How to Crewtreffen

How to Crewtreffen
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Wofür ist dieses Dokument gedacht?	Überblick über alle wichtigen Elemente, um ein gelungenes Crewtreffen zu Organisieren.
Für wen ist dieses Dokument relevant	Alle Menschen, die Crewtreffen organisieren.
Ansprechpartner*in	Ella Monden
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Die wichtigsten Schlüsselinformationen auf einen Blick

• Rythmus: Crewtreffen sollten regelmäßig stattfinden - am besten mindestens einmal im Monat. Ob immer am gleichen Tag, am gleichen Datum oder ob jedes mal ein Termin gesucht wird, kann jede Crew selbst für sich entscheiden - wichtig ist nur, dass alle die Chance haben, teilzunehmen. 
• Raum & Atmosphäre: die richtige Mischung aus Gemütlichkeit und Arbeitsatmosphäre ist hier von großer Bedeutung. *Inhalt: Hier sollte ein bunter Mix aus Kennenlernen, Teambuilding, Inspiration, Rückblick, Ausblick und Planung auf der Karte stehen. Und auch die Pausen sollten nie zu kurz kommen.
• Agenda: alle Crewmitglieder sollten die Chance haben, ihre Punkte auf die Agenda zu bringen. Diese werden dann in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht und am besten gut sichtbar aufgehängt. 
• Rituale: Rituale bringen Vertrautheit. Habt ihr eine besondere Art das Crewtreffen zu beginnen oder die Pause einzuläuten? Ansonsten gibts findest du hier einige Rituale aus dem hauptamtlichen Viva con Agua Team. 
• Protokoll: was nicht aufgeschrieben ist, ist nicht passiert. Die Aufgabe des Protokollierens kann natürlich immer wechseln - auch eine super Aufgabe für neue. Um das ganze leichter zu machen, könnt ihr euch eine Protokoll-Vorlage erstellen.

 

 

 

Agenda

Wenn einmal im Monat die ganze Crew zusammen kommt, sollte diese Zeit gut genutzt werden. Dafür ist eine gute Struktur und Meetingsplanung nötig. Folgend werden Struktur-Elemente vorgeschlagen. Diese sind zwar nicht verpflichtend, aber haben sich in diversen Crews bereits bewährt. 

 

Check In

Das richtige Ankommen ist wichtig. Alle Menschen kommen mit völlig unterschiedlichen Stimmungen aus völlig unterschiedlichen Situationen. Hier braucht es eine Brücke, um im Meeting anzukommen. Ein Warm-Up-Spiel kann hier schon Wunder wirken. Außerdem helfen eine lustige Vorstellungsrunde oder ein wirkliches Check-In. Letzteres kann in großer Runde auch vereinfacht werden: 

• Daumen-Anzeige: die Leitung gibt eine Frage in die Runde, z.B. wie ist mein aktueller Energie-Status? Alle Teilnehmenden schließen die Augen, strecken einen Arm in die Mitte und zeigen dann mit dem Daumen an, wie es um ihre Energie steht. Anschließend öffnen alle die Augen und schauen sich um. 
• Post-Its: Hier könnte die Frage sein: mit welcher Stimmung komme ich heute? Jede Person bekommt ein Klebezettel und Stift und schreibt diese Stimmun in einem Wort auf den Zettel. Diesen klebt sich jeder auf die Stirn, dann wird Zeit eingeräumt, dass sich alle umschauen können. 

Bei beiden Varianten sollte im Anschluss die Frage gestellt werden, ob es noch etwas gibt, dass eine Person in diesem Moment noch teilen möchte. Wichtig ist, dass es wirklich ums ankommen geht, nicht um generelle Themen. 

Inspiration

Crewtreffen sollten keine reinen Planungs-Pleni sein. Auch die Inspiration und Bildung sollte nicht zu kurz kommen. 10 - 15 Minuten reichen. Mögliche Impulse sind:

• Kurzvortrag von einem Crewmitglied zu einem spannenden Aspekt aus dem Viva con Agua Kosmos. Sei es ein bestimmtes Projektland oder ein Social Business oder etwas völlig anderes. Themen gibt es genug.
• Austausch in Kleingruppen. z.B. jede Gruppe beschäftigt sich mit einer der Viva con Agua Grundannahmen. 
• Kurzfilm: es gibt mehr als genug Material. Im Anschluss kann der Film für 3 Minuten in Mauschelgruppen reflektiert werden. 

Rückblick

Natürlich ist ein Rückblick wichtig, um Erfolge zu feiern, aber auch um aus Fehlern zu lernen. Für einen gewöhnlichen Monat eignet sich hier vor allem Lowlights & Highlights. Dabei hat jede Person die Möglichkeit ein Lowlight oder Highlight des letzten Monats zu teilen. Wenn im letzten Monat z.B. eine eigene Crew-Aktion durchgeführt wurde, sollte das Projektteam diese ausführlich feedback und auswerten. Dazu eignet sich eine Termin außerhalb des Crew-Treffens besser. 

Ausblick

Hier ist die Königs-Disziplin, eine gute Mischung zu finden, um die Infos möglich knapp zu halten, aber auch genug zu präsentieren, um die Menschen zu motivieren. Wenn viele Aktionen anstehen und die Crew in Arbeitskreisen organisiert ist, können auch kurze Arbeitsphasen in AKs eingebaut werden. Dies präsentieren anschließend kurz und knapp ihr Ergebnis. 

Pausen

Pausen sollten niemals unterschätzt werden. Denn die Verbindung, die für Viva con Agua so wichtig ist, geschieht vor allem in diesen Momenten. Platziere Pausen geschickt, z.B. nach schwierigen Agenda-Punkten. Die Moderation sollte auch immer ein Auge auf die Konzentration der Gruppe werfen und möglicherweise auch spontan eine kurze Pause anbieten.