How to Best-Practice Crew-Aktionen

Inhaltsangabe

Worum geht es in diesem Dokument?

In diesem Dokument ist beschrieben, wie eine Best-Practice Crew-Aktion aussieht. Im Fokus stehen die Crew-Aktionen, die keine Pfandbecheraktionen oder Spendenläufe sind, also Aktionen mit denen wir nicht bereits jahrelange Erfahrung haben und von Crews eigenständig geplant und durchgeführt werden

Warum dieses Dokument?

Sinn und Zweck dieses Dokuments ist es, einen beispielhaften Ablauf einer Crew-Aktion zu skizzieren, um auf mögliche Herausforderungen und Stolpersteine bei der Organisation eines eigenen Events aufmerksam zu machen.

Für wen ist dieses Dokument geschrieben?

Dieses Dokument ist für alle geschrieben, die für Viva con Agua Aktionen organisieren wollen. Im Speziellen also für die Crew-Supporter von Viva con Agua.

Überblick über die wichtigsten Infos/ Schlüsselinformationen

• VcA ist niemals Veranstalter einer Aktion, oder eines Events.
• Viva con Agua Crews sind keine eigenständigen Rechtspersonen, im Namen von VcA dürfen nur der Vorstand und die Geschäftsführung Rechtsgeschäfte abschließen.
• Aktionen für und von VcA haben immer zum Ziel Spenden zu generieren und/oder auf das globale Thema Trinkwasser aufmerksam zu machen.
• Bei Unklarheiten ist es immer ratsam sich an die entsprechenden Ansprechpersonen im Brunnenbüro zu wenden.

How To: Best-Practice Crew-Aktionen

Grundsätzliches

Viva con Agua sammelt mit kreativen und freudvollen Aktionen Spenden für Wasser-Projekte und macht auf positive Art und Weise auf das globale Thema TRINKWASSER aufmerksam. Jedes Jahr bringen wir in hunderten Aktionen diesen Spirit auf die Straße. Das ist wundervoll! Damit dieser Aktionismus auch weiterhin positiv auf unsere gemeinsame Vision WASSER FÜR ALLE einzahlt haben wir einen Leitfaden erstellt, der den allgemeinen Rahmen für alle Crew-Aktionen absteckt.

Ablauf einer Best-Practice Crew-Aktion

1. Findet einen (erfahrenen) Veranstalter

Das kann z.B. die Location sein, mit der ihr eure Veranstaltung durchführen wollt, ein euch bekannter Party-Veranstalter, oder eine wohlgesonnene Institution, wie der Asta an eurer Uni.

Wenn ihr euch über den Rahmen der Veranstaltung im Klaren seid und einen Veranstalter habt, dann meldet euch kurz bei netzwerk@vivaconagua.org, um mögliche Fragen zu klären.

Ansprechpartner: Mario Dresing
Email	m.dresing@vivaconagua.org
Bereich	Freiwilligenkoordination

Ansprechpartnerin: Ella Monden
Email	e.monden@vivaconagua.org
Bereich	Ehrenamtskoordination Süd-West

2. Plant gemeinsam die Veranstaltung

Auch wenn ihr nicht Veranstalter seid, könnt ihr in Absprache mit dem Veranstalter das Booking übernehmen, Werbematerial gestalten und verteilen, die Deko übernehmen oder vieles mehr. In den meisten Fällen verzichten die Künstler auf ihre Gage, wenn sie von einer VcA-Crew angefragt werden, trotzdem fallen häufig Kosten für Technik, Fahrkosten, etc. an.

Wichtig: Alle Ausgaben, Rechnungen und Verträge laufen über den Veranstalter! Denn, ihr habt es geahnt, eine VcA-Crew ist keine eigenständige Rechtsperson.

3. Habt eine gute Zeit und viel Spaß bei der Veranstaltung

Unterstützt den Veranstalter wo ihr könnt und macht gute Stimmung für VcA.

4. Die Abrechnung

Der Veranstalter zieht von den erzielten Einnahmen alle seine Kosten ab, die für die Veranstaltung angefallen sind (Technik, Fahrkosten, GEMA, ggf. Raum- und Personalkosten, Steuer, Anmeldegebühren, etc.). Den Gewinn der Veranstaltung überweist der Veranstalter als Spende auf das Viva con Agua Spendenkonto.

Viva con Agua de Sankt Pauli e.V., Kontonummer: 1268135181, BLZ: 20050550, IBAN: DE58200505501268135181

Tipp: Versucht eure Aktionen möglichst kostensparend zu planen, zeigt Fingerspitzengefühl bei den Verhandlungen mit dem Veranstalter und handelt einen guten Deal aus. Wir wollen ja möglichst viele Spenden sammeln ;)

5. Spendenquittungen

Für die überwiesene Spendensumme bekommt der Veranstalter selbstverständlich eine Spendenquittung. Alle weiteren Fragen zu Spendenquittungen für Künstler etc. müssen im Einzelfall mit den Ansprechpartnern im Brunnenbüro aus dem Bereich Finanzen&Administration besprochen werden.

Ansprechpartnerin: Eileen Kurth
Email	e.kurth@vivaconagua.org
Bereich	Finazen&Adminsitration

Ansprechpartnerin: Doris Volk
Email	d.volk@vivaconagua.org
Bereich	Finazen&Adminsitration

6. Danke sagen!

Wenn ihr mal unsicher seid, was ihr im Rahmen eures Events beachten müsst, dann fragt lieber einmal mehr nach (Mail an: [netzwerk@vivaconagua.org]).