How To Ablauf- Festival

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How to Ablauf Festival
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Bereich Aktionen
Wofür ist dieses Dokument gedacht? Überblick über die Abläufe auf einem Festival aus VcA-Sicht
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Überblick: Schlüsselaufgaben / -infos

Hier könnt ihr einen exemplarischer Verlauf für ein Festival finden. Zwar sind in der Praxis Änderungen immer möglich, aber hoffentlich hilft euch dieser Artikel als Guideline! Vor allem gibt es Unterschiede zwischen A/B/C-Festivals. Für genauere Informationen siehe „How To A/B/C-Festival“.

Hier eine kleine To Do Liste für Ansprechpersonen eines Festivals:

  • Veranstaltung in den Pool stellen
  • Bewerbungsstart: 4 Wochen vor Veranstaltung (VA) setzen
  • Bewerbungsfrist: 2 Wochen vor VA setzen, je später die Veranstaltung im Sommer ist, desto weiter sollte die Frist vor die Veranstaltung gesetzt werden (z.B. 5 Tage vorher)
  • Klare Aufteilung von Aufgaben/Delegation + 1 Seite mit ASP aus der Crew
  • Am besten legt ihr für jedes wichtige Element eine eigene Liste an (Schichtpläne, Meetings, Material, wer ist für was verantwortlich)
  • Klare Briefingmails vorher (siehe How_to_Crewbriefing), Danke-Abschlussmail inkl. Crewfoto
  • Ansprechpartner vor Ort suchen – seitens Veranstalter
  • Wenn Gästelisten-Euros: Schichten einteilen
  • Wenn Goldeimer: im Vorfeld abklären, ob Essen & Camp zusammen klappt

 

HOW TO: ABLAUF FESTIVAL

Vorbereitung für das Festival

Vor Beginn des Festivals ist es wichtig, dass folgende Fragen immer geklärt sind um ein Festival der jeweiligen Größenordnung erfolgreich über die Bühne zu bekommen.

  • Welche Aktionen werden WANN & WIE ausgeführt(Becher sammeln, Gästelisten-Euros, Specials…)?
  • Welche Rituale & Teambuilding Maßnahmen innerhalb der Crew möchte ich machen?
  • Wer sind meine Ansprechpartner seitens Veranstalter vor Ort? Wo finde ich Hilfe?
  • Welche Besonderheiten gibt es, zum Beispiel bedingt durch Lage, Ablauf und Aufbau eines Festivals?
  • Wie sehen die Risikopläne aus?
  • Wie ist der Ablaufplan des gesamten Festivals?
  • Welche Bands supporten uns? (siehe How_to_Künstleransagen)

Darüber hinaus, dürfen wichtige Dinge auf keiner VcA-Veranstaltung fehlen (siehe How_to_Materialliste).

 

Veranstaltung im Pool

  • 4 Wochen vorher: VA im Pool freischalten lassen und zur Bewerbung freigeben lassen
  • Bis 2 Wochen vorher: Bewerber annehmen, entsprechend der Bewerbungsfrist
  • 2 Wochen vorher: erste Briefing-Mail schicken (siehe How_to_Crewbriefing)
  • 1 Woche vorher: Teilnahme abfragen, ggf. Nachrücker annehmen
  • 1 Woche vorher: genaue Briefing – Mail schicken (siehe How_to_Crewbriefing)
  • Die genaue Anzahl von Supportern, die mit auf das Festival dürfen, erfahrt ihr aus dem Brunnenbüro oder vom direkten ASP der Veranstaltung
  • Achtet bei der Auswahl von Supportern auf ein gutes Mischverhältnis von neuen Supportern und „alten Hasen“
  • Meldeliste: falls von VA gewünscht (Name, Geburtstag, Wohnort von Supporter)
  • Falls keine weitere Akkreditierung nötig ist: Bändchen abholen und am Treffpunkt den Supportern übergeben
  • Treffpunkt vereinbaren

Material & Anfahrt

Privat

  • Essen einkaufen, Schlafsack, Zelt, Regensachen etc.

 

Ankunft

Gästeliste

  • Bändchen & Carpässe abholen
  • Spendendose, Infomaterial & Liste abgeben (siehe How to Gästeliste)

Produktionsbüro

  • ASP suchen und vorstellen
  • Infield Platz Finden

Infield

  • Stand aufbauen
  • CupConcept suchen (oder Alternative, wenn CC nicht da)

Crew Camping

  • Areal markieren für die Crew
  • Zelt aufbauen

 

Während des Festivals

Teambriefing

Crew Meetings

  • Jeden Morgen: 1 Std. vor Infield Öffnung am Infostand
  • Abends nach letztem Mainstage-Act

Backstage

Camping

  • Sauberkeit, Pfandtüte, Ruhe

Gästeliste

Spendendose / Merch

  • Jeden Abend Geld sichern

 

Abschluss

Abbau

  • Stand, Material, Camp einpacken
  • Müll entsorgen

Crew Meeting

  • Gemeinsamer Abschluss (letzte Nacht)

Material ausladen

  • Lagerschlüssel aus dem Brunnenbüro holen
  • Spendendose & Merchkasse abgeben (Beträge zählen)
  • Merch auspacken
  • CupConcept Belege abgeben
  • Kisten auspacken & entmüllen
  • Materialpflege: Ordnung herstellen / behalten

Nachbereitung

  • Dankes E-Mail schreiben (an Crew; an Festival)
  • Learnings vom Festival überarbeiten

 

Tipps und Tricks

  • Am besten ist es, sich ein Klemmbrett zu nehmen und sich mit einer Checkliste über den Fortschritt der Vorbereitung zu organisieren.
  • Klärt so früh wie möglich im Vorfeld ab, ob Cup Concept vor Ort ist, oder eine andere Regelung gefunden werden muss.
  • Druckt euch eine Teilnehmerliste mit den Kontaktdaten der Supporter aus.
  • Freundlicher Umgang mit allen Supportern, dem Veranstalter und den Securities. Die Securities haben am Ende mit die größte Macht auf den Festivals und können viel erschweren oder auch erleichtern.
  • Aufgaben delegieren!
  • Gute Vorbereitung ist nicht alles! Es wird immer etwas nicht nach Plan laufen, hauptsache nicht in Panik geraten & sich der veränderten Situation anpassen.
  • Jeden Tag vor Öffnung des Infield ein kurzes Briefing für eventuelle Ansagen und nochmals an einen aufgeräumten Infostand/Crew Camping erinnern.
  • Diese Wikiseite dient nur als Überblick für den groben Ablauf. Für genaue Details, immer im Brunnenbüro nachfragen!
  • Die Nachbereitung vom Festival sollte so schnell wie möglich nach dem Festival beginnen, da es noch frisch in Erinnerung ist.
  • Für genauere Infos siehe jeweiliges „How To“- Dokument.

Weiterführende Infos

 

 

 

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