How to Crewbriefing: Unterschied zwischen den Versionen

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== Inhaltsangabe ==


=== Worum geht es in diesem Dokument? ===
{| class="wikitable" style="float: right;  font-size: 90%;  margin-top: 0;  width: 25em"
|-
! colspan="2" | How to Crewbriefing
|-
! colspan="2" | [[File:Netzwerk-Icon.png|thumb|center|RTENOTITLE]]
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| '''Bereich'''
| Aktionen
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| '''Wofür ist dieses Dokument gedacht?'''
| Überblick über einen wichtigen Ablauf von VcA Aktionen
|-
| '''Für wen ist dieses Dokument relevant'''
| Festival-ASP
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| '''Ansprechpartner*in'''
| [[Vale_Michaelis|Vale Michaelis]]
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| '''E-Mail'''
| [mailto:v.michaelis@vivaconagua.org [1]]
|-
| '''Weiterführende Artikel'''
| [{{{wiki-URL}}} wiki]
|-
| '''Weiterführende Links'''
| [{{{URL}}} Link]
|}


Dieses Dokument dient als eine Information, was alles in einem Crew Briefing erzählt werden sollte.
= '''<span style="font-size:large"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Allgemein</span></span>''' =
<p style="margin-right:13.85pt;  text-align:justify"><span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Falls du in Zukunft Aktionen Prakti bist, ASP bei einer größeren Aktion, oder dich einfach für gängige Abläufe bei VcA Aktionen interessierst könnte dieser Eintrag interessant für dich sein. Um einen leichten Ablauf gewährleisten zu können ist zunächst das Ziel: alle Informationen, die in einem Crew Briefing erzählt werden sollten gebündelt vorliegen.</span></span></p>
= <span style="font-size:large"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">'''Überblick: Schlüsselaufgaben/ -infos'''</span></span> =


=== Warum dieses Dokument? ===
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Das erste Crew Briefing ist das '''wichtigste'''. Hier sollten alle wichtigen Punkte genannt werden. Die folgenden Briefings sind dazu da, um die Punkte nochmal aufzufrischen oder neue Erkenntnisse darzulegen</span></span>.
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Crewmeetigs auf Festivals finden 2x täglich statt (morgens/nachts).</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Beim Abschluss-Meeting ist es wichtig, sich noch einmal bei allen für die Teilnahme zu bedanken.</span></span>


Das Dokument beinhaltet alle wichtigen Informationen, damit nicht wichtiges vergessen wird.
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=== Für wen ist dieses Dokument geschrieben? ===
= '''<span style="font-size:large"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">How To: Crew Briefing</span></span>''' =


Festival Praktikanten, sowie alle, die Ansprechpartner für die Crewbetreuung auf einer Veranstaltung sind.
== '''<span style="font-size:large"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Briefing Mail</span></span>''' ==
<p style="margin-right:13.85pt;  text-align:justify"><span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Die erste Mail kommt automatisch, wenn die Teilnehmer im Pool bestätigt werden. Sie bestätigt die Teilnahme.</span></span></p> <p style="margin-right:13.85pt;  text-align:justify"><span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Die zweite Briefing Mail kommt im Idealfall Weise eine Woche vor dem Festival. Diese müsst ihr selbst schreiben. Sie sollte folgende Punkte beinhalten:</span></span></p>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Vorabinfos über VcA, WASH-Projekte, Geländeplan, Timetable und Schicht-pläne (Infostand, Gästeliste, Tonnen) sollten schon mal erwähnt werden.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Am besten verschickt ihr den Link zu einem Google Drive Dokument, das für alle mit Link freigeschaltet ist.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Wichtig ist den Treffpunkt für zukünftige Crewtreffen etc. klar und für alle zugänglich und verständlich festzulegen.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Aufbau- und Abbauzeiten sollten geschildert werden.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Beinhalte eine Supporter Infomappe.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Kläre vorher ab, wo die Spenden hin fließen. Welche Projektländer werden unterstützt? Was machen wir da aktuell?</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Informiere alle zu Tickets, Camping, Essen usw. - das ist wichtig damit alle wissen was zu packen ist und wieviel Geld sie einplanen müssen.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Schicke allen die Kontakdaten der VcA ASPs vor Ort.</span></span>
<p style="margin-right:13.85pt;  text-align:justify">&nbsp;</p>
== <span style="font-size:large"><span style="color:#000000">'''<span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Erstes Teambriefing</span>'''</span></span> ==
<p style="margin-right:13.85pt;  text-align:justify"><span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Das erste Teambriefing findet am Vorabend des ersten Veranstaltungstages am Infostand oder Crew Camp statt. Da in dem ersten Crewbriefing immer super viel zu besprechen ist, ist hier eine kleine Liste mit den wichtigsten Elementen:</span></span></p>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Fang mit einer Vorstellungsrunde (Teambuilding, jeder sagt, warum er hier ist etc.) an.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Wer ist zum ersten Mal mit VcA auf einer Veranstaltung oder einem Festival?</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Gehe auf neue Supporter zu, motivieren sie und weise sie ein. Kläre die wichtigsten Fragen.</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Alte Hasen können den Neuen helfen. Wer sind die alten Hasen?</span></span> 
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Gehe auf die wichtigsten Infos ein.</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Wer darf mit seinem Bändchen / Carpass wo hin?</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Welche VcA Aktionen gibt es vor Ort (Gästelisten, Becher sammeln, Merchverkauf)?</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Wie soll der Infostand aussehen?</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Wo ist das CrewCamp und wie soll es aussehen?</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Wie sieht der verantwortungsvolle Umgang mit Material aus (Fahnen, Tonnen, Superflitzer etc.)?</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Was ist für die Ordnung und Sauberkeit am Infostand und CrewCamp noch zu bedenken?</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Wann sind Tägliche Meetings und wo sind die Treffpunkte (mind. jeweils Morgens/ Nachts)?</span></span> 
*Worauf muss bei der Infostandbetreuung geachtet werden?
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Verteile die Schichten und erkläre anfallende Aufgaben.</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Infomaterial erklären (aktuelles Projekt, Daten und Fakten)</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Zeige den Merchandise und erklären wie mit ihm umgegangen wird (Preise, Kasse, Liste)?</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Wie wird mit Einnahmen durch Merch umgegangen? Was ist der Unterschied zur Spendenkasse?</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Gehe auf das Verhalten am Infostand ein: Getränke sollten in Becher gefüllt werden, es gibt keine Drogen und keinen Alkohol am Infostand. Wenn jemant sich interessiert umschautsollten sie proaktiv angesprochen werden (siehe auch: [[How_to_Infostand_&_Verhalten_am_Stand|How_to_Infostand_&_Verhalten_am_Stand]]).</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Achtet darauf, den Infostand ordentlich und sauber zu halten.</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Bereite Müll- und Pfandtüten vor und weise darauf hin wo sie sind.</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">GUTE LAUNE UND SPAß HABEN!</span></span> 
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Worum geht es bei der Becherjagd?</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Setz keine feste Zielvorgabe. Es ilft auch keinem Veranstaltungen zu vergleichen. Versucht am Besten immer den Vortag zu toppen!</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Geht zwischen den Konzerten auch mal in den Gastro-Bereichen mit Tonnen lang, nehmt euch unterwegs gerne etwas Zeit.</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Nennt spezifische Erfahrungen über das jeweilige Festivals, falls ihr welche habt.</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Wendet das „1-Becher-Prinzip“ an. Wenn jmd. viele leere Becher dabei hat, fragt erstmal nach einem.</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Geht nach Konzertende mit einer Tonne zu den Bühnengräben und fragt dort nach Bechern.</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Schaut nach der Veranstaltung auf dem Boden und bei Shuttle-Abfahrtsorten nach.</span></span>
**<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Habt so viel Spaß wie ihr könnt!!!! Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Punkt. Selbst wenn viel schief geht, ihr euch unsicher seid, macht eingach das Beste daraus und habt gemeinsam eine richtig schöne Zeit!</span></span> 


== Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen ==
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Wenn Goldeimer auch auf die Veranstaltung kommt</span></span>, könnt ihr e<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">benfalls beim Goldeimer-Crew Briefing mitmachen, damit beide Parteien wissen, wie der Ablauf ist (siehe [[How_to_Goldeimer|How to Goldeimer]]).</span></span>
<p style="text-align:justify">&nbsp;</p>
== <span style="font-size:large">'''<span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Briefing am Morgen</span>'''</span> ==


* Das erste Crew Briefing ist mit das wichtigste, hier sollten alle wichtigen Punkte genannt werden.
<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Das Briefing am morgen findet am besten eine Stunde vor der Öffnung vom Infield am Infostand statt.</span></span><span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Das Briefing ist dafür da...</span></span>
**Die folgenden Briefings sind dazu da, um die Punkte nochmal aufzufrischen oder neue Erkenntnisse darzulegen
* Meetings sind 2x täglich, einmal am Morgen und nachts
* Beim Abschluss Meeting nochmal bei allen für die Teilnahme bedanken


== How-to: Crew Briefing ==
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">die Crew nochmals zu motivieren (siehe: [[How_to:_Teambuilding_Spiele|How to: Teambuilding Spiele).]]</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Feedback über Highlights und Learnings vom Vortrag anzubringen/ eine Feedbackrunde zu machen.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">eventuelle Fragen zu beantworten.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">die Crew über eventuelle Neuigkeiten zu informieren.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">abschließend die Becher vom Vorabend in Kisten sortieren und bei großen Mengen abzugeben.</span></span>


Ein exemplarischer Ablauf für das erste Crew Briefing, die täglichen Briefings und das Abschlussmeeting.
== '''<span style="font-size:large"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Briefing am Abend</span></span>''' ==
<p style="text-align:justify"><span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Das Briefing am Abend findet am besten eine halbe Stunde nach dem letzten Hauptact (meist auf der Hauptbühne) am Infostand statt. Es ist dazu da...</span></span></p>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">sich für einen wahrscheinlich anstrengenden und hoffentlich gelungenen Tag zu bedanken.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">die Tonnen zu leeren und Becher in Kisten zu packen.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">eventuell spezielle Infos für den folgenden Tag weiter zu geben.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">je nach Lust noch ein Tagesabschluss- Spiel zurchzuführen (siehe [[How_to:_Teambuilding_Spiele|How to: Teambuilding Spiele).]]</span></span>
<p style="text-align:justify">&nbsp;</p>
== '''<span style="font-size:large"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Abschluss-Meeting</span></span>''' ==
<p style="text-align:justify"><span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Das Abschluss Meeting findet in der letzten Nacht nach dem letzten Act auf der Hauptbühne am Infostand statt. Hier geht es darum...</span></span></p>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">die Becher ein letztes Mal zu zählen und an das CupConcept abgeben.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">sich bei der Crew für ein super Festival zu bedanken.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Highlights und Lowlights des Festivals miteinander zu teilen (Siehe: [[How_to:_Teambuilding_Spiele|How to: Teambuilding Spiele).]]</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">alles schon mal sauber zu machen.</span></span>
*<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">den Abbau anzufangen.</span></span>
<p style="text-align:justify">&nbsp;</p>
= '''<span style="font-size:large"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Tipps und Tricks</span></span>''' =
<p style="text-align:justify"><span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Am besten setzt man sich mit dem Crewbeauftragten vor dem Festival zusammen und bespricht die oben genannten Punkte. Insgesamt ist das erste Brifing ist das entscheidendste, hier sollten alle wichtigen Infos der Crew näher gelegt werden.</span></span></p>
= '''<span style="font-size:large"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">Weiterführende Infos</span></span>''' =


=== Briefing-Mail ===
<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">[[How_to_Cup_Concept|How to Cup Concept]]</span></span>


Die erste Briefing Mail erfolgt nach Ablauf der Bewerbungsfrist und in dieser Mail ist eine Bestätigung über die Teilnahme und eine Abfrage enthalten, ob die ausgewählten Supporter wirklich teilnehmen können.
<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">[[How_to_A_Festival|How to A Festival]]</span></span>
Die zweite Briefing Mail kommt optimaler Weise in der Woche vor dem Festival und sollte folgende Punkte beinhalten:
** Vorabinfos über Viva con Agua, WASH-Projekte, Geländeplan, Timetable und doodles für die Schichten (Am besten in einem Google-Drive Dokument, dass für alle mit Link freigeschaltet ist)
** Treffpunkt
** Aufbau/Abbau
** Schichtplan für Goldeimer (siehe [[Goldeimer]])
** Schichtplan für Gästeliste (siehe [[How to Gästeliste]])
** Allgemeine Infos zu Festival Abläufen (siehe [[How to Ablauf-Festival]])
** Wo fließen die Spenden hin?
** Kurz und knapp die Infos zusammengefasst


=== Erstes Teambriefing ===
<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">[[How_to_B_Festival|How to B Festival]]</span></span>


* Wann: Am Vorabend des ersten Festivaltags
<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">[[How_to_C_Festival|How to C Festival]]</span></span>
* Wo: Crew Camp
* Vorstellungsrunde
* Teambuilding:
** Eventuell jeder sagen, warum er hier ist, etc.
** Wer ist zum ersten Mal mit Viva con Agua auf einem Festival?
** Auf neue Supporter zugehen, motivieren, einweisen und FAQ´s erklären
** Alte Hasen können den Neuen helfen
* Informationen bereitstellen:
** Wer darf mit seinem Bändchen/Carpass wohin?
** VcA Aktionen erklären(Gästelisten,Bechersammeln,Merchverkauf)
** Wie soll der Infostand/Crew Camp aussehen?
** Verantwortungsvoll mit Material umgehen (Fahnen, Fatboys, Superflitzer, etc..)
** Ordnung und Sauberkeit im Infostand/Crew Camp
** Tägliche Meetings fest machen ( morgens und nachts)


* Infostand
[[How_to:_Teambuilding_Spiele|<span style="font-size:medium"><span style="font-family:Times New Roman,Times,serif">How to: Teambuilding Spiele</span></span>]]
** Schichten verteilen und Aufgaben erklären
** Infomaterial erklären ( aktuelles Projekt, Daten und Fakten to go)
** Merchandise zeigen und erklären (Preise, Kasse,Liste)
** Geld: immer sichern und Unterschied Spendenkasse / Merchkasse erklären
** Verhalten im Infostand: Getränke in Becher umfüllen und keine Drogen am Infostand
** Ordnung und Sauberkeit halten
** Müll- / Pfandtüten vorbereiten


* Bechersammeln
[[Category:How To]] [[Category:Festival]]
** Keine feste Zielvorgabe setzen und keine Veranstaltungen vergleichen, lieber den Vortag toppen!
** Zwischen den Konzerten auch mal in den Gastronomie Bereichen mit Tonnen langgehen
** Spezifische Erfahrung der jeweiligen Festivals nennen
** „1-Becher-Prinzip“: Wenn jemand viele Becher hat, nach nur einem fragen
** Spaß steht im Vordergrund!
 
* Wenn Goldeimer vor Ort ist, mit deren Crew auch ein Briefing machen, damit beide Parteien wissen, wie der Ablauf ist. (siehe [[Goldeimer]])
 
=== Briefing am Morgen ===
 
* Wann: Eine Stunde vor Infield-Öffnung
* Wo: Am Infostand
* Was sollte gesagt/gemacht werden:
** Crew nochmals motivieren
** Feedback vom Vortrag
** Fragen beantworten
** Crew über eventuelle Ansagen informieren
 
=== Briefing am Abend ===
 
* Wann: Halbe Stunde nach dem letzten Act auf der Hauptbühne
* Wo: Am Infostand
* Was sollte gesagt/gemacht werden:
** Für den Tag bedanken
** Tonnen leeren/ Becher in Kisten packen
** Eventuell spezielle Infos für den folgenden Tag geben
 
=== Abschlussmeeting ===
* Wann: letzte Nacht nach dem letzten Act auf der Hauptbühne
* Wo: Am Infostand
* Was sollte gesagt/gemacht werden:
** Becher zählen und an Cup Concept abgeben
** Danke an die Crew
** Alles sauber machen
** Abbau
== Tipps und Tricks ==
 
Bestenfalls setzt man sich mit dem/der Crewbeauftragten vorher zusammen und schildert die oben genannten Punkte. Das erste Briefing ist das entscheidende, hier sollten alle wichtigen Infos der Crew näher gelegt werden.
 
== Häufige Fragen ==
 
=== Müssen die Becher immer nachts gezählt werden? ===
 
Nein, das wird vorher mit Cup Concept abgeklärt. Siehe How To Cup Concept Dokument.
 
=== Müssen jeden Tag zwei Briefings stattfinden? ===
 
Ja, es gibt allen Supportern, die Möglichkeit Unklarheiten zu bereinigen oder Fragen zu stellen und nach allem sind wir eine große Familie, die zusammen Spaß haben soll!
 
== Weiterführende Infos ==
 
[[How to Cup Concept]]
[[How to A-Festival]]
[[How to B-Festival]]
[[How to C-Festival]]
 
 
[[Kategorie:How To]]
[[Kategorie:Festival]]

Aktuelle Version vom 10. September 2019, 10:19 Uhr

How to Crewbriefing
RTENOTITLE
Bereich Aktionen
Wofür ist dieses Dokument gedacht? Überblick über einen wichtigen Ablauf von VcA Aktionen
Für wen ist dieses Dokument relevant Festival-ASP
Ansprechpartner*in Vale Michaelis
E-Mail [1]
Weiterführende Artikel [{{{wiki-URL}}} wiki]
Weiterführende Links [{{{URL}}} Link]

Allgemein

Falls du in Zukunft Aktionen Prakti bist, ASP bei einer größeren Aktion, oder dich einfach für gängige Abläufe bei VcA Aktionen interessierst könnte dieser Eintrag interessant für dich sein. Um einen leichten Ablauf gewährleisten zu können ist zunächst das Ziel: alle Informationen, die in einem Crew Briefing erzählt werden sollten gebündelt vorliegen.

Überblick: Schlüsselaufgaben/ -infos

  • Das erste Crew Briefing ist das wichtigste. Hier sollten alle wichtigen Punkte genannt werden. Die folgenden Briefings sind dazu da, um die Punkte nochmal aufzufrischen oder neue Erkenntnisse darzulegen.
  • Crewmeetigs auf Festivals finden 2x täglich statt (morgens/nachts).
  • Beim Abschluss-Meeting ist es wichtig, sich noch einmal bei allen für die Teilnahme zu bedanken.

 

How To: Crew Briefing

Briefing Mail

Die erste Mail kommt automatisch, wenn die Teilnehmer im Pool bestätigt werden. Sie bestätigt die Teilnahme.

Die zweite Briefing Mail kommt im Idealfall Weise eine Woche vor dem Festival. Diese müsst ihr selbst schreiben. Sie sollte folgende Punkte beinhalten:

  • Vorabinfos über VcA, WASH-Projekte, Geländeplan, Timetable und Schicht-pläne (Infostand, Gästeliste, Tonnen) sollten schon mal erwähnt werden.
  • Am besten verschickt ihr den Link zu einem Google Drive Dokument, das für alle mit Link freigeschaltet ist.
  • Wichtig ist den Treffpunkt für zukünftige Crewtreffen etc. klar und für alle zugänglich und verständlich festzulegen.
  • Aufbau- und Abbauzeiten sollten geschildert werden.
  • Beinhalte eine Supporter Infomappe.
  • Kläre vorher ab, wo die Spenden hin fließen. Welche Projektländer werden unterstützt? Was machen wir da aktuell?
  • Informiere alle zu Tickets, Camping, Essen usw. - das ist wichtig damit alle wissen was zu packen ist und wieviel Geld sie einplanen müssen.
  • Schicke allen die Kontakdaten der VcA ASPs vor Ort.

 

Erstes Teambriefing

Das erste Teambriefing findet am Vorabend des ersten Veranstaltungstages am Infostand oder Crew Camp statt. Da in dem ersten Crewbriefing immer super viel zu besprechen ist, ist hier eine kleine Liste mit den wichtigsten Elementen:

  • Fang mit einer Vorstellungsrunde (Teambuilding, jeder sagt, warum er hier ist etc.) an.
  • Wer ist zum ersten Mal mit VcA auf einer Veranstaltung oder einem Festival?
    • Gehe auf neue Supporter zu, motivieren sie und weise sie ein. Kläre die wichtigsten Fragen.
    • Alte Hasen können den Neuen helfen. Wer sind die alten Hasen?
  • Gehe auf die wichtigsten Infos ein.
    • Wer darf mit seinem Bändchen / Carpass wo hin?
    • Welche VcA Aktionen gibt es vor Ort (Gästelisten, Becher sammeln, Merchverkauf)?
    • Wie soll der Infostand aussehen?
    • Wo ist das CrewCamp und wie soll es aussehen?
    • Wie sieht der verantwortungsvolle Umgang mit Material aus (Fahnen, Tonnen, Superflitzer etc.)?
    • Was ist für die Ordnung und Sauberkeit am Infostand und CrewCamp noch zu bedenken?
    • Wann sind Tägliche Meetings und wo sind die Treffpunkte (mind. jeweils Morgens/ Nachts)?
  • Worauf muss bei der Infostandbetreuung geachtet werden?
    • Verteile die Schichten und erkläre anfallende Aufgaben.
    • Infomaterial erklären (aktuelles Projekt, Daten und Fakten)
    • Zeige den Merchandise und erklären wie mit ihm umgegangen wird (Preise, Kasse, Liste)?
    • Wie wird mit Einnahmen durch Merch umgegangen? Was ist der Unterschied zur Spendenkasse?
    • Gehe auf das Verhalten am Infostand ein: Getränke sollten in Becher gefüllt werden, es gibt keine Drogen und keinen Alkohol am Infostand. Wenn jemant sich interessiert umschautsollten sie proaktiv angesprochen werden (siehe auch: How_to_Infostand_&_Verhalten_am_Stand).
    • Achtet darauf, den Infostand ordentlich und sauber zu halten.
    • Bereite Müll- und Pfandtüten vor und weise darauf hin wo sie sind.
    • GUTE LAUNE UND SPAß HABEN!
  • Worum geht es bei der Becherjagd?
    • Setz keine feste Zielvorgabe. Es ilft auch keinem Veranstaltungen zu vergleichen. Versucht am Besten immer den Vortag zu toppen!
    • Geht zwischen den Konzerten auch mal in den Gastro-Bereichen mit Tonnen lang, nehmt euch unterwegs gerne etwas Zeit.
    • Nennt spezifische Erfahrungen über das jeweilige Festivals, falls ihr welche habt.
    • Wendet das „1-Becher-Prinzip“ an. Wenn jmd. viele leere Becher dabei hat, fragt erstmal nach einem.
    • Geht nach Konzertende mit einer Tonne zu den Bühnengräben und fragt dort nach Bechern.
    • Schaut nach der Veranstaltung auf dem Boden und bei Shuttle-Abfahrtsorten nach.
    • Habt so viel Spaß wie ihr könnt!!!! Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Punkt. Selbst wenn viel schief geht, ihr euch unsicher seid, macht eingach das Beste daraus und habt gemeinsam eine richtig schöne Zeit!
  • Wenn Goldeimer auch auf die Veranstaltung kommt, könnt ihr ebenfalls beim Goldeimer-Crew Briefing mitmachen, damit beide Parteien wissen, wie der Ablauf ist (siehe How to Goldeimer).

 

Briefing am Morgen

Das Briefing am morgen findet am besten eine Stunde vor der Öffnung vom Infield am Infostand statt.Das Briefing ist dafür da...

  • die Crew nochmals zu motivieren (siehe: How to: Teambuilding Spiele).
  • Feedback über Highlights und Learnings vom Vortrag anzubringen/ eine Feedbackrunde zu machen.
  • eventuelle Fragen zu beantworten.
  • die Crew über eventuelle Neuigkeiten zu informieren.
  • abschließend die Becher vom Vorabend in Kisten sortieren und bei großen Mengen abzugeben.

Briefing am Abend

Das Briefing am Abend findet am besten eine halbe Stunde nach dem letzten Hauptact (meist auf der Hauptbühne) am Infostand statt. Es ist dazu da...

  • sich für einen wahrscheinlich anstrengenden und hoffentlich gelungenen Tag zu bedanken.
  • die Tonnen zu leeren und Becher in Kisten zu packen.
  • eventuell spezielle Infos für den folgenden Tag weiter zu geben.
  • je nach Lust noch ein Tagesabschluss- Spiel zurchzuführen (siehe How to: Teambuilding Spiele).

 

Abschluss-Meeting

Das Abschluss Meeting findet in der letzten Nacht nach dem letzten Act auf der Hauptbühne am Infostand statt. Hier geht es darum...

  • die Becher ein letztes Mal zu zählen und an das CupConcept abgeben.
  • sich bei der Crew für ein super Festival zu bedanken.
  • Highlights und Lowlights des Festivals miteinander zu teilen (Siehe: How to: Teambuilding Spiele).
  • alles schon mal sauber zu machen.
  • den Abbau anzufangen.

 

Tipps und Tricks

Am besten setzt man sich mit dem Crewbeauftragten vor dem Festival zusammen und bespricht die oben genannten Punkte. Insgesamt ist das erste Brifing ist das entscheidendste, hier sollten alle wichtigen Infos der Crew näher gelegt werden.

Weiterführende Infos

How to Cup Concept

How to A Festival

How to B Festival

How to C Festival

How to: Teambuilding Spiele

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