeweiligen ASPs, die durch E-Mail Weiterleitung an die ASP-E-Mail-Adressen eine Einladung erhalten haben, werden nicht freigegeben. Wurde ein Dropbox-Konto angelegt, so erscheint nach dem Login die Einladung zu dem entsprechenden Crew-Ordner oder der Crew-Ordner ist bereits in den Account eingebunden. Sollte keine Einladung vorhanden sein und auch der Ordner nicht in der Dropbox eingebunden sein, so muss eine Anfrage für die Ordnerfreigabe an it@vivaconagua.org geschickt werden. Anschließend wird erneut eine Einladung rausgeschickt, die dann im Dropbox-Konto angenommen werden kann. 

Besonderheiten bei der Verwaltung des Dropbox-Zugangs

Die Login-Daten sollen nicht an alle Crew-Mitglieder weitergegeben werden, um den Zugriff auf die Konten besser im Blick zu behalten. Es gibt aber natürlich trotzdem die Möglichkeit gemeinsam Zugriff auf die Dropbox zu haben. Um Dateien, die in die Dropbox gelegt wurden an Crew-Mitglieder zu verteilen gibt es die Möglichkeit, Download-Links zu erstellen und diese dann an die Crew-Mitglieder zu versenden. Es können auch Unterorder angelegt werden und für diese Download-Links erstellt werden. Um Dateien aus der Crew zu empfangen, können sogenannte Dateianfragen erstellt werden. Dabei wird ein bestehender Ordner ausgewählt oder ein neuer Ordner angelegt, für den dann ein Upload-Link erstellt wird. Die kann beispielsweise für eine bestimmte Aktion gemacht werden um Fotos o.ä. zu einer Aktion zu sammeln oder für einen allgemeinen Austausch erstellt werden. So macht es dann beispielsweise Sinn in dem Crew-Ordner einen Unterordner „Austausch“ anzulegen, für den sowohl ein Upload-als auch ein Download-Link erstellt wird. Jeder der diese Links besitzt hat dann die Möglichkeit Dateien in diesen Ordner hoch-oder aus diesem Ordner herunterzuladen.  

Wie teile ich Dateien mit meiner Crew?

Um einem Verwaltungschaos aus dem Weg zu gehen, werden die Crew-Ordner nur für die Stadt-E-Mail Adresse freigeschaltet. Leider können diese Zugänge keine weiteren Nutzer hinzufügen, sprich, es können keine Supporter durch den ASP in den Ordner eingeladen werden, wodurch für den Austausch ein kleiner Workaround benötigt wird.

Erstellen von Download-Links

Um Dateien oder Ordner freizugeben, sodass diese heruntergeladen werden können oder dass darin gestöbert werden kann, gibt es die Möglichkeit über den Stadt-Account Download-Links zu erstellen und freizugeben.

Somit kann ein Download-Link für den Crew-Ordner erstellt werden, über den man den Inhalt des Ordners sehen kann. Jeder mit diesem Link kann dann diesen Ordner durchstöbern.

Erstellen von Upload-Links

Um Dateien in die Dropbox zu laden gibt es die Möglichkeit, Ordner für Dateianfragen freizuschalten. Dadurch wird ein Link erzeugt, über den Dateien mittels eines Formulars hochgeladen werden können.

Dies bietet nun mehrere Möglichkeiten, um die Dateien in unterschiedlichen Strukturen zu verwalten. Zwei mögliche Beispiele werden hier kurz vorgestellt.

Beispiel: Einrichten eines allgemeinen „Upload-Bereichs“

Crews können beispielsweise in der Dropbox einen Ordner erstellen, der als allgemeiner Upload-Ordner fungiert. Dort können über den Upload-Link alle Dateien reingeladen werden. Die hochgeladenen Dateien können dann, je nach Struktur des Crew-Ordners, in die entsprechenden Download-Ordner für Fotos, Protokolle, Videos etc. verschoben werden. Der Download-Bereich kann dann über den Download-Link durchstöbert werden.  

Beispiel: Individuelle Upload-Links erstellen

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit individuelle Upload-Links für verschiedene Ordner zu erstellen. Somit könnte beispielsweise für jede Crew-Aktion ein Ordner angelegt werden. Für diesen Ordner kann dann ein Upload-Link zur Verfügung gestellt werden, über den jeder seine Fotos o.ä. zu der Aktion hochladen kann. Ebenso kann ein Ordner mit dem Namen „Protokolle“ angelegt und für Anfragen freigegeben werden, sodass dort sämtliche Protokolle von Crewtreffen o.ä. gesammelt werden können. Diese Ordner können sich natürlich auch innerhalb eines Download-Ordners befinden, wodurch hochgeladene Dateien ggf. nicht mehr verschoben werden müssen. 

Dies sind natürlich nur Beispiele, wie die Dropbox eingesetzt werden kann. Je nach den Bedürfnissen der Crew ist es natürlich auch möglich, diese Freigaben anders zu handhaben.

Wie kann ich Dateien mit MitarbeiterInnen des Brunnenbüros austauschen?

Sollen Dateien mit Hauptamtlichen geteilt werden, so können die Dateien der Crew in den jeweiligen Ordner gelegt werden, da die Crew-Ordner in die Dropbox-Struktur des e.V. integriert ist. Es ist in diesem Fall des Austauschs ausreichend, der entsprechenden Person Bescheid zu geben, dass sich Dateien im entsprechenden Crew-Ordner befinden. Es gibt aber natürlich auch hier die Möglichkeit, für einzelne Dateien oder Ordner einen Download-Link zu erstellen und diesen per Mail zu verschicken.